Liderler İçin Bağlılık Arttırıcı Öneriler

Bir şirkette bölüm müdürüsünüz, ekibinizde 7 kişi var. Veya bir şirketin genel müdürüsünüz, size rapor eden 9 kişi ama onlara da rapor eden 30 kişi var. Son dönemde sonuçlarla ilgili baskıdan, Türkiye pazarının daralan sektörlerinden birinde olmanız dolayısı ile ekibinizin bağlılığında düşme olduğundan endişe ediyorsunuz. Çalışan Bağlılığı ile ilgili birçok makale okudunuz, konuyu yakından takip ediyorsunuz. Belli davranışları değiştirerek, yeniden tasarlayarak çalışan bağlılığına olumlu bir etki yapabilecek güçtesiniz. Ve şimdi “ne yapmalıyım?” sorusunun cevabını araştırmaya başladınız, ne hoş tesadüf, bu yazıyı da sizin için hazırlamıştım.. 🙂 Buyurun…

EE ideas

“Pozitif ayna” olun: Belki böyle bir tanımlama bile yoktur, ama çalışanlarınızın güçlü yönlerini görüp onlara yansıtan bir ayna olun. Her geri besleme konuşmasında onların kendilerine güvenlerini yükseltecek yaklaşım içinde olun. Güçlü yönlerini düşünerek onlara potansiyellerini hatırlatın. Yapıcı bir tonda ilerleme noktalarını söyleyin. Uzun bir liste değil, belli bir süre içinde “tek” bir nokta üzerine çalışmalarını sağlayın. Çalışanlarınızın gelişimi için “gidilecek” insan olun.

Onları Özgür Bırakın: Değerlerde anlaşın, hedefi gösterin, sonra da onları özgür bırakın.

Çalışan bağlılığının en önemli destekleyicilerinden biri “otonomi” duygusudur.

Çalışanların kendi fikirlerini deneyebilecekleri, yaratıcı olabilecekleri alanlara ihtiyaçları vardır. Hata yapmalarına izin verin. Ama hataları birlikte konuşup ders almalarını da sağlayın. Onları koruyun. Onları özgür bırakmanız aynı zamanda onlara “güvendiğiniz” anlamına da gelir.

Değişim yolunda onları karar mekanizmasına dahil edin : İnsanlar kendi zamanlarında, kendi düzenlerinde çalışmayı severler. Onları kaçınılmaz olan değişim mekanizmasına dahil ettiğinizde kendilerini bu değişimin yaratıcısı olarak görürler ve daha bağlı olurlar. Çalışanlar yaptıkları rutin işten sıkıldıklarında bu tür ek projeler ve görevler onların hayatını renklendirir, daha verimli çalışmalarını sağlar.

Aşırı İletişimden zarar gelmez : İnsanların rahatça iletişimde oldukları bir ortam yaratın. Bu bir yazılım aracılığıyla da olabilir, günlük toplantılarla da.. Önemli olan herkesin korkmadan, çekinmeden fikrini söylemesi ve diğerlerinden öneri, görüş ve fikir almasıdır. Bu hem aynı sayfada olmalarını sağlar, hem de sorumluluklarını hatırlatır.

Kritik soru : Size rapor eden ekip içinde sizden “korkan” ve size söylemek istediklerini “söyleyemeyen” birileri var mı? Varsa bu durumu nasıl düzeltebilirsiniz ?

İç ve dış geri bildirimlere açık olun :  İnsanların geri bildirim vermesinin yollarını açık tutun. Eleştiren bir çalışanı takdir edin, böylece diğer çalışanlar da “liderimizi eleştirebiliriz” duygusuna kapılsınlar. İnsanlar dinlendikçe, duyuldukça bağlılıkları artar. Müşterilerin görüşlerini filtrelemeden alın ve değerlendirin. Müşterilerin “iyileştirme” önerilerini daha da dikkatle dinleyin. İç ve dış geri bildirimler size doğru yolu gösterecektir.

Eylemleri gösterin: İçeriden ve dışarıdan aldığınız değerli geri bildirimler üzerine aldığınız kararları, eylemleri açıkça paylaşın. Çalışanlar süreci görsünler ve güvensinler. Çalışanları bu kararların uygulanması ile ilgili sürece dahil edin.

