“Bilinçli Kültür” için 3 adım

Eğer bir anket yapsak ve şirketinizin “kültürünü” her çalışana 5 kelimeyle tanımlamalarını istesek, gelecek kelimeler uyumlu olur muydu sizce? Bence bu kolayca denenebilecek ve değerli bir çalışma olabilirdi. Ortalama bir şirkete baktığımızda bu cevapların birbirinden kopuk, çok değişik alanlara yayılmış ifadeler olacağını söyleyebiliriz.

Kurumsal “değerlerin” sadece duvarlarda güzel fontlarla yazılmış olduğu şirketlerde “kültür” farklı şekilde günlük hayata yansıyor olabilir. Nedeni, çalışanlar bulundukları role ve seviyeye göre kültürü farklı yaşıyorlarsa, o zaman böyle bir ankette “ortak” yanıtlar gelmez.

Bu konunun net bir biçimde tanımlanıp bilinmesi konusuna “bilinçli” olarak para ve zaman yatıran organizasyonlar var. Bu şirketler değerleri ile yaşanan kültürün uyumunu sürekli olarak kontrol ederler. Bu değerlere uyumlu kültür öğeleri şirketin var olma amacı ve stratejisini destekler. Bu şekilde bilinç gösteren organizasyonlar rakiplerinin bu konudaki eksikliğini kullanıp rekabette öne geçebilirler.

Bu aynı zamanda yetenekli ve becerikli çalışanların şirkete katılmasını ve bağlı çalışanlar olarak yüksek performans göstermelerini ve şirketten ayrılma noktasında daha zor karar vermelerini de sağlar.

Bu “bilinçli” kültürü yaratmak için üç yol var… Her birine göz atalım…

Gerçeklerle yüzleşmek

Çalışanlar birbirine nasıl davranıyor? Ortak duygu nedir? Liderlik becerileri ne durumda? Bazen en zoru bu “gerçeklerle” yüzleşme bölümü olabilir. Zira bu süreçte “güç” sahibi de bu yüzleşmenin bir parçası olmak durumundadır ve gücünü kullanarak bundan kaçınabilir.

Bazen kültür çalışanlar ve liderler, müşteriler ve tedarikçiler arasında farklı algılanabilir. Bunu daha net hale getirmenin yolu bu gruplarla sık sık anket yapmak, fikirlerine başvurmaktır. Böylece sadece şirket içinden değil, dışından da geri bildirimler alınarak “soğuk gerçek” ile yüzleşme olanağı arttırılabilir.

Lider katılımı

Genel “teamül” insan kaynakları bölümünün şirket kültürünü sahiplenmesidir. Ancak bu örneğin performans görüşmelerinin belirlendiği gibi yapılması, işe alım ve işten çıkarma süreçlerindeki davranışların belirlenmesi, eğitim alınması gibi “prosedürel” konulara sıkışmış olabilir. Gerçekte kültürü lider yaratır, onun davranışları kültürü belirler. Bunun farkında olmayabilirler fakat lider davranışı tüm organizasyonda etkilidir.

Gerçekte lider davranışı kültürün değerlere uyumlu olarak gelişmesi için ilk ve tek belirleyici veya sabotaj kaynağı olabilir. Liderler bu konuya değer, zaman ve para yatırdıklarında ve davranışlarıyla bunu desteklediklerinde organizasyon netlik içinde hedefe yürür. Lider katılımı veya sürüklemesi olmazsa her bölüm kendi iç özgürlüğünü ilan edebilir. Kişisel görüşüm, matriks organizasyon yapısının bu konuda liderleri zayıflattığı ve farklı kültür öbekleri yaratılmasına önayak olduğu şeklindedir.

Davranış ve inançların uyumlandırılması

Bir organizasyon kültürel olarak netliğe ulaştığında, günlük hayattaki davranışların ve inançların da buna uyumlu olması beklenir. Bu noktada görülen en büyük problem liderlerin inandıkları davranışların “gösterilerek” çalışanlara ulaş(a)mamasıdır.

Liderler “bilinçli” bir kültüre inanıp kendilerini buna davranışlarıyla adadıklarında çalışanların “katılımını” almak önemli hale gelir. Bu noktada “kültür grupları” gibi çalışmalarla “kültür ödülleri” verilebilir, kültürün her çalışan tarafından bilinip uygulanması için çalışılabilir. Bu “yatay sorumluluk” duygusunu da ortaya çıkarır ve kültürün yerleşmesinde etkili olur.

Bu üç madde aslında büyük bir değişimin kısaca ifadesi… Kültürün değişimi çok zor ve sanıldığından çok daha sıkıntılı bir süreçtir. Bu maddelerde belirtilen konuların “farkında” olmak ve organizasyonu bu yolculuğun kademelerine göre değerlendirmek yol haritasını belirlemede kolaylaştırıcı etki yaratır.

Kaynak : https://www.forbes.com/sites/forbescoachescouncil/2018/01/26/the-three-guiding-principles-for-creating-an-intentional-culture

“Şirket Kültürü” artık soyut değil !

Şirket kültürü denince aklınıza ne geliyor diye bir anket düzenlesek, herhalde yüzlerce farklı yanıt alabiliriz, her biri kendi içinde “fil”in bir tarafını tanımlama gibi gelir.. Benim sevdiğim tanımlardan biri “işleri yapılma biçimi”.. Ancak şirkette çalışanların nasıl hissettiklerine direk etki eden, liderlik davranışlarının oluşmasında ve etkili olmasında gösterge olan şirket kültürü kavramı somut hale getirilmiş.

https://sloanreview.mit.edu/culture500/ sayfasını ziyaret ettiğinizde kültür öğelerini, yapılan araştırma sonucunda farklı firmaların her bir kültür öğesi açısından nasıl sıralandıklarını görebilir, seçeceğiniz iki veya daha fazla firmanın bu öğeler açısından sıralandırılmasını görebilirsiniz.

culture

Bu kültür öğeleri nelerdir ve bu çalışmada nasıl tanımlanmış?

Agility (Çeviklik)

Çalışanlar pazarda oluşan değişikliklere süratli ve etkili şekilde cevap verebilirler ve yeni fırsatları hızlı bir şekilde kovalayabilirler.

