Zorluklara karşı olumlu kalmak için 10 soru

Bu blogda daha çok organizasyon konuları üzerinden çalışan bağlılığı üzerine yazılar var, iletişim, geri bildirim, liderlik davranışları, şirket kültürü, bağlılığın önemi ve sonuçlara etkisi gibi konularda çeşitli yazılara ulaşabilirsiniz.

Bu defa, “çalışan”a, yani kişiye odaklı bir konuda yazmak istedim. Genelde bu tür yazıları “fazla genelleştirilmiş”, “sadece motivasyona dönük”, “altyapısı veya metodolojisi güvenilir olmayabilir” diye eleştirebiliriz, fakat bu yazı madde madde “çalışan”ın ofiste yaşadığı zorluklara yaklaşımını değiştirme önerisi ile ilgimi çekti. Yazının orjinalini en sonda görebilirsiniz. Zor bir durum yaşadığımızda bu maddelerin üzerinden geçerek, uygun olanını deneyerek fayda sağlayabiliriz.

Hayatta olayları değiştiremediğimiz durumlarda onlara atadığımız anlamı ve olaylara reaksiyonumuzu seçebiliriz. Beynimiz bilgileri depolayıp yeni olaylarda bu depolanmış bilgilerle yeni olayların bağlantısını sağlayarak olayları anlamlandırır. Bu anlamda zor zamanlarda olumlu kalmayı deneyebiliriz.

Hala nefes alıyor muyum ?

Bazı zamanlarda yapılacak iş sadece nefes almaktır. Aşırı stresli anlarda nefes darlığı yaşanabileceği bildirilmiştir, bu gibi anlarda sakin olup, bir kenarda rahatsız edilmeden 10 dakika nefes alıştırması yapmak, derin nefes almak stresi azaltıcı etki gösterebilir. Derin nefes almanın stresi azalttığı gösterilmiştir. Olumlu kalmanın şartlarından biri rahatlamış hissetmekse, nefes alma kalitemiz bununla ilgilidir ve doğru nefes almak bu durumlarda ilk yapılacak şeylerden biri olabilir.

Bu yaşananda benim payım nedir ?

Burada “hatam” nedir diye sormuyoruz, payım nedir diye soruyoruz. Bu iki yaklaşım arasında ciddi fark olabilir. Biri yaşananı kabul etmeyi ve sorumluluk almayı düşündürürken diğeri suçun kimde olduğuna odaklanır. Suçu kime atacağınız yerine kendi sorumluluğunuz üzerine odaklanırsanız zorluk derecesini de azaltmış olacaksınız. Eğer durum sizi çok aşmış gibi hissediyorsanız, durumunuzu dürüstçe değerlendirin ve değiştirebileceğiniz şeylere odaklanın.  Bu odaklanmanızı da kolaylaştıracaktır.

Kontrolümün dışında neler oluyor ?

Her zaman kontrolünüz dışında gelişmeler, kararlar, değişimler olabilir. Bazen doğa olayları, makro ekonomi, diğer insanlar sizi etkileyen sonuçları yaratabilir. Ne kadar istesek de her şeyi kontrol edemiyoruz. İçinde bulunduğunuz zorluğa bakın, kontrolünüz dışındaki konuları netleştirin ve onları düşünmeyi bırakın.

Duygu durumum nedir ?

Duygularınıza hakim olamadığınız bir anda vereceğiniz kararlar sağlıklı olmayabilir. Uygun duygu durumunda olmadığımızda hatalı kararlar verme ihtimalimiz artar. Tam bu durumda duygusal olarak uygun bir halde olmadığımızı fark etmek önemlidir, durup nefes alıp durumu yeniden değerlendirmemize olanak tanır. Daha iyi kararlar da aslında kendi kararlarımızda değişimi yaratabileceğimizi göstereceği için bize bir güç duygusu verir.

Şu anda yapabileceğim en önemli şey nedir ?