Bir geri bildirim alıp, bunu takdir ettiğini söyleyip sonra da bununla ilgili hiçbir şey yapmamak, insanları şirketten soğutan önemli bir olaydır.

Kutlayın: Ekibiniz çok çalıştı ve kendi işi dışında tüm ekibin başarısı için ekstra çaba gösterdi. Bunu kutlamayı ihmal etmeyin. Takdir ettiğinizi gösterin. İnsan takdirle “çalışan” bir mekanizmadır 🙂

Birlikte çalışan ve kutlayan bir takım, birlikte verimli çalışır.

Reklamlar

Ofiste yeni kurallar – 2 – Delegasyon

Bu blogda kısa vadeli ve anlık konuları yazmıyorum, daha bütünsel daha orta vadeli bir içerik üretme yaklaşımım var. Ancak tabii bu haftayı not etmek gerekir, Türk lirasının değer kaybı tüm işletmelerimizi etkileyecek. Bu gibi durumlarda patronlar tabii ki şirketin devamlılığını düşünürler, daha tedbirli davranırlar, nakit akışını önemserler. Ancak unutulmamalıdır ki bu ani tedbirler sona erince şirketi yaşatacak ve büyütecek yine çalışanlardır. Çalışanların şirketlerine bağlılığını sağlamak ve bunu sürekli hale getirmek kısa süreli ani ekonomik değişimlerden bağımsız, sürekli şirket sahibinin aklında olması gereken bir konudur.

delegation

Themuse.com sitesinin kurucularının yazdığı kitaptan kısa bölümlerle devam etmek istiyorum. Delegasyon… Çok boyutlu bir kavram, bana şunları düşündürüyor:

  • İyi bir lider delegasyonu iyi beceren liderdir.
  • Delege etmek sadece işten kaçmak değil, delete edilene fırsat vermektir.
  • Delege etmek sadece verimlilik değil, sonuçta etkinlik de getirebilir.
  • Delege etmek belli bir konuda daha “odaklanmış” bir çalışma olmasını sağlar.
  • Kuralları net, karşılıklı beklentiler temiz ise delegasyon şirketlerde önemli performans ve verimlilik artışı sağlar.

Kitaptan “püf noktaları” ile delegasyona bakalım.

Sabırlı olun

Delege eden olarak bilin ki, ilk seferlerde delege ettiğiniz iş, o işi sizin yapmanızdan daha uzun süre alacaktır. Bunu bilmekte fayda var… Zaman içinde daha hızlı geri dönüşler alacaksınız.

Merve, ben müşteri görüşmesindeyken, senden satış kanallarımızla ilgili raporu hazırlamanı rica ediyorum. Biraz araştırman, ekiple görüşmen ve yeni yaratıcı fikirlerle gelmeni bekliyorum. Bu süreç normalden biraz fazla sürebilir, bu yüzden biraz daha erken başlıyoruz.

Yapmaktan nefret ettiğiniz işler için delegasyon yapmayın

Delegasyon sadece sizin “yapılacaklar” listenizden bazı işleri başkalarının listelerine yollamak değildir. Sizin yapmamanız gereken işleri başkalarına vermektir. Örneğin şirket içi iletişimi ekibinizden birine verip sadece şirket dışı iletişimi siz üstlenecekseniz, bu olabilir, fakat bunu sadece “iç iletişim”den nefret ettiğiniz için yapıyorsanız, kötü etkilerini görebilirsiniz.

Doğru kişileri seçin

Delege ettiğiniz kişinin işi becerebileceğinden emin olun. Dahası ekibinizdeki insanların yetenek ve becerilerine göre işleri kategorize ederek delege edin…

Murat, senin maliyetlerle ilgili bilgin ve duyarlığın olduğunu düşünüyorum. Bu bağlamda önümüzdeki çeyrek için hazırlayacağımız maliyet düşürme programının sorumluluğunu sana vermek istiyorum. Daha önce bu konudaki önerilerini hatırladığımda senin doğru kişi olduğunu düşündüm. Projenin üzerinden geçmek için bir toplantı yapalım mı?