Collaboration (İşbirliği)

Çalışanlar kendi ekipleri içinde ve başka ekiplerle uyum içinde birlikte çalışabilirler.

Customer (Müşteri)

Çalışanlar müşterileri yaptıkları işlerde en öne alırlar, önceliklendirirler. Müşterileri dinlemek ve onların isteklerini önceliklendirmek değerlidir.

Diversity (Çeşitlilik)

Şirket çalışanlarına cinsiyet, ırk, etnik köken, cinsel eğilim, din veya milliyet farkı olmaksızın eşit olanaklar ve imkanlar sunar.

Execution (Uygulama)

Çalışanlar tanımlanan işlem akışı doğrultusunda işlerini yapmaları için gerekli kaynaklara sahiptirler ve eyleme geçme özgürlükleri vardır. Bu eylemlerinin sonunda da sorumluluk alırlar.

Innovation (İnovasyon – Yenilikçilik)

Şirket yeni ürünler, yeni çalışma biçimleri, yeni hizmetler ve yeni teknolojileri destekler.

Integrity (Dürüstlük)

Çalışanlar her zaman dürüst ve etik çalışırlar.

Performance (Performans)

Şirket iş performansını para ödülleri, resmi olmayan ödüllendirmeler ve terfiler aracılığı ile ödüllendirir. Beklenen performansın altında kalan çalışanları ile ilgili de etkili eylem planları uygular.

Respect (Saygı)

Çalışanlar diğer çalışanları düşünür, saygı gösterir ve birbirlerine onurlu şekilde davranırlar.

Sizin şirketinizde durum nasıl? Bu kavramlar üzerinden bir değerlendirme yapılsa nasıl sonuç alırdınız? Çalıştığınız şirket bu değerlendirmede var mı?

 

KOBİ’lerde Çalışan Bağlılığı

Employee engagement picture

Çalışan Bağlılığı konusunu KOBİ’ler ve daha kurumsal (çoğunlukla Global) firmalar açısından ele aldığımızda bazı farklılıklarla karşılaşıyoruz. Dürüst olmak gerekirse, çalışan bağlılığını arttırmada işe yarasa da yaramasa da Global firmalarda bir tür “duyarlık” gözlemleyebiliriz. Çoğu zaman “lokal” çözümlere ilgi göstermeyip, “bize zaten global insan kaynaklarından gönderilen “programlar” var” diyebilirler. Bence büyüklüğünden ve kurumsallığından bağımsız olarak her firmada çalışan bağlılığı ile ilgili duyarlık olmalı ve artmalı, KOBİ’lerde karar verme mekanizmasının süratli olması ve programların etkisinin daha süratli ve direk olarak görülmesi dolayısı ile aslında KOBİ’lerin ellerindeki fırsatı görmeleri gerekiyor. Ne yazık ki içinde bulunduğumuz zor koşullarda KOBİ’ler eğitim ve çalışana yatırım kalemlerini “ilk” olarak kesiyorlar, halbuki, çalışana yatırım yapmazsanız, elinizde para olduğunda işinizi yapacak kimse olmaz. Bağlı çalışanlar şirketinizi ileri götürür, kopuk çalışanlara da verdiğiniz maaşın üçte birini çöpe atıyorsunuz. Bir KOBİ sahibi olsaydım, konuya bir de bu açıdan bakardım.

Propellernet adındaki bir araştırma şirketinin İngiltere’de 250 yönetici ve 250 çalışan ile yaptığı konuyla ilgili anketin sonuçlarına bakarken bunlar aklıma geldi. Bakalım bu anketten çıkan bazı sonuçlara nasıl yorum getirebiliriz..

İngiltere’deki KOBİ’lerin yüzde 87’si çalışan bağlılığı için aktif çalışma içinde olduklarını iddia ederken, sadece yüzde 12’si bunu bir iş önceliği olarak saymış.

Bence burada biraz ankete olumlu cevap verme eğilimi ağır basmış. Aslında yüzde 12 daha gerçekçi bir veri olarak şirketlerin bu konuya verdiği asıl önemi ortaya çıkarıyor.

Yöneticilerin yüzde 64’ü çalışanlarının değerli hissettiklerini düşündüklerini belirtirken, çalışanların sadece yüzde 46’sı değerli hissettiklerini belirtmişler.

Burada yöneticilerin algısı ile “gerçek” algı arasında önemli bir farklılık görüyoruz. Gerçek diyorum zira çalışan bağlılığı çalışanların hissettikleri, karşılaştıkları davranışlar ve şirket kültürü üzerinden meydana geliyor. Burada yaklaşık yüzde 20 yönetici çalışanlarını değerli hissettirdiklerini sanarken gerçekte bu doğru değil. Yani burada yöneticiler ile çalışanlar arasındaki diyaloğun önemi ortaya çıkıyor.

Yöneticilerin yüzde 42’si çalışanlarının şirketin var oluş sebebine uyumlu olarak çalıştıklarını iddia ederken, çalışanların sadece yüzde 22’si buna olumlu yanıt vermiş.

Burada da ciddi bir “boşluk” var. Yöneticiler çalışanlarının bağlı olduğunu, şirketin kuruluş prensiplerine ve hedefine uyumlu çalıştıklarını iddia ederken, yine yüzde 20 çalışan bunun yöneticilerinin düşündüğü gibi olmadığını belirtmiş. Buradan benim anladığım ya yöneticilerin bu konudaki iletişimleri yok veya çok zayıf, veya yönetici çalışanlarının kendilerini işe verme davranışlarının sebeplerini bilmiyor. İkisi de iyi değil.

 Yöneticilerin yüzde 74’ü şirketlerinin kuruluş felsefelerine uyumlu çalıştığını iddia ederken çalışanlarda bu oran yüzde 51!

Bu da enteresan bir sonuç olmuş. Çalışanların yarısı şirketlerinin yönetiliş biçiminden memnun değil. Bu çok yüksek bir oran. Yine yöneticiler yaklaşık yüzde 25 oranında çalışanların fikirlerinin ötesinde iyimser cevaplar vermişler. Belli ki bu konuda yöneticiler ile çalışanlar arasında tartışma – diyalog eksikliği var. Ya da şirket kültürü bu tür tartışmalara izin vermiyor, desteklemiyor.

