Liderlere Çalışan Bağlılığını arttıran 9 öneri

Çalışan bağlılığının en önemli parametrelerinden birinin liderlik becerileri gösterebilen bölüm / şirket yöneticileri olduğunu biliyoruz, yapılan çalışmalarda çalışanların %70’inin bağlılığında yöneticisi direkt etkili oluyor. Bu bilgiyi aklımda tutarak kendine bağlı bir ekibi olan yöneticilere ekibinin bağlılığını arttırma yolunda bazı önerilerim var..

1. İşe başlama sürecinin harika olmasını sağlayın

İşe başlama süreci aslında İK’nın sorumluluğunda gibi bilinse de öyle olmayabilir. Yeni bir çalışanın şirkete ve bölüme katılması o çalışanın zaten yukarıda olan bağlılığını uzun zamana yaymasına yardımcı olabilecek bir fırsat olarak da görülebilir. Yeni katılan çalışan ilk günden itibaren şirket ve bölüm kültürünüzle ilgili algı yaratmaya başlayacaktır, bunu nasıl daha olumlu hale getirebilirsiniz?

  • Rol ile ilgili net bilgiler
  • Şirket içi mentör atanması (buddy de deniyor)
  • İlişkide olacağı iş arkadaşları ile 1:1 toplantılar
  • Bir hoşgeldin paketi
  • Bir küçük hoşgeldin partisi
  • Yeni başlayanlar için bir grup oluşumu
  • Geç saatte başlama veya Cuma başlama imkanı
  • Müdürü olarak çalışanı belli insanlarla tanıştırma

2. Güçlü özellikler analizi yapın

Bir şirkette ve grupta başarı, o şirket veya gruptaki insanların her birinin en güçlü yanlarını ortaya koyabilme imkanları ile doğru orantılıdır. Bu bağlamda yeni katılan bir çalışana bir güçlü yanlar analizi yapmak çok değerli olabilir. Böylece çalışanın hangi özelliklerini daha çok kullanabileceğinizi, hangi hazır yetkinlikleri hemen devreye alınabileceğini, hangi tecrübelerin şirkete süratle katkı sağlayabileceğini, hangi müşteri ilişkilerinin yeni çalışanla birlikte gelişebileceğini tespit etme imkanınız olur. Bu analizle birlikte yeni çalışanın kendine koyduğu hedefleri, iletişim tercihleri, iş dışı dünyası ile ilgili de edinebileceğiniz bilgiler çok faydalı olur. Bu şekilde bir analizle karşılaşan çalışanın algısı da pozitif olarak güçlenir.

3. Motive eden bir koç olun – “idare eden” bir müdür değil

Çalışanlar sizden lider olarak sadece “talimat” istemiyorlar, kendi güçlü yanlarını ortaya koyabilecekleri, kendi özgür iş yapma biçimleri ile çalışabilecekleri bir ortamı istiyor, özlüyorlar. Bir müdür olarak çalışanınıza bir koç / mentör olarak yaklaşabiliyorsanız, çalışanınızın bağlılığını arttırıyorsunuz demektir. Bağlı olmayan çalışanların %85’i müdürlerinden yeteri kadar yönledirme, danışmanlık ve koçluk almadıklarını bildirmişler.

4. Çalışanlarınızın görüşlerini sorun

Her bir çalışanınız size yardımcı olabilir. Ekibinizin yardımını istemek bir müdür olarak sizi yüceltir. Güçlü oldukları konularda çalışanlarınızın desteğini almak ve bunu takdir etmek çalışanlar için çok değerlidir. Örneğin, üst yönetime yapacağınız sunumu bir çalışanınıza gönderip fikrini sorun. Geliştirdiğiniz yeni çalışan bağlılığı fikrini önce çalışanlarınıza sorup görüşlerini alın. Bir sonraki strateji toplantısı ile ilgili tavsiyelerini dinleyin. Çalışanlarınızın görüşlerini almak, görüşlerine saygı duymak ve kendi süreçlerinizde bu tavsiyeleri kullanmak çalışanlarınızın “beni dinliyor” duygusunu güçlendirir ve çalışan bağlılığını arttırır.