Neden delege ettiğinizi açıklayın

İşi delege edeceğiniz kişiye bunu yaparken neden onu tercih ettiğinizi açıklayın. Bu delegasyonun çalışana getirebileceğini düşündüğünüz gelişme imkanını da belirtin. Çalışanlar her delegasyonda gelişme fırsatı görürlerse daha istekli ve bağlı çalışırlar.

Mine, yapmakta olduğun projeye ek olarak, bir sonraki projenin planlama sürecinde aktif rol almanı istiyorum. Bence planlamayı da öğrendiğinde proje müdürü olarak işine daha hakim olacaksın. Seninle konuştuğumuz kariyer yolunda bence bu ek iş sana büyük fayda sağlayacak. Katılıyor musun?

Kesin / ayrıntılı olun

İşle ilgili net olun, ne yapılacak, sonuçta ne bekleniyor, zaman planlaması nasıl… Siz netlikten uzaklaşırsanız çıkacak sonuç da daha riskli negatif sonuçlar verebilir.

Mustafa, ürünümüzü kullanan müşteri görüşlerini almak üzerine planladığımız projede yürütücü sorumluluğu sana vermek istiyorum. Bu çalışma sonunda en az kullanıcılarımızın %20’sinin kapsamlı görüşlerine ulaşmak istiyoruz. Hedef süremiz bir ay ve süreç içinde zamanlamayı tartışabiliriz. Buradan gelecek müşteri görüşleriyle en az 3 tane iyileştirme projesinin çıkmasını hedef olarak düşünüyorum.

Bilgilendirme / eğitim verin

Delegasyon sadece bir işi birine atamak değil, çalışanın o işi tam yapabilmesi için ona öğrenme imkanları sağlamayı da içerir. Basit şekilde, “siz yapın o izlesin”, “birlikte yapın”, “şimdi çalışan yapsın”.

Ara toplantılar yapın

Proje veya iş süresince mutlaka aralarda toplantılar ayarlayarak gidişatı tartışın, hen siz beklentilerinizi paylaşın, hem de çalışanın karşısına çıkan problemleri gözden geçirin.

Melis, sana verdiğim fiyatlandırma işinde, sürenin tam yarısı geçti. Bu toplantıda neler yaptın, nerelerde sıkıntı görüyorsun, yardım ihtiyacın var mı, şu ana kadar elde ettiğin ve benimle paylaşmak istediğin sonuçlar var mı, konuşalım…

Mikro yönetim yapmayın

Delege edip, beklentilerinizi net ifade ettikten ve eğitim verdikten sonra geri çekilin. Zor olabilir ama “bırakın”… Çalışanınız işi sizin yapacağınızdan farklı şekilde de yapabilir, bu da olabilir. Çalışana belli bir bağımsızlık verin.

Geri besleme verin

İşin sonunda geri besleme verin. Bu hem çalışanın performansını anlamasını ve ilerletmesini sağlar hem de diğer çalışanlar için örnek olur.

Mert, satış ekibinin eğitimi ile ilgili projede şu ana kadarki çalışmandan memnunum. Özellikle dünkü toplantıdaki sunumun çok etkiliydi. Bence satış ekibinin ihtiyacı olan eğitimi belirlemek için bazı kişilik envanter çalışmalarını araştırmak isteyebilirsin. Böylece birlikte koyduğumuz hedefe ulaşabilir ve sonuçlarımızı ölçebiliriz. Bir sonraki toplantıda bunu tartışalım mı?

Teşekkür edin

Değer yarattığı için çalışanınıza teşekkür etmeyi unutmayın. Bilin ki, çalışanlar gönülden bir teşekkür ile değer verildiklerini sezebilirler.

 

 

 

 

 

Ofiste yeni kurallar – 1 – Hatanızı sahiplenmek

Uzun süredir themuse.com sitesini takip ediyorum, sadece kariyer önerileri değil, iş yerindeki her türlü durumla ilgili öneriler, örnekler veren güzel makaleler yayınlıyorlar. İki genç girişimcinin kurduğu bir şirket themuse.com ve ABD’de kariyer tavsiyesi veren çözümler ekosisteminde kendilerine bir yer edindiler.