Çalışanların yüzde 24’ü şirketlerine “hiç” bağlı olmadıklarını belirtmiş.

Bu yüksek bir oran zira “hiç” bağlı olmayan çalışanlar şirketin hedeflerine ulaşmasında negatif etki yapıyorlar, kültürü kötü etkiliyorlar, üstüne aldıkları maaşın karşılığını verecek kadar da çalışmıyorlar.

İngiltere KOBİ’lerinin yüzde 50’si çalışan bağlılığına hiç yatırım yapmazken, yöneticilerin sadece yüzde 32’si çalışan bağlılığı kavramını iyi anladıklarını ifade etmişler.

Burada Türkiye’de bu oranların %80 ve %60 gibi, neredeyse İngiltere’nin iki katı civarında olduğunu iddia ediyorum.

Çalışanlara onları şirketlerine daha fazla bağlayacak davranışlar sorulduğunda en yüksek oranlar “esnek çalışma” ve “yapılan iyi işin takdiri” olarak verilmiş. (yüzde 36)

Bu sonuçlar süpriz değil. Çalışanlar bir taraftan ofis ortamı veya fiziksel sınırlamalar olmadan sonuca ve davranışa odaklı olarak çalışmak istiyorlar ve bu imkanları sunan şirketlere talep gösteriyorlar. Aynı zamanda takdir görmek onlar için en önemli duygusal faktör olmayı sürdürüyor. Y nesline baktığımız zaman “etki yaratmak” istiyorlar, bu da bu iki faktörü de kapsıyor. Esnek çalışıp, değer katmak ve bundan dolayı takdir görmek istiyorlar.

Yöneticilerin yüzde 34’ü çalışanların psikolojik olarak iyi olmasının yönetici ekibi için önemli olduğunu belirtmiş. Çalışanlar aynı fikirde değil : Yüzde 13!

Bu da çok ilginç bence, yöneticiler çalışanlarının psikolojik durumuyla ilgilendiklerini iddia ederken, çalışanlar bu görüşte değil. Yani yöneticiler, çalışanlarınızla “insan olarak” yeteri kadar ilgilenmiyorsunuz. Bir soru önerim var, şirketinizde “para sorun olmasa, buraya çalışmaya kaç kişi gelir” diye sorun bakalım, yüzde kaç çalışan işe gelecek?

Yöneticilerin yüzde 64’ü şirketlerinin “iş-özel hayat dengesine önem verdiğini” belirtirken çalışanlarda bu oran yüzde 43!

Bu da esneklik konusuna dokunuyor, yine yüzde 20 algı farklılığı var. Bu da aslında bir erken uyarı, yöneticiler, aslında çalışanlarınızın özel hayatına saygılı olduğunuzu iddia ederken bunu davranışlarınızla göstermiyor olabilir misiniz?

Aynı anket Türkiye’de nasıl sonuçlar verirdi acaba?

İlham : https://www.employeebenefits.co.uk/smes-employee-engagement-strategies/

Çalışan Bağlılığını Arttırmanın 5 Yolu

Eğer şirketinizde performansı ve verimliliği arttırmak istiyorsanız, çalışan bağlılığına odaklanmanızda fayda var.

Çalışanlarınızın işinden tatmini ve şirketinize bağlılığı onların performansını direk etkiliyor, şirket yöneticileri ile çalışan arasındaki karşılıklı saygıyı arttırıyor ve işe hevesle sarılmalarını sağlıyor.

Bağsız (kopuk) çalışanlar verimlilik kayıpları dolayısıyla her yıl Amerikan ekonomisine 300 milyar dolar ek maliyet yaratıyor. Kopuk çalışanlar işlerine gerekli özeni ve enerjiyi vermiyorlar. Bu çalışanlar şirket dışında aktif olarak başka iş arıyorlar bu da yüksek işe alım ve çalışan eğitimi maliyeti yaratıyor.

İyi haber şu ki, tüm bu ek maliyetlerden çalışan bağlılığını arttırarak kurtulabilir, iş performansını arttırabilirsiniz. Aşağıdaki 5 konuda çalışmalar yaparak çalışan bağlılığını arttırabilirsiniz.

1) Tanınırlık

Çalışanlarınızın başarılarını onaylar ve tanınır hale getirirseniz, kendilerini şirkette daha değer verilir hissedeceklerdir, böylece ellerinden gelenin en fazlasını yapacaklardır.

Yapılan anketlerde çalışanların yüzde 86’sı tanınır olmaktan motive olduklarını dile getirmiş, yüzde 65’i eğer daha tanınır hale gelirlerse daha fazla çalışacaklarını belirtmiş. İstenen ve arzulanan davranışları bilinir hale getirdiğinizde bu aynı zamanda çalışanlar için bir iyi örnek de teşkil edecektir.

Bu çeşitli şekillerde yapılabilir, olumlu davranışı hemen övmek, teşekkür notu veya e postası göndermek, şirketin hediye programından bir hediye vermek…

Bu tür bir program yaparken dikkat edilmesi gereken önemli konu, tüm çalışanlara adil davranılmasıdır. Benzer olumlu davranış gösteren çalışanların aynı şekilde ödüllendirilmesi gerekir. Yine, ödül ile olumlu davranışın uyum içinde olması ve sonuçların herkesle paylaşılması da önemlidir.

2) Ödüllendirme

Çalışanların olumlu davranışlarını tanımanın yanında bunları ödüllendirmeyi de düşünebilirsiniz. Bu ödül çok çeşitli olabilir, bir hediye kartından, dışarıda bir öğlen yemeğine veya yıl sonu hedeflerinin tutturulmasına bağlı bir nakit ödeme sistemine kadar farklı ödüllendirme seçenekleri bulunabilir.

Motivasyonu en fazla arttıran ödüller davranıştan hemen sonra, küçük ve düzenli ödüllendirmelerdir. Çalışanların %81’i yıl sonu nakit ödüllerinin güzel olduğunu fakat belirsiz olduğunu fakat yıl boyunca verilen küçük ve düzenli ödüllerin daha fazla memnuniyet yarattığını söylemişlerdir.

3) Kültür

Çalışanların kendilerini mutlu ve rahat hissedecekleri bir şirket kültürü yaratmak çalışan bağlılığı için anahtar önemdedir.