Bazen hiçbir şey yapmamak en iyi şey olabilir. Bazen sadece bir küçük telefon konuşması en doğru iştir. İçinde bulunduğunuz zorlu anda yapabileceğiniz en iyi şeyi yapmak odaklanmanızı sağlar ve sinir sisteminizi rahatlatır. Olayı atlatacağınıza ait kendinize güveninizi arttırır. Çözüme dönük küçük bir ilerleme bile kendinize güveninizi arttırır.

Bundan ne öğrenebilirim ?

Her zorluk bir öğrenme fırsatı getirir. Bu ne kadar klişe gibi gelse de kulağa, bence içinde doğruluk payı var. Daha yukarıdan bakıldığında kişisel gelişiminiz için de öğrenmek ve doğru yöne hareket etmek değerlidir. Şirketlerin var oluş amacı gibi, kişisel amacımızdan uzaklaştığımızda “kurban” duygusunu yaşayabiliriz. “Neden bu benim başıma geldi” demek yerine “bundan ne öğrenebilirim” demek zorlu bir süreci kötü bir şanstan çözülmesi gereken bir sorun olarak algılamaya götürür.

Kendime iyi bakıyor muyum ?

Stresin sağlığımıza zarar verdiğini gösteren çok sayıda kanıt var. Fiziksel sağlığımızın ruh sağlığımızı etkilediğine dair de çok sayıda çalışma var. Yoğun stres altında çalıştığımız dönemde genelde yemeği azaltıp, uykuyu kesip, hareket etmeyi de azaltırız. Stres yükseldikçe daha da aşırıya gidebiliriz. Bunu yapmayalım. Kendi sağlığınızı tehlikeye atmak içinde bulunduğunuz stresli durumu yok etmeyecek, tam tersine sizin bundan daha kötü etkilenmenize de sebep olabilir. Uyku düzeninizi belli seviyede tutup, sağlıklı yemeğe devam edip, hareket etmeyi sürdürmeliyiz.

Seçeneklerim neler ?

Bir liste yapın. Olumlu ve olumsuz tarafları listeleyin. Seçeneklerinizin bir listesini yapmak sorunun çözümü için izleyeceğiniz yolu görselleştirebilir. Bu aynı zamanda çaresiz olmadığınızı, seçenekleriniz olduğunu gözlerinizin önüne getirir, bu da güçsüz hissetmenizi önler.

Bu olay 5 yıl sonra önemli olacak mı ?

Küçük şeylere büyük önem vermeyin. O anda önemli görünen ama kısa zamanda kendiliğinden çözülecek sorunlar için kendimizi rahatsız etmeyelim. 5 yıl sonrasını düşünmek size bir yeni bakış açısı getirebilir. Genelde olabilecek en kötü senaryoyu gözümüzde canlandırma eğilimi gösteriyoruz. Bu gibi durumlarda, 5 yıl önce olan bir sorunu düşünün, o anda belki “dünyanın sonu” gibiydi… acaba öyle mi oldu, uzaktan bakınca nasıl görünüyor? Aslında çok az sayıda kararımız veya sorunumuz yıllar boyunca etkili olur.

Hayatımızda zorluklar hep olacaktır, bu soruları sorup, nefes alıp, olumlu olabilirsek, daha iyi sonuçlara ulaşabiliriz.

İlham  : https://www.lifehack.org/articles/communication/10-questions-ask-yourself-stay-positive-when-facing-difficulties.html?mid=20150330&ref=mail&uid=281109&feq=daily

İyi geri beslemenin 6 özelliği

Çalışan bağlılığı ile ilgili araştırdıkça görüyorum ki, ofis içindeki iletişim birçok sorunun kaynağı ve şirket kültürünün belirleyici özelliği… Liderin ekibiyle, müdürlerin aralarında ve ekipleriyle iletişimi “iklimi” belirliyor ve “işin yapılma” biçimini belirliyor. Bu yüzden seviyeden bağımsız bir biçimde çalışanların birbirlerine geri besmele vermelerini önemsiyorum ve bu konuda yazılar yazdım. Bu konuya devam etmek istiyorum zira, çalışanlar birbirlerine doğru biçimde geri besleme verdiklerinde ortamın iyileşeceğini, hedeflere doğru eylemlerin keskinleşeceğini, çalışanların birbirlerine destek oldukları pozitif bir ortamın oluşacağını düşünüyorum. Bu iş dışı gönüllü veya kazanç amaçlı olmayan aktivitelerimizde de geçerli bence.

feedback 2

İyi & etkili geri beslemenin 6 özelliğinin üzerinden geçelim… Kendi ofisinizde, çevrenizde, İK müdürü iseniz çalıştığınız bölümde bu özelliklerden kaçı hayata geçiriliyor?