Sitenin kurucuları Alexandra Cavoulacos ve Kathryn Minshew geçen senenin sonunda bir kitap yayınladılar, adı “The New Rules of Work”.. Bu kitap bir profesyonele sadece kariyer yolculuğuna dair önerilerde bulunmakla kalmıyor, aynı zamanda iş yerindeki “yeni” davranış biçimlerine dair de tespitler var. Şirketlerin iç kültürünün çalışanların bağlılığına ve performansına ne kadar katkı sağladığını biliyoruz, bu bağlamda bu kitaptan bazı bölümleri paylaşmak istiyorum. Buna da “işyerindeki çelişkileri yönetmek” bölümündeki “Hatanıza sahip çıkın” bölümünden başlamak istedim.

The new rules of work

 

Hatalar, gecikmeler hep olur.. Bazen bizi utandırma ve kötü duruma düşürme potansiyeli taşır, bu da ek stres ve kaygı yaratabilir. Bazen “kimse fark etmez” diye düşünme yoluna gidebiliriz ama aslında iş yerindeki saygınlığınızı arttıracak daha iyi yollar olabilir.

Hemen hatanızın sorumluluğunu alın. O anda kendinizi kötü hissedebilirsiniz fakat yapacağınız en iyi hareket bunu doğru kişilere zaman yitirmeden iletmenizdir. Bunu yapmazsanız daha sonra daha da kötü bir durumla karşılaşabilirsiniz.

Hatanızdan etkilenebilecek kişileri belirleyin ve onlara ulaşarak net bir biçimde hatanızı, bunun nasıl ve neden oluştuğunu ve düzeltmek için hangi adımları atmakta olduğunuzu belirtin. Eğer hatanız müşterinin üst düzey yöneticilerini dahi etkileyebilecek bir hataysa örneğin o zaman müdürünüzden yardım istemeniz yerinde olur.

Bir diğer önemli konu da hatanızın örneğin şirketi batıracak kadar büyük olmadığının bilincinde olmanız, sakin ve net biçimde tüm resmi düşünerek iletişiminizi yönettiğinizde daha olumlu sonuçlar alabilirsiniz.

Diyelim bir pazarlama aktivitesi için firmayla yeteri kadar erken görüşmediniz ve bu yüzden güzel bir etkinlik mekanını kullanma imkanınız kalmadı..

Abartmayın

Herşeyi berbat ettim! Şimdi aktiviteyi mümkün değil yapamayız! Herşey benim yüzümden oldu! Çok özür dilerim, herhalde benden nefret ediyorsunuzdur şimdi!

Suçu başka taraflara yönlendirmeyin

Herşey legal bölümle ilgili aslında… Bana zamanında onayı iletmediler, ben de o yüzden zamanında anlaşmayı imzalayamadım.

Özür olmayan özür dilemeyin

Orası zaten bizim aktivitemiz için en uygun yer değildi …

Pasif – agresif olmayın

Legal bölümün bu kadar peşlerinde koşup istediğimi almak için onları yüz kere aramam gerektiğini bilmiyordum.

Gerçekleri objektif olarak belirtin ve çözüm adımlarından bahsedin.

Kontratı zamanında imzalamak için gerekli takibi yapmadım. Bu aktivite salonunu benim hatam dolayısıyla kaybettiğimiz için üzgünüm. Alternatif salonlara bakmaya başladım ve sizlerle paylaşmak için elimde birkaç alternatif var.

Bu yaklaşım durumun farkında olduğunuzun, üzgün olduğunuzun ve çözüm için çabaladığınızın anlaşılmasını sağlar.

Son bir öneri : Özür dilemeniz gereken bir durum olduğunda bunu yüzyüze yapmaya gayret edin, bu hem aranızdaki iletişim açısından hem de mesajınızın doğru iletilmesi açısından önemlidir.

 

 

 

İyi geri beslemenin 6 özelliği

Çalışan bağlılığı ile ilgili araştırdıkça görüyorum ki, ofis içindeki iletişim birçok sorunun kaynağı ve şirket kültürünün belirleyici özelliği… Liderin ekibiyle, müdürlerin aralarında ve ekipleriyle iletişimi “iklimi” belirliyor ve “işin yapılma” biçimini belirliyor. Bu yüzden seviyeden bağımsız bir biçimde çalışanların birbirlerine geri besmele vermelerini önemsiyorum ve bu konuda yazılar yazdım. Bu konuya devam etmek istiyorum zira, çalışanlar birbirlerine doğru biçimde geri besleme verdiklerinde ortamın iyileşeceğini, hedeflere doğru eylemlerin keskinleşeceğini, çalışanların birbirlerine destek oldukları pozitif bir ortamın oluşacağını düşünüyorum. Bu iş dışı gönüllü veya kazanç amaçlı olmayan aktivitelerimizde de geçerli bence.

feedback 2

İyi & etkili geri beslemenin 6 özelliğinin üzerinden geçelim… Kendi ofisinizde, çevrenizde, İK müdürü iseniz çalıştığınız bölümde bu özelliklerden kaçı hayata geçiriliyor?