Şirket kültürü şirketin değerleri, inançları, alışkanlıkları ve şirket içi ilişkileri de kapsayan bir değerler bütünüdür. Güçlü bir şirket kültürü yaratmak söylemekten daha zordur. Liderin güçlü bir kültür yaratmak için yapabileceği şeyler şunlar olabilir:

  • Çalışanlara saygılı davranmak, değer vermek
  • Uygun kişileri karar verme mekanizmasına dahil etmek
  • Çalışanlara belli bir otonomi sağlamak
  • İyi yapılan işleri takdir etmek ve bunu ifade etmek
  • İş yerini zevkle çalışılan bir yer haline getirmek.

Çalışanların yüzde 88’i rekabetçi değil işbirliği olan bir işyerinde çalışmak istediklerini belirtmişler, yani lider kazan-kazan ortamını yaratacak şekilde açık davranırsa bu çalışan için de şirket yönetimi için de olumlu sonuçlar doğurabilir.

Çalışanların yüzde 70’i işyerindeki arkadaşlık ilişkisinin mutlu bir iş yaşamı için olumlu etkisi olduğunu belirtmişler, bu da çalışanların daha fazla çaba göstermeleri için bir faktör olabilir.

4) Amaç

Çalışanlar şirket içinde kendilerinin yerini, sağladıkları katkıyı ve bunun şirketin amacına ulaşmadaki değerini bilmek istiyorlar. Çalışanlar iş ararken bu katkıyı sağlayacaklarından emin olmak istiyorlar.

Y nesli bu katkıya daha fazla önem veriyor ve bu çalışan grubundan yüzde 66’sı bir sonraki işlerinde verecekleri katkının onlar için daha az maaş olsa bile bir öncelik olduğunu belirtmişler.

Çalışanlarınıza onların yaptıkları katkıların şirkete nasıl olumlu etki ettiğini gösterirseniz, daha bağlı ve daha motive iş yapacaklardır.

5) Otonomi

Çalışanlara belli bir otonomi sağlamak ve zamanlarının yönetimlerini onlara vermek verimliliği arttıran bir etki yaratır.

Çalışanların yüzde 79’u işlerini kendi belirledikleri zaman planlaması içinde yaparlarsa daha yüksek bir iş tatmini yaşadıklarını belirtmişler.

Esnek çalışma saatleri buna bağlı birçok şirkette uygulanan bir politika oldu. Çalışanların yüzde 74’ü esnek çalışma saatlerini desteklediklerini belirtmişler.

Bununla birlikte çalışanların belli kararları kendilerinin vermelerine imkan vermek ve aynı zamanda bu kararlarının sorumluluğunu da onlara vermek çalışanları daha mutlu ve verimli kılmaktadır.

Siz şirketinizde bu 5 yoldan hangilerini uyguluyorsunuz?

Kaynak : http://theundercoverrecruiter.com/elements-master-employee-engagement/

Ofiste yeni kurallar – 4 – Toplantılar

Toplantıların nasıl daha etkili ve verimli yapılabileceği ile ilgili birçok makale okumuşsunuzdur, ben de okudum. Burada bahsedeceğim bazı önerileri eminim daha önce duymuşsunuzdur. Bir toplantının nasıl yapıldığı da aslında şirket kültürü ile ilgili bize birçok bilgi veriyor. Toplantı düzenleme ile ilgili temel bilgiler yerleştikçe, şirket kültüründe de olumlu etkileri görülecektir.

9 günlük tatilde şu kitabı “dinledim”.. Çok beğendim, tekrar dinlemeyi, bu defa not alarak, veya satın almayı düşünüyorum. Temel yöneticilik süreçlerinin derli toplu ele alındığı, temiz ve net bir kitap olmuş.

can you hear me now

Denny diyor ki, 4 temel hedefe hizmet etmeyecekse, o işi yapmayın. Ben de bu dört özelliği toplantı organize ederken düşünmeyi öneriyorum. İlk püf noktası bu..