5. Çalışanlarınızın iş-özel hayat dengesi kurmasına destek verin

Türkiye’de genel olarak konuşmak gerekirse, çalışanların çok “işi” var, ofisten geç çıkmalar çok yaygın, yılın belli dönemlerinde aşırı yoğun çalışmak gerekiyor. Birçok şirkette maliyetleri kısma gereğinden dolayı bir çalışan kapasitesinin çok üzerinde çalışmak zorunda kalabiliyor. Ekibinizin iş yükü ile çalışanlarınızın çalışma saatleri ve maliyet dengesini bulmak müdür olarak sizin işinizdir. Çalışanlarınız belli bir iş-özel hayat dengesini sağlayabildiklerinde daha verimli çalışırlar, daha bağlı olurlar. Bu bağlamda her çalışanın ailesiyle veya hobisiyle geçirmesi gereken zamana saygılı olmak, bu konuyu “iş yükü dağılımı” açısından ele alıp çalışan planlamasını buna göre yapmak, çalışanlar arasında iş yükü dengesizliğini azaltmak, verimlilik araçları ile daha az zamanda daha etkin çalışılmasını teşvik etmek müdürün sorumluluğundadır. Bu sorumluluğu beceri ile yerine getirdiğinizde iş özel hayat dengesi daha sağlıklı kurulmuş çalışanlar ile daha iyi iş sonuçlarına ulaşabilirsiniz.

6. Lider olarak hatalarınızı avantaja dönüştürün

Liderler kötü karar aldıklarında veya hata yaptıklarında, aslında “güven”i arttırmak için önemli bir fırsat yakalamış olurlar. Özgün olmak ve kırılgan olmak en iyi yöntem olabilir. Hataları olmamış gibi halının altına süpürmek, daha kötüsü ekibinizi suçlamak güven ortamını yaralar. Yöneticinin kırılganlığını ortaya koymasının çok sayıda faydasından bahsetmiştim. Kaybedilen bir proje, kötü bitirilen bir kampanya ardından açık ve dürüstçe yapacağınız bir analiz hem güveni arttırmak hem de insani yönünüzü gösterip çalışanlarınızla bağ kurmak açısından faydalı olur.

7. Ayrılan çalışanlar için hoşçakal partisi düzenleyin

Değerli bir çalışanınız başka bir fırsat dolayısı ile ayrılıyorsa, neden bu olayı bir hoş anıya dönüştürmeyesiniz ki? Bir parti organize edin, çalışanlarınız ayrılan arkadaşları ile ilgili konuşsunlar, bir veda düzenlesinler. Ayrılan çalışanınızın katkılarından bahsedip teşekkür edin. Bu yaklaşım şirketteki diğer çalışanlarınızın da emeklerinin takdiri konusunda olumlu düşüncelere gelmesine yardımcı olacaktır. Takdir edilmek çalışan bağlılığının en önemli parametresidir, bu bağlamda bir hoşçakal partisi harika olur!

8. Geri bildirimin doğal olduğu bir kültür yaratın

Çalışanlar geri bildirim verdiklerinde onların “başına kötü bir şey gelmeyeceğini” bildikleri ortamlarda daha bağlı ve istekli çalışırlar. Bu “geri bildirimin” doğal olduğu, çalışanların doğru geri bildirim yöntemlerini bildiği ve uyguladığı ve güven duygusunun hakim olduğu şirket kültürü içinde olabilir. Geri bildirim insanlarla ilgili değil, olay ve davranışlarla ilgili olursa, amacı bir insanın algısına zarar vermek değil şirketin başarısını arttırmak amacında olursa bu güven ortamı sağlanabilir. Her çalışanın geri bildirim verme konusunda farklı “rahatlık” düzeyi olabilir, bunu da bilip ona göre bir ortam yaratmak önemlidir. Uygun geri bildirimlere saygılı olmak ve sonrasında bazı eylem planları ile geri bildirimi değerli kılmak kültürü geliştirir. Müdür olarak çalışanlarınızın geri bildirim verme ve alma davranışını bilmek ve buna göre iletişimde olmak liderlik becerilerinizi arttırır.

9. Çalışanlarınızın takdir görme eğilimini bulun

Takdir çalışan bağlılığı için kritik önem taşıyor, fakat her çalışanın bu konudaki eğilimi de farklı olabilir. Her çalışanınızın nasıl takdir edilmek istediği ile ilgili bilgi edinmek için zamanınızı ayırın. Bazı çalışanlar herkesin önünde, herkesin görebileceği biçimde takdir görmek isterler. Bazıları düzenli olarak görüşmeler ve bu sırada iyi yaptıklarını sizden duymak isteyebilirler. Bazıları yazılı küçük bir nottan mutlu olabilir. Her bir çalışanınızın takdir edilme isteğini / yöntemini bilmek size önemli bir beceri kazandırabilir.