1. Spesifik olmalı

Genel ifadeler bizi “politik olarak doğru” noktada tutabilir fakat ne kadar net, ne kadar spesifik olursak geri beslemeyi alan kişi o kadar faydalanabilir. Örneğin, “Toplantılarda seni sessiz görüyorum” ifadesi yerine

“Önümüzdeki hafta yapılacak toplantıda gelişmemizle ilgili bir kısa özet yapar mısın? Böylece toplantıya katılımın da artmış olur”

diyebilirsiniz. Bu ikinci cümleyi duyan çalışan hem toplantıyı dikkatli dinleyecek, hem kısa bir özet hazırlayacak hem de kendi toplantıya katılımı ile ilgili isteyerek bir geliştirme eylemine girişebilecek. Ayrıca spesifik olmak gereksiz yanlış anlamaları da önler, bu kültürümüzde olan bir şey, yanlış ve olumsuz anlama eğilimliyiz. Müdür olarak ne kadar net olursanız çalışanınız endişe etmeyi bırakarak geliştirebileceği alana odaklanabilecektir.

2. Taze olmalı

Vereceğiniz geri besleme söz konusu olayın hemen ardında olursa bu iki taraf için de iyi olur… Hafızamız bizi sürekli yanıltır, zaman geçtikçe de detaylar flulaşır. Örneğin bir müşteri ziyaretinin hemen arkasından iş arkadaşınıza yapacağınız

“Benim gördüğüm kadarıyla müşterinin sözünü üç defa kestin ve bu onu sinirlendirdi. Önerim bu konuda bir dahaki sefere daha farklı bir yol denemen”

gibi bir geri besleme, olaydan çok sonra “Ahmet de sürekli müşterinin sözünü kesiyor” gibi genel ifadelerden çok daha iyi olacaktır. Belli bir zaman geçtikten sonra geri beslemenin değeri düşüyor, etkinliğini de yitiriyor. Birçok firma “sürekli” geri besleme için çeşitli araçlar geliştirdi, aslında istendiğinde her türlü aktiviteden sonra geri besleme verilebilir.

Burada bir öneri : Bir toplantıdan sonra başka toplantıya girdiniz ama bir arkadaşınıza değerli bir geri beslemeniz mi var, takviminizdeki ilk 15 dakikayı buna ayırın, hemen not alın ve çok zaman geçirmeden kendisiyle konuşun.

3. Hedeflere bağlanmış olmalı

Verilen geri beslemeler karşımızdakinin davranış ve karakter gelişimine olumlu katkı yapabilir ama iş hedeflerine bağlanması çok daha iyi olur. Örneğin haftalık raporunu sıklıkla geciktiren bir çalışanımıza

“Görüyorum ki haftalık raporunu üçüncü defa geciktirmişsin. Biliyorsun ki bu rapor direk satışlarımızı etkiliyor, bu da farklı bölümlerdeki arkadaşlarımızın da gecikmesine yol açıyor.. Gecikmene yol açan sebepleri tartışıp çözmek ister misin?”

diyebilirsiniz. Bu örneğin “Hep raporlar geç geliyor” gibi genel ve havaya söylenmiş bir cümleye göre daha etkili bir sonuç verecekir.

4. Eyleme dönük olmalı

Hedeflere dönük olması kadar geri beslemenin eyleme yol açması da önemlidir. Geri beslemeyi alan çalışan hemen kafasında bir planı düşünmeye başlamalıdır ve bir süre içinde geri beslemenin etkisini herkes görebilsin. Örneğin

“Toplantıda yaptığın sunumda benim gözlemlediğim düşük fiyat grubundaki pazar analizimizin yeterli olmayışıydı, bence veri toplama konusunda iyileştirilecek noktalarımız olabilir. Bu konuda düşünüp bir planla bana geri döner misin, nasıl daha fazla veri toplarız, satış kanalımızı nasıl yönlendirebiliriz, birlikte tartışalım.”

diyebilirsiniz.