  1. Geliri arttırmak
  2. Yeni müşteri kazanmak
  3. Var olan müşterileri korumak
  4. Maliyeti azaltmak.

Toplantılarla ilgili püf noktaları

  1. Eğer toplantı yukarıdaki 4 ana temel hedefe hizmet etmeyecekse, toplantıyı düzenlemeyin.
  2. Her toplantının bir amacı olmalıdır, bir karara varmak veya bir eylemi veya planlamayı birlikte yapmak gibi… Örneğin bir e-posta ile bildirilebilecek bir “durum güncellemesi” için toplantı düzenlemeye gerek yok.
  3. Genelde yerleşik algının aksine toplantılar etkili düzenlenirse daha kısa zamanda bitirilebilir. Bu da toplantıyı düzenleyenin planlamasına bağlıdır. Bu iç disiplinin yerleşmesi için örneğin bir saat yerine 45 dakikalık toplantılar planlanabilir. Böylece daha çabuk konuya girilen, amacı belli olan, zamana saygı gösterilen toplantılar yapılabilir, böylece saatlerce çalışma zamanı çalışanlara geri verilebilir.
  4. Tam zamanında başlayalım. Sonradan gelenler göze batsınlar. Birkaç defa böyle yapıldıktan sonra “zamanında başlama” geleneği oturmuş olur. Geç kalanlar ortadaki kumbaraya 20 TL atsın gibi hoşluklar da zamanında başlamayı teşvik eder.
  5. Zamanında bitirelim. Tabii bunun çok parametresi var, iyi planlama ile ilgili, toplantı sırasında konunun başka yerlere uçmasını engellemekle ilgili, farklı öneriler veya değerli görüşler geldiğinde bunları kenara not edip toplantının amacına dönmek de çok önemli olabilir. Ancak tüm bu araçları kullanarak toplantının sahibi toplantıyı bıçakla keser gibi bitirirse, yavaş yavaş bu konuda da bir davranış alışkanlığı yerleşmeye başlayabilir. Yine, zamanında bitirilen toplantılar çalışanlara değerli zamanlarını geri verir.
  6. Toplantıda olmaması gereken birini çağırmayın. Bu e-posta’da “cc” yapmaktan daha zarar verici bir davranıştır. Gereksiz yere toplantıda oturan biri birinci maddedeki dört ana temelden uzaklaşmış, örneğin müşterilerini arayabilecekken ilgisiz bir toplantıda oturarak şirket kaynaklarını da boşa harcamış olacaktır.
  7. Toplantının mutlaka bir sahibi olmalı. Zaman yönetimi, katılacakların belirlenmesi, toplantının amacının belirlenmesi gibi işlevler mutlaka biri tarafından üstlenilmeli.
  8. Her toplantıda olabileceği gibi baştaki birkaç dakikayı sohbetle geçirebiliriz, bu gevezelik çoğu zaman olumlu sonuçlar da doğurur. Ama bunu örneğin 5 dakikadan daha uzun sürdürmemek iyi olur.
  9. Eğer katılımcıların belli dokümanları veya sunumları okuyup gelmesini istiyorsanız, en az 3 saat öncesinden göndermeniz yerinde olur. Biliyorum, bizde birçok şey son anda hazırlanıyor, o gösterilecek sunum da toplantıdan ancak 5 dakika önce son halini alıyor. Ancak şunu unutmayın ki, bu ön hazırlığı yap(a)madığınız zaman hem toplantının verimi düşüyor, hem katılımcılar ilk 15 dakika bu dokümanı inceledikleri için toplantı ile ilgilenemiyorlar hem de zaman planlamasında sıkıntı çıkma ihtimali artıyor.
  10. Katılımcı iseniz toplantının salonunda 10 dakika önce bulunun. Toplantı başlayana kadar bir iki e posta okur, ilk gelenlerle sohbet edersiniz. Toplantı saati başladıktan sonra koridorlarda toplantı odası aramak sizin için de toplantı yöneticisi için de iyi olmaz.
  11. Toplantıyı siz yönetiyorsanız ajandayı önceden davetiyenizde veya toplantı başlarken katılımcılara dağıtın. Herkes ne konuşulacağını, ne amaçlandığını bilsin.
  12. Toplantı başında insanlara bakıp okuyacakları bir doküman dağıtmayın. Bunu yaparsanız sizi dinlemeyeceklerdir. Böyle bir durum varsa, o dokümanı önceden göndermek veya toplantı başında sunum sayfası olarak ekrana yansıtmak uygun olacaktır.
  13. Toplantıda e postanızı kontrol etmeyin, cep telefonunuzla ilgilenmeyin. Zor gibi gelse de bu kritik bir kural. Bunu siz yapmaya başladığınızda diğer katılımcılar da yapacaktır. Cep telefonu titremesi toplantılara büyük zarar verebilir.
  14. Toplantıda kısa notlar alın ve güzel sorular sorun. Sorularınızın kalitesi sizin ilgi düzeyinizi ortaya koyacaktır. Toplantıya hazırlıklı gelip, hedefe dönük iyi sorular sorarsanız toplantı yöneticisi ve müdürünüz tarafından da takdir edilebilirsiniz.
  15. Toplantı süresinde ortaya çıkacak “yapılacaklar” listesini not alın… Toplantı sonrası gönderilecek e postada bu notlara ihtiyacınız olacak.
  16. Yapılacaklar (action item) yanına bir kişi adı ve en son bitirilmesi gereken zaman (deadline) yazılmadıkça çoğu kez anlamsızlaşır. Mutlaka kim ve ne zamana kadar sorularının cevaplarını vererek eylem listesini hazırlayın.
  17. Eğer biri çok fazla konuşuyorsa, nazikçe kesin. Mesela “Bu çok doğru bir nokta, fakat önümüzdeki 15 dakikada projenin bundan sonraki adımlarına karar vermeliyiz, bu bağlamda sözü Murat’a vermek istiyorum” diyebilirsiniz.
  18. Eğer toplantıya katılmış, sizce katkı verebilecek ama hiç konuşmamış çalışanlar varsa, onlara da direk söz vererek veya soru sorarak toplantıya katabilirsiniz.
  19. Bir saatten uzun toplantılarda bir “ara” vermek ve e-posta / tuvalet ihtiyaçlarını halletmek uygun olabilir. Örneğin 45 dakika sonra ara verileceğini bilen bir çalışan toplantı sırasında e-postalarına daha az bakma isteği duyabilir.
  20. Katılımcıların vücut dillerine dikkat edin. Kimlerin sıkıldığını, kimlerin orada olmaması gerektiğini düşündüğünü, kimlerin ilgili dinlediğini hemen fark edebilirsiniz. Buna bağlı olarak ara verme veya konuşmayanları / sıkılanları toplantıya “kazandırma” için bazı yollar deneyebilirsiniz.
  21. Son olarak diyelim ki bir toplantı organize ettiniz ve bir sunum yapıyor veya bir konuyu aktarıyorsunuz. Katılımcılardan ikisi aralarında konuşmaya başladılar. Zaman içinde bu durum toplantıyı etkileyecek hale gelebilir. Bu durumda şu sırayla bazı yollar deneyebilirsiniz. Önemli bir nokta, yetişkin insanlar saygıyı hak ederler, hiçbir şekilde kimseye ortaokul öğrencisi gibi davranmamak gerekir:
    1. Yok sayın ve susmalarını bekleyin.
    2. Göz teması kurup susmalarını bekleyin.
    3. Onlara doğru yürüyüp, göz teması kurup susmalarını bekleyin.
    4. Anlattığınız konuyu bir an için durdurup, sessizlik yaratıp herkesin dikkatini toplamasını bekleyin
    5. Bu konuşan ikiliye “siz bu konu hakkında ne düşünüyorsunuz” diye sorun.
    6. Konuşanlardan birinin adını anarak “Meltem sanırım biraz dikkatiniz dağıldı” diyerek geri gelmelerini sağlayın.
    7. Bu durum daha da devam ederse, ara verin ve arada bu kişilerle özel olarak konuşun. Diğer katılımcıların önünde kimseyi küçük düşürmemek önemlidir.

Bu listeye eklenebilecek başka maddeler de olabilir ancak emin olduğum şey, toplantılarımızı daha etkili yaptığımızda toplamdaki verimliliğimiz artacak, bu da daha iyi iş sonuçlarına zemin hazırlayacaktır.