1. Spesifik olmalı

Genel ifadeler bizi “politik olarak doğru” noktada tutabilir fakat ne kadar net, ne kadar spesifik olursak geri beslemeyi alan kişi o kadar faydalanabilir. Örneğin, “Toplantılarda seni sessiz görüyorum” ifadesi yerine

“Önümüzdeki hafta yapılacak toplantıda gelişmemizle ilgili bir kısa özet yapar mısın? Böylece toplantıya katılımın da artmış olur”

diyebilirsiniz. Bu ikinci cümleyi duyan çalışan hem toplantıyı dikkatli dinleyecek, hem kısa bir özet hazırlayacak hem de kendi toplantıya katılımı ile ilgili isteyerek bir geliştirme eylemine girişebilecek. Ayrıca spesifik olmak gereksiz yanlış anlamaları da önler, bu kültürümüzde olan bir şey, yanlış ve olumsuz anlama eğilimliyiz. Müdür olarak ne kadar net olursanız çalışanınız endişe etmeyi bırakarak geliştirebileceği alana odaklanabilecektir.

2. Taze olmalı

Vereceğiniz geri besleme söz konusu olayın hemen ardında olursa bu iki taraf için de iyi olur… Hafızamız bizi sürekli yanıltır, zaman geçtikçe de detaylar flulaşır. Örneğin bir müşteri ziyaretinin hemen arkasından iş arkadaşınıza yapacağınız

“Benim gördüğüm kadarıyla müşterinin sözünü üç defa kestin ve bu onu sinirlendirdi. Önerim bu konuda bir dahaki sefere daha farklı bir yol denemen”

gibi bir geri besleme, olaydan çok sonra “Ahmet de sürekli müşterinin sözünü kesiyor” gibi genel ifadelerden çok daha iyi olacaktır. Belli bir zaman geçtikten sonra geri beslemenin değeri düşüyor, etkinliğini de yitiriyor. Birçok firma “sürekli” geri besleme için çeşitli araçlar geliştirdi, aslında istendiğinde her türlü aktiviteden sonra geri besleme verilebilir.

Burada bir öneri : Bir toplantıdan sonra başka toplantıya girdiniz ama bir arkadaşınıza değerli bir geri beslemeniz mi var, takviminizdeki ilk 15 dakikayı buna ayırın, hemen not alın ve çok zaman geçirmeden kendisiyle konuşun.

3. Hedeflere bağlanmış olmalı

Verilen geri beslemeler karşımızdakinin davranış ve karakter gelişimine olumlu katkı yapabilir ama iş hedeflerine bağlanması çok daha iyi olur. Örneğin haftalık raporunu sıklıkla geciktiren bir çalışanımıza

“Görüyorum ki haftalık raporunu üçüncü defa geciktirmişsin. Biliyorsun ki bu rapor direk satışlarımızı etkiliyor, bu da farklı bölümlerdeki arkadaşlarımızın da gecikmesine yol açıyor.. Gecikmene yol açan sebepleri tartışıp çözmek ister misin?”

diyebilirsiniz. Bu örneğin “Hep raporlar geç geliyor” gibi genel ve havaya söylenmiş bir cümleye göre daha etkili bir sonuç verecekir.