Bu liste çok daha uzayabilir ama bu 9 maddeye bakmaya ne dersiniz?

Çatışmalardan iyi fikirler çıkarmak

En son ne zaman bir iş arkadaşınızla farklı düşündüğünüz bir tartışmadan olumlu ve yeni bir fikir ortaya çıktı? En son ne zaman fikirlerin havada uçuştuğu, fikirlerin çarpıştığı ve bu çarpışmadan olumlu enerji yaratılan bir toplantıya girdiniz?

Hem kültürümüzden gelen kodlar (“Aman bir tatsızlık çıkmasın”) hem de yöneticilerimizin “yatay yönetim anlayışı”, “hizmet eden lider”, “insan odaklı liderlik” gibi otoriterlikten uzaklaşan yeni anlayışlara uzak olması sebebiyle şirket içinde “çatışmayı” destekleyen bir kültürün Türkiye’de çok yaygın olduğunu düşünmüyorum. Yöneticiler kendi görüşlerinin “doğruluğuna” yüksek bir inanç içindeler ve ek sorular, açık ve öğrenme niyetiyle yapılan iletişimden uzak duruyorlar. Hatta “aramızda tartışmadan” müşteriye odaklanmak da bu yaklaşımın bir kılıfı gibi görülüyor. Fakat burada büyük bir kayıp var, şirketteki her çalışan farklı bir bakış açısı getirebilir, iki çalışanın, müdür ile çalışanın yapacakları anlamlı bir fikir tartışması yeni ve daha iyi bir fikri ortaya çıkarabilir. Global firmalarda moda olan deyimiyle “constructive conflict” (yapıcı çatışma) yazması, konuşması kolay, uygulaması zor bir davranış biçimi…

business

Bir fikre nasıl yaklaşmalı?

Bir başkasının bir fikrine yaklaşırken o kişi ile fikri ayırmak çok önem kazanıyor.  Karşınızdaki kişiyi düşündüğünüzde onunla tarihiniz, ilişkiniz, ofis içinde başka endişeler devreye girebilir ve fikre objektif olarak bakamayabilirsiniz. Böylece belki çok iyi noktalara genişleyecek bir fikri kaçırmış olabilirsiniz.

Karşınızdakinin bu tartışmayı “kişisel” almamasını sağlayarak fikir üzerine nasıl odaklanabilirsiniz? Burada beceri kendi fikrinizden farklı bir fikre olan yaklaşımınızı “davetkar” ve “meraklı” bir davranışla tartışılır hale getirmekten geçiyor. Yani yargılamadan meraklı sorularla diyaloğu açmak.. Birkaç örnek soru şöyle olabilir:

Düşünce tarzın çok hoşuma gitti, kulağa çok yaratıcı geliyor gerçekten. Fakat şu son teklifini anlayamadım, bana kısaca tekrar faydalarını anlatabilir misin?

Seninle çalışmak gerçekten güzel, çok memnunum. Ancak son önerinin mali tablomuza etkisi anlamakta güçlük çektim. Acaba benim göremediğim başka bir ayrıntı mı var? Birlikte tekrar üzerinden geçebilir miyiz?

Fikrini uygulamak istiyorum gerçekten ama şu anda aynı fikirde değilim. Sence bu müşteriye neden bu şekilde yaklaşmalıyız, bize faydası ne olacak, anlatır mısın?

(Çalışanınıza) Benim tecrübeme göre ithalat sürecinde / kongre katılımında daha önceki yöntemimiz iyi sonuç verdi. Senin farklı yaklaşımının avantajları nelerdir, tartışalım, en iyisini uygulayalım.

Bu tür sorular sorarak iş arkadaşlarınıza saygınızı gösterebilirsiniz, onlar da bunu hissedeceklerdir. Bu yaklaşım yargılayıp hemen sonuca varmak yerine fikirlerin tartışılmasına imkan verir, kimbilir belki kimsenin aklına gelmeyen yeni bir fikir bu çatışmadan doğar..

Ofiste yeni kurallar – 4 – Toplantılar

Toplantıların nasıl daha etkili ve verimli yapılabileceği ile ilgili birçok makale okumuşsunuzdur, ben de okudum. Burada bahsedeceğim bazı önerileri eminim daha önce duymuşsunuzdur. Bir toplantının nasıl yapıldığı da aslında şirket kültürü ile ilgili bize birçok bilgi veriyor. Toplantı düzenleme ile ilgili temel bilgiler yerleştikçe, şirket kültüründe de olumlu etkileri görülecektir.