5. Doğru dil kullanılmalı

Doğru dil kullanımı sadece geri beslemede değil, tüm iletişimde kritik önem taşıyor. Yine kültürümüzün bir parçası, biz tek bir kelimeye takılıp mesajı kaçırabiliyoruz veya demek istediğimizi çok yüksek dozda, panik halinde ifade etme eğiliminde olabiliyoruz. Unutmamalı ki, dilimiz davranışları ve kültürü direk etkiliyor.

Pixar şirketinde geri besleme sırasında “what if”, “ya böyle olsaydı” kalıbını getirmiş.. “Bu sahnede tüm karakterlerin pozisyonu yanlış.” demek yerine “Bu sahnede ya karakterler şöyle dursaydı” diyorlarmış. Bunu kendi ortamımıza uyarlayabiliriz, negatif bir tek cümle yerine olmasını istediğimizi anlatarak daha etkili geri beslemeler verebiliriz.

6. Kaçınılmamalı

Bazen geri besleme vermek, hele ki karşı taraftan bir negatif reaksiyon bekliyorsanız, zor olabilir ve “aman boşver, banane” demenize yol açabilir. Burada bu tuzağa düşmemek, bu deneyimle size ve geri besleme verdiğiniz kişiye olumlu etki yaratacağınızı düşünerek işe girişmek faydalı olacaktır. Bu aynı zamanda negatif geri beslemeyi “alma”yı öğrenmekle daha da mümkündür. Herkesin herkese uygun geri besleme verebildiği, korkmadan, rahatça fikirlerini belirtebildiği iş ortamlarında büyük olumlu sonuçlara rastlıyoruz.

Burada ironik olan, dürüstçe ve uygun şekilde vereceğiniz bir geri besleme o kişiye ve organizasyona büyük faydalar sağlayabilir, bundan kaçındığımızda aslında hepimiz kaybederiz. Şimdi dönüp kariyerinize bakın, gelişmenize sebep olan ve dürüstçe aldığınız bir geri besleme var mı? Bunu yorum olarak yazabilirsiniz….

Kaynak : https://lifehacker.com/the-six-qualities-of-good-feedback-1776302054

3 Basit Adımda Geri-Besleme

Bu konuya geri dönüşümün sebebi, bir süredir kulak kabartıp dinlememe rağmen, uygun geri besleme sayısı çok düşük, işyerinde duygusallığa kayma potansiyelimiz olduğu için, genelde diyaloglar olması gerektiği şekilde ilerleyemiyor. Fakat basit ve temel üç kuralı adım adım uyguladığımızda ekibimize, yatay iş arkadaşlarımıza ve müdürümüze amaca dönük fayda sağlayacak geri besleme verebiliriz.

Bu üç temel özellik / adım :

  • Spesifik – olgulara dayalı olması
  • Olgun / yetkin olması ve çalışanın gelişmesine odaklanması
  • Sürekli bir süreç olması, tek seferlik bir iletişim olmaması

Geri Besleme Nedir?

Geri besleme aslında gün boyunca, sürekli diyaloglarımızın içine gizlenmiş bir olgudur. Dikkatle dinlersek kendimizi ve etrafımızdaki çalışanları bu diyaloğun içinde bulabiliriz. Bu bazen resmi bir toplantıda da olabilir, kahve alırken küçük gevezeliklerle de karşımıza çıkabilir. Geri besleme pozitif veya negatif olabilir ve bence önemli olan geri besleme verilen kişinin amacına ve gelişimine ne kadar yardımcı olduğudur. Bazen kendimle ilgili geliştirici olmadığını düşündüğüm geri besleme alırım, ancak kenara koyabilirim. Bana hedefime ulaşma yolunda bir açılım, bir düşünme fırsatı, bir yeni davranış teklifi getiriyorsa, o geri beslemeyi daha da istekle ele alırım, uygulamaya çalışırım.