4. Eyleme dönük olmalı

Hedeflere dönük olması kadar geri beslemenin eyleme yol açması da önemlidir. Geri beslemeyi alan çalışan hemen kafasında bir planı düşünmeye başlamalıdır ve bir süre içinde geri beslemenin etkisini herkes görebilsin. Örneğin

“Toplantıda yaptığın sunumda benim gözlemlediğim düşük fiyat grubundaki pazar analizimizin yeterli olmayışıydı, bence veri toplama konusunda iyileştirilecek noktalarımız olabilir. Bu konuda düşünüp bir planla bana geri döner misin, nasıl daha fazla veri toplarız, satış kanalımızı nasıl yönlendirebiliriz, birlikte tartışalım.”

diyebilirsiniz.

5. Doğru dil kullanılmalı

Doğru dil kullanımı sadece geri beslemede değil, tüm iletişimde kritik önem taşıyor. Yine kültürümüzün bir parçası, biz tek bir kelimeye takılıp mesajı kaçırabiliyoruz veya demek istediğimizi çok yüksek dozda, panik halinde ifade etme eğiliminde olabiliyoruz. Unutmamalı ki, dilimiz davranışları ve kültürü direk etkiliyor.

Pixar şirketinde geri besleme sırasında “what if”, “ya böyle olsaydı” kalıbını getirmiş.. “Bu sahnede tüm karakterlerin pozisyonu yanlış.” demek yerine “Bu sahnede ya karakterler şöyle dursaydı” diyorlarmış. Bunu kendi ortamımıza uyarlayabiliriz, negatif bir tek cümle yerine olmasını istediğimizi anlatarak daha etkili geri beslemeler verebiliriz.

6. Kaçınılmamalı

Bazen geri besleme vermek, hele ki karşı taraftan bir negatif reaksiyon bekliyorsanız, zor olabilir ve “aman boşver, banane” demenize yol açabilir. Burada bu tuzağa düşmemek, bu deneyimle size ve geri besleme verdiğiniz kişiye olumlu etki yaratacağınızı düşünerek işe girişmek faydalı olacaktır. Bu aynı zamanda negatif geri beslemeyi “alma”yı öğrenmekle daha da mümkündür. Herkesin herkese uygun geri besleme verebildiği, korkmadan, rahatça fikirlerini belirtebildiği iş ortamlarında büyük olumlu sonuçlara rastlıyoruz.

Burada ironik olan, dürüstçe ve uygun şekilde vereceğiniz bir geri besleme o kişiye ve organizasyona büyük faydalar sağlayabilir, bundan kaçındığımızda aslında hepimiz kaybederiz. Şimdi dönüp kariyerinize bakın, gelişmenize sebep olan ve dürüstçe aldığınız bir geri besleme var mı? Bunu yorum olarak yazabilirsiniz….

Kaynak : https://lifehacker.com/the-six-qualities-of-good-feedback-1776302054

3 Basit Adımda Geri-Besleme

Bu konuya geri dönüşümün sebebi, bir süredir kulak kabartıp dinlememe rağmen, uygun geri besleme sayısı çok düşük, işyerinde duygusallığa kayma potansiyelimiz olduğu için, genelde diyaloglar olması gerektiği şekilde ilerleyemiyor. Fakat basit ve temel üç kuralı adım adım uyguladığımızda ekibimize, yatay iş arkadaşlarımıza ve müdürümüze amaca dönük fayda sağlayacak geri besleme verebiliriz.

Bu üç temel özellik / adım :

  • Spesifik – olgulara dayalı olması
  • Olgun / yetkin olması ve çalışanın gelişmesine odaklanması
  • Sürekli bir süreç olması, tek seferlik bir iletişim olmaması

Geri Besleme Nedir?

Geri besleme aslında gün boyunca, sürekli diyaloglarımızın içine gizlenmiş bir olgudur. Dikkatle dinlersek kendimizi ve etrafımızdaki çalışanları bu diyaloğun içinde bulabiliriz. Bu bazen resmi bir toplantıda da olabilir, kahve alırken küçük gevezeliklerle de karşımıza çıkabilir. Geri besleme pozitif veya negatif olabilir ve bence önemli olan geri besleme verilen kişinin amacına ve gelişimine ne kadar yardımcı olduğudur. Bazen kendimle ilgili geliştirici olmadığını düşündüğüm geri besleme alırım, ancak kenara koyabilirim. Bana hedefime ulaşma yolunda bir açılım, bir düşünme fırsatı, bir yeni davranış teklifi getiriyorsa, o geri beslemeyi daha da istekle ele alırım, uygulamaya çalışırım.