 

 

 

 

 

 

 

İşyerinde mutsuzluk ve sebepleri

Haydi, bu defa tersten gidelim… Yapılan anket türü bazı çalışmaları bir araya getirip iş yerinde mutsuzluk sebeplerini listeleyelim… bunu yaparken kendi gözlemlerimizi de ekleyelim… İş yerinde mutluluk ve bağlılık artışı için de bunların tersinin olduğu bir ortamı hayal edelim…

unhappiness

  1. Müdür ve iş arkadaşları ile ortalama altı ilişkiler

İnsanların işlerini sevmeme sebeplerinin başında müdürlerini ve çalışma arkadaşlarını sevmemeleri geliyor. Bamboo HR‘ın yaptığı araştırmaya göre işlerinden ayrılan çalışanların %44’ü müdürleri yüzünden işten ayrıldıklarını belirtmişler. Aslında bu konu sadece işten ayrılma noktasında değil, işte çalışırken daha büyük etki taşıyor. Kendi kariyerime baktığımda müdürlerimle iyi geçindiğim, onlardan öğrendiğim, onlarla zevkle vakit geçirdiğim yıllarda performansımın da daha yüksek olduğunu görebiliyorum. Müdürü ile gergin bir ilişkisi olan çalışan, kendi gelişimini, etrafıyla iletişimini, sonraki adımları düşünemez hale geliyor ve sürekli bir “acil durum” koduyla çalışmak durumunda kalabiliyor. Açık iletişimin olmadığı durumlarda, sürekli yanlış anlamalar ve uzlaşılmayan görevlerle bu ilişki çalışan için kilit teşkil ediyor.

2. Takdir ve güvenlik eksikliği

Yapılan başka bir çalışmaya göre, çalışanların %47’si takdir edilmediklerini belirtmişler. Yatay takdirden bir yazıda bahsetmiştim. Burada “güvenlik”ten bahsetmek istiyorum. İçinde bulunduğumuz dönem şirketlerin süratli pazar değişimlerine bazen ne yazık ki küçülerek karşı koymaya çalıştıkları zorlu bir dönem… Bu bağlamda ani bir işten çıkarma “güvenlik” duygusunu zedeleyebiliyor. Ancak benim gözlemim şöyle: Eğer bir firmada “ani bir işten çıkarma gündemde olsa bile” eğer çalışanlar belli seviyede bir güvenlik duygusu içindeyse, performansları ve bağlılıkları artış gösteriyor. Sürekli bir “uçurumun kenarı” duygusu olduğunda, hem çalışanın stres seviyesi artıyor, müdürler sürekli bu gerginliği çalışanlara yansıtıyor. Yıllar önce başka bir firmaya transfer olan bir arkadaşımla konuştum, nasıl orası dedim, “yer ayağımın altından kaymıyor” dedi… Bu duygu ve destek bağlılığı ve başarıyı birlikte getiriyor.

3. Yaratacılığın desteklenmemesi & kariyer olanaklarının kısıtlılığı

IBM’in bir araştırmasında çalışanların %81’i yeteneklerinin kullanıldığı işlerde daha mutlu olduklarını ifade etmiş. Bu tabii ki doğru, çalışanlar bir büyük amacın parçası olduklarını hissettiklerinde, kendilerinin belli bir amaca yürüyen bir grubun parçası olduklarını hissettiklerinde bağlılık gösteriyorlar. Bu da çalışanın yapabilirliklerinin bilinmesi, ona uygun işler verilmesi ile mümkün. Burada bir nüans var, bazen bir çalışan yetenek ve yapabilirliğinin çok üzerinde bir role “promote” edebiliyor, dışardan bakıldığı zaman bu olumlu görünse de yeni rolde fayda sağlamak için uzun zaman “öğrenme” dönemi geçirebiliyor. Bir yüzde vermek zor ama, çalışan yeni rolünün gereklerinin %70’inin altında bir yetenek ve yapabilirliğe sahipse, yeni rolde zorlanması çok olası görünüyor, bu çalışana ve müdüre ek yük bindirebiliyor. Hele bu durum teknik yoğun işlerde daha da ortaya çıkıyor. İnsan kaynakları profesyonellerinin önemli görevi burada ortaya çıkıyor, çalışan eğer role göre örneğin %120’lik bir noktadaysa, ona nasıl ek projeler, yeteneklerini gösterebilecekleri nasıl yeni fırsatlar sunabiliriz? Böylece çalışanın bağlılığı da artmış olur.

4. Şirketi sevmemek / Kendi geleceğini şirkette görmemek

Gallup‘un raporuna göre son üç yılda işini değiştiren çalışanların %91’i aynı zamanda şirketlerinden de ayrılmışlar. Bunun bir sebebi çalışanın şirketin misyonuna uyum göstermemesi, başka bir sebebi de şirket içinde yeni rollerin ve kariyer imkanlarının kısıtlı olması olabilir. Buradan şöyle bir sonuç çıkarabilir miyiz, kendi durumundan memnun olmayan, bağlı olmayan çalışan şirket içinde farklı rollere bakmak yerine şirket dışına yönelme eğilimi gösteriyor. Yani bağlılıkla ilgili parametrelerin sadece onun rolü ile ilgili değil, tüm şirkete yayılmış olduğunu düşünüyor, şirket içinde başka bir role geçtiğinde de bağlılığının artacağı yönünde büyük bir beklenti içine girmiyor.