9 günlük tatilde şu kitabı “dinledim”.. Çok beğendim, tekrar dinlemeyi, bu defa not alarak, veya satın almayı düşünüyorum. Temel yöneticilik süreçlerinin derli toplu ele alındığı, temiz ve net bir kitap olmuş.

can you hear me now

Denny diyor ki, 4 temel hedefe hizmet etmeyecekse, o işi yapmayın. Ben de bu dört özelliği toplantı organize ederken düşünmeyi öneriyorum. İlk püf noktası bu..

  1. Geliri arttırmak
  2. Yeni müşteri kazanmak
  3. Var olan müşterileri korumak
  4. Maliyeti azaltmak.

Toplantılarla ilgili püf noktaları

  1. Eğer toplantı yukarıdaki 4 ana temel hedefe hizmet etmeyecekse, toplantıyı düzenlemeyin.
  2. Her toplantının bir amacı olmalıdır, bir karara varmak veya bir eylemi veya planlamayı birlikte yapmak gibi… Örneğin bir e-posta ile bildirilebilecek bir “durum güncellemesi” için toplantı düzenlemeye gerek yok.
  3. Genelde yerleşik algının aksine toplantılar etkili düzenlenirse daha kısa zamanda bitirilebilir. Bu da toplantıyı düzenleyenin planlamasına bağlıdır. Bu iç disiplinin yerleşmesi için örneğin bir saat yerine 45 dakikalık toplantılar planlanabilir. Böylece daha çabuk konuya girilen, amacı belli olan, zamana saygı gösterilen toplantılar yapılabilir, böylece saatlerce çalışma zamanı çalışanlara geri verilebilir.
  4. Tam zamanında başlayalım. Sonradan gelenler göze batsınlar. Birkaç defa böyle yapıldıktan sonra “zamanında başlama” geleneği oturmuş olur. Geç kalanlar ortadaki kumbaraya 20 TL atsın gibi hoşluklar da zamanında başlamayı teşvik eder.
  5. Zamanında bitirelim. Tabii bunun çok parametresi var, iyi planlama ile ilgili, toplantı sırasında konunun başka yerlere uçmasını engellemekle ilgili, farklı öneriler veya değerli görüşler geldiğinde bunları kenara not edip toplantının amacına dönmek de çok önemli olabilir. Ancak tüm bu araçları kullanarak toplantının sahibi toplantıyı bıçakla keser gibi bitirirse, yavaş yavaş bu konuda da bir davranış alışkanlığı yerleşmeye başlayabilir. Yine, zamanında bitirilen toplantılar çalışanlara değerli zamanlarını geri verir.
  6. Toplantıda olmaması gereken birini çağırmayın. Bu e-posta’da “cc” yapmaktan daha zarar verici bir davranıştır. Gereksiz yere toplantıda oturan biri birinci maddedeki dört ana temelden uzaklaşmış, örneğin müşterilerini arayabilecekken ilgisiz bir toplantıda oturarak şirket kaynaklarını da boşa harcamış olacaktır.
  7. Toplantının mutlaka bir sahibi olmalı. Zaman yönetimi, katılacakların belirlenmesi, toplantının amacının belirlenmesi gibi işlevler mutlaka biri tarafından üstlenilmeli.
  8. Her toplantıda olabileceği gibi baştaki birkaç dakikayı sohbetle geçirebiliriz, bu gevezelik çoğu zaman olumlu sonuçlar da doğurur. Ama bunu örneğin 5 dakikadan daha uzun sürdürmemek iyi olur.
  9. Eğer katılımcıların belli dokümanları veya sunumları okuyup gelmesini istiyorsanız, en az 3 saat öncesinden göndermeniz yerinde olur. Biliyorum, bizde birçok şey son anda hazırlanıyor, o gösterilecek sunum da toplantıdan ancak 5 dakika önce son halini alıyor. Ancak şunu unutmayın ki, bu ön hazırlığı yap(a)madığınız zaman hem toplantının verimi düşüyor, hem katılımcılar ilk 15 dakika bu dokümanı inceledikleri için toplantı ile ilgilenemiyorlar hem de zaman planlamasında sıkıntı çıkma ihtimali artıyor.
  10. Katılımcı iseniz toplantının salonunda 10 dakika önce bulunun. Toplantı başlayana kadar bir iki e posta okur, ilk gelenlerle sohbet edersiniz. Toplantı saati başladıktan sonra koridorlarda toplantı odası aramak sizin için de toplantı yöneticisi için de iyi olmaz.