“Yeni Liderler için Kılavuz” kitabının yazarı William Gentry de bu konuda “Geri besleme almak bazen acaip ve acı verici dahi olabilir” diyor. Kendi ekibinize geri besleme vermek onların kendi performanslarını görmeleri açısından tek yol olabilir. Bunu yapmazsanız durumlarını bilemezler ve gelişme yollarını bulamazlar.”

Bu aynı zamanda çalışanların sorumluluklarını netleştirme yolunda müdürler için de eşsiz bir araçtır. Yardımcı geri beslemeler çalışanlara rehberlik eder, müdür ile çalışanın kimyasını olumlu etkiler ve müdürün yönetim başarısını da arttırır.

Bu kitapta önerilen yönteme göre;

Feedback

Spesifik

1. Durum tespiti – Davranışlara odaklanarak bir durumu tespit et… Mesela “Bugün 11’deki toplantıda…” Genellemelerden kaçın, örneğin “Geçen hafta bir sabah… ” çok faydalı olmayabilir.

2. Davranış – Gerçekleşmiş, gözlemlediğin bir davranışı tasvir et, bunu yaparken yargılama, fikir söyleme ve tavsiye vermekten kaçın… Örneğin “Bugün çok kaba davrandın” demek yerine “Bugünkü toplantıda bütçeyi sunmak üzereyken sözümü kestin” diyebilirsin.

3. Etki – Bu davranışın etkisini tanımla. Eğer etki olumlu ise, “Gurur duydum” veya “Beni mutlu etti..” gibi cümleler kullanabilirsin. Örneğin, “Toplantıda sana henüz sorulmadan ihale ile ilgili planını anlatman beni memnun etti.”

Eğer etki negatif ise, “endişe ettim” veya “beni düşündürdü” gibi nispeten yumuşak ifadeler kullanabilirsin. Örneğin, “Bugün toplantıda ben tam bütçeyi sunmak üzereyken sözümü kesmen beni kötü hissettirdi, tüm hikayeyi anlatamayacağım diye endişe ettim.”

Burada önemli olan kendi duygularınızı ve bunun sonuçlarını söylemenizdir, tekrarlamak gerekirse, yargı cümleleri, aşağılama, kötüleme, genelleme faydalı olmaz. Bu şekilde uygun yapılan geri besleme, çalışanın daha dikkatli olmasına veya süreklilik gösteren olumsuz bir davranışını fark ederek düzeltme yoluna gitmesine destek olur.

Olgun

Olgun geri besleme, çalışanı geliştirmeye odaklanmış geri beslemedir. Kitabında Gentry şöyle bir cümlenin yardımcı olabileceğinden bahsediyor : “Sana müdürün olarak bu yorumu iletiyorum, zira seninle ilgili olumlu ve yüksek beklentilerim var.” Bu tür bir cümle çalışanın kendine güveni açısından da olumlu etki yapabilir.

Geri besleme çalışanların “düzeltilmesi” ve “hatalarının ortaya çıkarılması” için değil, “gelişmelerine destek olunması” için yapılırsa faydalı olur.

Sürekli

Yılda bir kez performans görüşmelerinde verilecek geri besleme yerine yıl içinde süreklilik içinde yapılacak karşılıklı iletişim daha etkili olacaktır. İki görüşme arası kısa olursa ve çalışan belli bir davranışa odaklanırsa gelişim göstermesi de daha kolay izlenebilir, çalışan daha istekli ve motive şekilde davranış değişikliğini sergilemek ister. Buna bir istisna, müdürün ve çalışanın farklı görüşlerinden dolayı duygusal bir durumda olmaları olabilir, bu durumda bir süre beklemek, sakinleşmek daha iyi olabilir.

Gentry’nin kitabına buradan ulaşabilirsiniz.

Kaynakhttps://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/hr-pipeline-a-quick-win-to-improve-your-talent-development-process/