5. Hak ettiği maaşa / imkanlara sahip olmamak

Glasdoor’un araştırmasına göre ABD’de çalışanlar iş değiştirdiklerinde ortalama %5.2’lik bir maaş artışı elde ediyorlarmış. Para tabii ki halen çalışanlar için çok önemli bir parametre, her ne kadar “herşey para değil” dense de önemli bir ağırlığı olduğu net bir gerçek. Bu noktada önerim şu olabilir, her çalışan yaptığı işin dengi, benzeri işlerde “piyasa”nın maaş ve paket seviyelerini bilmeli, araştırmalı, kendi değeri ile ilgili gerçekçi bir fikre sahip olmalı.. Bunun farklı yolları var, pazar araştırması, kafa avcıları bağlantıları gibi…

6. İş / özel hayat dengesizliği

Bir rapora göre çalışanların iş yerinden ayrılma sebeplerinde üst sıralarda “iş / özel hayat dengesizliği” bulunuyor. Kronos’un 2017’da yaptığı bir araştırmaya göre insan kaynakları müdürlerinin %95’i iş yoğunluğundan kaynaklanan çalışan yıpranmasının işyerinde çalışan sürekliliğine zarar verdiğini belirtmişler. Bu konu da çok sıkıntı yaratabilecek ve şirket içindeki adalet duygusunu da zedeleme potansiyeli taşıyan bir konu… Müdürlerin çalışanlarının iş yükünün farkında olmaları ve yapabilen çalışanların perişan oluncaya kadar çalışmalarına göz yummamaları gerekiyor. Bu sadece müdürlerin gözlemine bırakılamayacak kadar önemli bir konu, insan kaynakları bu konunun sahibi olmakla birlikte, çalışanlar uygun şekilde durumlarını tartışmayı da bilmeli, tepki çekmeden şirket için en olumlu sonuçla ilgili çözüm önerileri geliştirmeli… Bence bu ayrı bir yazı konusu olabilir…

Tüm bunları yapmayalım, çalışan bağlılığını arttıralım, böylece performansımız artsın !

Kaynak : Kariyer mutluluk koçu Vicki Morris‘in yazısı

Doğru oluşturulmamış bir şirket kültürü size neler kaybettiriyor? – 2

Şirket kültürü ile ilgili yazımın ikinci bölümünde liderlerin davranış ve yaklaşımları üzerine önemli üç maddeyi inceleyeceğim.

Üst yönetimin dürüst ve açık bir biçimde kendi kişisel ve profesyonel zayıflık ve kırılganlıklarını değerlendirebilmesi

Bu maddenin özellikle kişi firmalarında zor bir adım olduğunun farkındayım. Şirkette güce sahip olan kişinin egosu yüksek olabilir ve kendine aynada dürüstçe bakıp, zayıflığını ve kırılganlığını sergilemek istemeyebilir. Ancak şirket kültürünün yatay ve geliştirici olmasının yollarından biri üst yönetimdeki kişilerin kendileri ile ilgili beklentilerini düşürüp daha mütevazi olmalarıdır. Burada liderin “ulaşılabilir” olması, rahatça “eleştirileri” dinleyebilmesi, çalışanların ortak görüşlerine karşı “duyarlı olması” şirket kültürünü temelden etkileyen bir önemli özelliktir. Bu konuda çok beğendiğim şu videoyu eklemek istiyorum.

Kırılganlığımızı açtıkça daha insan oluyoruz, zayıflıklarımızı paylaştıkça güçleniyoruz ve takım oluyoruz. Bu bağlamda kendini açan, çalışanların birbirlerini ve üst yönetimi rahatça eleştirebildikleri bir ortam yaratabilen liderler fark yaratır.

Üst yönetimin ortaya çıkan profesyonel ve kişisel zayıflık ve kırılganlıklarını kabul etmesi ve  üzerine açıkça çalışma yapması

Her çalışanın zayıf ve geliştirilmesi gereken alanları vardır ve bu alanlar açık edilmediği zaman aslında kapalı kapılar ardında konuşulur. Liderlerin zayıflıkları da çalışanlar arasında iyi bilinir ve konuşulur fakat çok az çalışan bunu liderine direk söyleme cesaretine sahiptir. Bazı şirketlerde “nasıl göründüğünüz” nasıl olduğunuzdan çok daha önemli olabilir. İş yapma biçiminiz, yetkinlikleriniz, çabanız bu “görüntünün” ardında kalabilir. Eğer lider üzerine çalıştığı geliştirme noktalarında açık olma olgunluğunu gösterebilirse, hem çalışanlara örnek olur, hem de bu alanlarda gerçekten ilerleme ve eksiklerini kapatma imkanı bulabilir.

Burada çeşitli örnekler verilebilir, sürekli koçluk veren lider, mikro yönetmeyi seven lider, ekibini korumayan lider, zamanını iyi yönetemeyen lider gibi… Bu “geliştirme noktaları” açıkça ifade edildiği zaman, örneğin herkese açık bir toplantıda lider bu konudan bahsederek kendisinin bu konuda çalıştığını ilan ederse, ekibi ile olan diyaloglarda bu konu gündeme gelebilir ve lider ekibinin de yardımı ile bu konularda ilerleme kaydedilebilir. Açık olmak, mütevazi olmak, ulaşılabilir olmak lidere özgünlük katar. Ve eğer söyledikleri ile yaptıkları arasındaki makas daralıyorsa, bu kültüre olumlu yansır.

Kişisel ve profesyonel gelişimin bir rekabet avantajı olarak düşünülmesi

Son olarak, eğer şirketinizdeki çalışanların kişisel ve profesyonel gelişimini çeşitli programlar, eğitimler ve aktivitelerle bir rekabet avantajına dönüştürebilirseniz hem şirket içine hem de şirket dışında yetkin çalışanlara bir mesaj vermiş olursunuz. Bu hem şirketin kültürünü olumlu yönde etkileyecek, hem de şirketinizin çekiciliğini arttırır. Bu aynı zamanda lider olarak sizin “insanların değişebilecekleri bir ortam yaratma” vizyonunuz olduğunu gösterir. İnsana yapılacak yatırımın önemi çalışanlarca, rakiplerce ve pazardaki diğer çalışanlarca izlenir ve bu konuda şirketiniz bir isim edinebilir.

Bu 7 madde aslında her şirketin dönem dönem kendini değerlendirmesi gereken konulardır ve şirket kültürünü oluşturmakta olan şirketlerde önem kazanmaktadır.

Esinlenme : https://www.tlnt.com/creating-a-culture-where-upper-management-admits-imperfection/

Doğru oluşturulmamış bir şirket kültürü size neler kaybettiriyor? – 1

Güçlü, sağlıklı, işleyen bir şirket kültürü oluşturmadığınız zaman neler kaybediyorsunuz, hiç düşündünüz mü? Bu kayıpları tespit edip yok etmek için şirket kültürünü oluşturan etmenleri inceleyelim… Buyurunuz…

Çalışanların şirketin misyon ve vizyonu ile uyumu

Çalışanlar görev tanımları çerçevesinde işlerini kendi değerlerini ve kişisel özelliklerini de katarak yaparlar. Ancak çoğu kez yaptıkları işin şirketin vizyonuna ve misyonuna etkisini bilemezler, göremezler. Liderin görevi, çalışanların çabalarının şirketin toplam vizyonuna katkısını en net şekilde çalışanlarla paylaşmasıdır. Bu paylaşım çalışanların şirkette var olma duygusunu destekler ve şirkete bağlılığı arttırır. Bunun sonunda da çalışan yaptığı işe daha hevesli olarak sarılır.