“Yeni Liderler için Kılavuz” kitabının yazarı William Gentry de bu konuda “Geri besleme almak bazen acaip ve acı verici dahi olabilir” diyor. Kendi ekibinize geri besleme vermek onların kendi performanslarını görmeleri açısından tek yol olabilir. Bunu yapmazsanız durumlarını bilemezler ve gelişme yollarını bulamazlar.”

Bu aynı zamanda çalışanların sorumluluklarını netleştirme yolunda müdürler için de eşsiz bir araçtır. Yardımcı geri beslemeler çalışanlara rehberlik eder, müdür ile çalışanın kimyasını olumlu etkiler ve müdürün yönetim başarısını da arttırır.

Bu kitapta önerilen yönteme göre;

Feedback

Spesifik

1. Durum tespiti – Davranışlara odaklanarak bir durumu tespit et… Mesela “Bugün 11’deki toplantıda…” Genellemelerden kaçın, örneğin “Geçen hafta bir sabah… ” çok faydalı olmayabilir.

2. Davranış – Gerçekleşmiş, gözlemlediğin bir davranışı tasvir et, bunu yaparken yargılama, fikir söyleme ve tavsiye vermekten kaçın… Örneğin “Bugün çok kaba davrandın” demek yerine “Bugünkü toplantıda bütçeyi sunmak üzereyken sözümü kestin” diyebilirsin.

3. Etki – Bu davranışın etkisini tanımla. Eğer etki olumlu ise, “Gurur duydum” veya “Beni mutlu etti..” gibi cümleler kullanabilirsin. Örneğin, “Toplantıda sana henüz sorulmadan ihale ile ilgili planını anlatman beni memnun etti.”

Eğer etki negatif ise, “endişe ettim” veya “beni düşündürdü” gibi nispeten yumuşak ifadeler kullanabilirsin. Örneğin, “Bugün toplantıda ben tam bütçeyi sunmak üzereyken sözümü kesmen beni kötü hissettirdi, tüm hikayeyi anlatamayacağım diye endişe ettim.”

Burada önemli olan kendi duygularınızı ve bunun sonuçlarını söylemenizdir, tekrarlamak gerekirse, yargı cümleleri, aşağılama, kötüleme, genelleme faydalı olmaz. Bu şekilde uygun yapılan geri besleme, çalışanın daha dikkatli olmasına veya süreklilik gösteren olumsuz bir davranışını fark ederek düzeltme yoluna gitmesine destek olur.

Olgun

Olgun geri besleme, çalışanı geliştirmeye odaklanmış geri beslemedir. Kitabında Gentry şöyle bir cümlenin yardımcı olabileceğinden bahsediyor : “Sana müdürün olarak bu yorumu iletiyorum, zira seninle ilgili olumlu ve yüksek beklentilerim var.” Bu tür bir cümle çalışanın kendine güveni açısından da olumlu etki yapabilir.

Geri besleme çalışanların “düzeltilmesi” ve “hatalarının ortaya çıkarılması” için değil, “gelişmelerine destek olunması” için yapılırsa faydalı olur.

Sürekli

Yılda bir kez performans görüşmelerinde verilecek geri besleme yerine yıl içinde süreklilik içinde yapılacak karşılıklı iletişim daha etkili olacaktır. İki görüşme arası kısa olursa ve çalışan belli bir davranışa odaklanırsa gelişim göstermesi de daha kolay izlenebilir, çalışan daha istekli ve motive şekilde davranış değişikliğini sergilemek ister. Buna bir istisna, müdürün ve çalışanın farklı görüşlerinden dolayı duygusal bir durumda olmaları olabilir, bu durumda bir süre beklemek, sakinleşmek daha iyi olabilir.

Gentry’nin kitabına buradan ulaşabilirsiniz.

Kaynakhttps://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/hr-pipeline-a-quick-win-to-improve-your-talent-development-process/

Delege ediyoruz ama acaba delege edilen bunun farkında mı?

Geçen haftaki yazımda yöneticiler için bir delegasyon rehberi yayınlamıştım, doğru delege edebilmek için bazı ipuçlarını paylaşmıştım. Bu hafta sürecin “alan” tarafıyla ilgili “empati” yapmak istiyorum, acaba çalışanlar hangi koşullar gerçekleştiğinde istekle görevi alırlar, güçlendirilirler, yetkilendirilirler ve canla başla çalışırlar?