  11. Toplantıyı siz yönetiyorsanız ajandayı önceden davetiyenizde veya toplantı başlarken katılımcılara dağıtın. Herkes ne konuşulacağını, ne amaçlandığını bilsin.
  12. Toplantı başında insanlara bakıp okuyacakları bir doküman dağıtmayın. Bunu yaparsanız sizi dinlemeyeceklerdir. Böyle bir durum varsa, o dokümanı önceden göndermek veya toplantı başında sunum sayfası olarak ekrana yansıtmak uygun olacaktır.
  13. Toplantıda e postanızı kontrol etmeyin, cep telefonunuzla ilgilenmeyin. Zor gibi gelse de bu kritik bir kural. Bunu siz yapmaya başladığınızda diğer katılımcılar da yapacaktır. Cep telefonu titremesi toplantılara büyük zarar verebilir.
  14. Toplantıda kısa notlar alın ve güzel sorular sorun. Sorularınızın kalitesi sizin ilgi düzeyinizi ortaya koyacaktır. Toplantıya hazırlıklı gelip, hedefe dönük iyi sorular sorarsanız toplantı yöneticisi ve müdürünüz tarafından da takdir edilebilirsiniz.
  15. Toplantı süresinde ortaya çıkacak “yapılacaklar” listesini not alın… Toplantı sonrası gönderilecek e postada bu notlara ihtiyacınız olacak.
  16. Yapılacaklar (action item) yanına bir kişi adı ve en son bitirilmesi gereken zaman (deadline) yazılmadıkça çoğu kez anlamsızlaşır. Mutlaka kim ve ne zamana kadar sorularının cevaplarını vererek eylem listesini hazırlayın.
  17. Eğer biri çok fazla konuşuyorsa, nazikçe kesin. Mesela “Bu çok doğru bir nokta, fakat önümüzdeki 15 dakikada projenin bundan sonraki adımlarına karar vermeliyiz, bu bağlamda sözü Murat’a vermek istiyorum” diyebilirsiniz.
  18. Eğer toplantıya katılmış, sizce katkı verebilecek ama hiç konuşmamış çalışanlar varsa, onlara da direk söz vererek veya soru sorarak toplantıya katabilirsiniz.
  19. Bir saatten uzun toplantılarda bir “ara” vermek ve e-posta / tuvalet ihtiyaçlarını halletmek uygun olabilir. Örneğin 45 dakika sonra ara verileceğini bilen bir çalışan toplantı sırasında e-postalarına daha az bakma isteği duyabilir.
  20. Katılımcıların vücut dillerine dikkat edin. Kimlerin sıkıldığını, kimlerin orada olmaması gerektiğini düşündüğünü, kimlerin ilgili dinlediğini hemen fark edebilirsiniz. Buna bağlı olarak ara verme veya konuşmayanları / sıkılanları toplantıya “kazandırma” için bazı yollar deneyebilirsiniz.
  21. Son olarak diyelim ki bir toplantı organize ettiniz ve bir sunum yapıyor veya bir konuyu aktarıyorsunuz. Katılımcılardan ikisi aralarında konuşmaya başladılar. Zaman içinde bu durum toplantıyı etkileyecek hale gelebilir. Bu durumda şu sırayla bazı yollar deneyebilirsiniz. Önemli bir nokta, yetişkin insanlar saygıyı hak ederler, hiçbir şekilde kimseye ortaokul öğrencisi gibi davranmamak gerekir:
    1. Yok sayın ve susmalarını bekleyin.
    2. Göz teması kurup susmalarını bekleyin.
    3. Onlara doğru yürüyüp, göz teması kurup susmalarını bekleyin.
    4. Anlattığınız konuyu bir an için durdurup, sessizlik yaratıp herkesin dikkatini toplamasını bekleyin
    5. Bu konuşan ikiliye “siz bu konu hakkında ne düşünüyorsunuz” diye sorun.
    6. Konuşanlardan birinin adını anarak “Meltem sanırım biraz dikkatiniz dağıldı” diyerek geri gelmelerini sağlayın.
    7. Bu durum daha da devam ederse, ara verin ve arada bu kişilerle özel olarak konuşun. Diğer katılımcıların önünde kimseyi küçük düşürmemek önemlidir.

Bu listeye eklenebilecek başka maddeler de olabilir ancak emin olduğum şey, toplantılarımızı daha etkili yaptığımızda toplamdaki verimliliğimiz artacak, bu da daha iyi iş sonuçlarına zemin hazırlayacaktır.