 

 

Bu noktada kariyerimden bir örnek vermek isterim. 2010 – 2013 yılları arasında Orta Asya’da belli ülkelerde hastanelere ultrasonografi cihazı satmak üzere yollardaydım, o ülkelerdeki dağıtımcı firmalarla birlikte çok emek gerektiren bir iş yapıyordum. Bazen üç iş günü küçük klinikleri gezip ultrasonografinin ne işe yaradığını anlattığımı hatırlıyorum. Ancak örneğin Kırgızistan’ın başkenti Bişkek’teki kardiyoloji hastanesine bir cihaz satıp oradaki hastalara sunulan hizmetin kalitesinin artışını gözleyince şirkete bağlılığım, bu işi yapma sebebim ve emeklerimin karşılığını alma açısından tatmin edici bir deneyim yaşamıştım. Yaptığım iş hastanelere sağlık hizmetlerinin kalitesinin arttırılmasına yardımcı olacak cihazları ulaştırmaktı ve ben de bu büyük misyonun bir parçasıydım.

Çalışanların iş tanımı ve sorumluluklarının şirketin hedefine uyumu

Şirketler vizyon ve misyonlarını elle tutulur strateji ve taktiklere dönüştürürler. Ve bu dönüşüm sonunda ortaya çıkacak ihtiyaç ve rollerin uygun şekilde çalışanlara dağıtılması gerekir. Çalışanlar bu strateji içinde kendi rollerini düşünüp, kendi önemlerini kavradıklarında yine performansları arttığı gibi bağlılıkları da artar. Bu aşamadaki uyumsuzluk birçok firmada gözle görülür sorunlara yol açabilir. Objektif kriterlerden uzaklaşıldıkça, çalışan örgütlenmesi yapılacak iş bütününü kavrayamaz, yapamaz hale gelir. Şirkette belli noktalarda başını bile kaldıramayacak kadar meşgul çalışanlar varken bazı noktalarda bazı çalışanların zamanlarının yarısı boş geçebilir. Bence her şirket bu konuda belli aralıklarla kendine bakmalı, stratejiden gelip gerekli rollerin tanımını güncellemeli, sonra da çalışanların bu rollere dağılımına sürekli olarak bakmalıdır.

Yıllar önce uluslararası bir firmanın Türkiye İş Geliştirme Müdürlüğüne atanmıştım ve bu rol o dönemde yaratılmıştı. 1,5 yıl son derece hevesli çalıştım, zira istenen vizyon ve ona bağlı strateji net olarak tanımlanmış, benden beklenenler önüme konmuştu. Ayrıca bu strateji yeni olduğu için şirket içinde de belli bir varolma mücadelesi vermem gerekti, bu da tabii çabayı ve zevki bir kat arttırdı. Yine o dönemde Türkiye’ye henüz gelmemiş bir pazarlama teknolojisini sattığımızda ana stratejiye katkısını da görmüştük.

Rol ve Sorumlulukların çalışanların yetkinliklerine uyumu

Bu konu çok basit gibi görünse de aslında birçok şirkette sorun olarak ortaya çıkar. Hem yetenekler ve mizaç olarak hem de tecrübe olarak bir çalışan yapması gereken işin gerektirdiği seviyenin yüzde 60’ının altındaysa, iyi yapılamayan iş, geciken proje bölümleri, zorlu müdür çalışan konuşmaları da dahil olmak üzere birçok sorun ortaya çıkabilir. Benim görüşüm bir çalışan yeni bir rolün gerektirdiği yetkinlikler açısından yüzde 80 civarındaysa o rolde öğrenerek yüzde yüz’ün üzerine çıkabilir ve örneğin yüzde 120 – 130 civarında da başka bir role kayabilir. Aynı şekilde işin gerektirdiği yetkinliğin çok üzerinde bir çalışanı o role yerleştirmek şirket kaynaklarını cömertçe harcamak ve o çalışanın yapabileceğinin çok azını yapmasına yol açmak anlamına gelir.

Şu anda tanıdığım firmalara baktığımda hem rolüne uyumsuz çalışanları, hem rolünden çok daha fazlasını yapabilecekken yap(a)mayan çalışanları görebiliyorum, yani burada net bir ilerleme potansiyeli var.

Çalışanların şirket kültürüne ve değerlerine uyumu

Bazen çalışanlar şirketin bazı kurallarından şikayet ederler, çalışanlara yaklaşım, müdürlerin yarattığı genel ortam, çalışanların kendi görüşlerini özgürce ifade etme serbestliği, şirketlerin iç uyumluluk kuralları, şirket içi direk veya indirek iletişim kuralları gibi… Bu tür sürekli şikayet eden çalışanlara baktığımızda bazılarının haklı olduğu durumlar olabildiği gibi bazılarının da şirketin “kültürüne” uyum sağlayamadıklarını görebiliriz. Bu gibi durumlarda çalışan kısa sürede işten ayrılabilir, şirket hem işe giriş çıkış işlemlerinden, hem aynı işe ikinci bir çalışan bulma mecburiyetinden hem de bu çalışanın yarattığı sorunlar üzerinden zarara girer. Burada çözüm iki yönlü olabilir:

a) İşe alım sürecinde adayın şirket kültürü ile uyumunu net olarak tanımlamak, bu konuda şirket ve çalışan arasında karşılıklı anlayışın oluşturulması.

b) Liderin “şirket kültürünü” defalarca ve “söylediği ile yaptığı uyumlu” bir şekilde çalışanlara iletişiminin sağlanması.

Lider davranışları ile ilgili diğer üç maddeyi bir sonraki yazımda paylaşacağım.

Esinlenme : https://www.tlnt.com/the-first-4-steps-to-creating-a-great-company-culture/