Delegasyon

Gretchen Spreitzer ve Aneil Mishra’nın yaptığı araştırmaya göre insanların “güçlendirilmiş”, “yetkilendirilmiş” (empowered) hissetmeleri için 5 şart varmış,

Yapabilirlik duygusu – “Yapabilirim”

Yöneticiler delege ettikleri görevle ilgili doğru çalışanı seçerken sanırım en fazla bu kritere dikkat ediyorlar, işin düşük kaliteyle yapılmaması, sürekli yöneticinin müdahalesine maruz kalmaması ve sonuç alınması için ekipte o işi yapabilecek olan çalışanı görevlendirmek isterler. Bazen bu “becerikli” çalışan için ek iş yüküne sebep olabilir, bu konuda bazen “her işin verildiği” çalışan fazla yük altında kalıp mutsuz olabilir. Burada aslında önemli olan bir “yardımlaşma ağı” kurabilmektir. İşin sorumluluğunu verdiğimiz çalışanın yol üzerinde sıkıldığı noktada yardım isteyebileceği bir takım arkadaşı var mı? Yöneticiye her an danışmadan ekip kendi içinde sorunu çözebiliyor mu? Böyle bir yardım ağı, senin işin benim de işim yaklaşımı başarıyı arttırır, krediyi paylaştırır.

Kişisel tercih hakkı – “Seçebilirim”

Burada seçen yönetici gibi görünse de aslında ek görev almak isteyen çalışan, veya projede daha fazla söz sahibi olmak istediğini belli eden & ifade eden çalışan “seçim” hakkını da kullanıyor demektir. Aslında yönetici çalışana birden fazla seçenek sunarak seçim hakkını çalışana bırakabilir, bu çalışanın daha güçlü hissetmesine yol açar. Bence bu “hak” pek uygulanmıyor delegasyon sürecinde… daha çok ek görev almak isteyen, bunu belli eden, kendi başarıları ve kariyer gelişimi ile ilgili kendini rahatça ifade eden çalışanlar yöneticinin “görüş alanında” daha sık bulunuyorlar ve ek görevleri daha sık alabiliyorlar. Aslında verilecek görevin içeriğine göre yönetici farklı çalışanları da görüş alanında tutup onların yeteneklerine göre de görev tekliflerinde bulunabilir. Bu onların kendini daha güçlü ve bağlı hissetmesini sağlayacaktır.

Bir etki yaratmak – “Yaptığım iş tüm firma için değerli”

Çalışanlar şirketin toplam hedefine katkılarını bilirlerse ve onunla uyum içinde çalışıyorlarsa şirketlerine bağlılıkları ve iş performansları artar. Bu kar amacı gütmeyen sivil toplum örgütlerinde de sadece karlılık peşinde koşan kurumlarda da böyledir. Özellikle şirketin büyük misyonuna katkıyı çalışana ifade eden yönetici onun istekli katılımını sağlayabilir. Bir çalışan için dünyaya faydalı olunacak büyük bir misyonun parçası olmak büyük bir bağlılık ve motivasyon kaynağıdır. Örneğin Tesla’da çalışan bir mühendis Mars’taki insan yerleşiminin veya elektrikli araç dönüşümünün bir parçası olduğunu düşünerek bir etki yarattığını hissedebilir.

İşi sevmek – “Yaptığım işe bayılıyorum”

İnsan sevdiği işi daha isteyerek yapar, ortaya çıkan sonuçtan da zevk alır. Gönüllü işlerin çoğunluğu böyledir veya böyle olması beklenir. Yapılan istatistiklerde sevdiği işte çalışanların oranının çok düşük olduğundan, hem sevdiği işi yapıp hem de para kazanmanın ne kadar ayrıcalıklı olduğundan bahsedilir. Bence burada büyük genel bir yargıya varmak yerine görevleri küçük parçalar halinde değerlendirebiliriz, örneğin şirketteki ana işinizi yapıyorsunuz, biraz da rutine binmiş olabilir, yeni bir görev eğer bir gelişme imkanı ile birlikte geliyorsa işinizi sevme oranınız da artar.

Güvenlik – “Güvendeyim”

Çalışanların en çok değer verdiği konuların başında iş güvenliği geliyor. Sık sık işten çıkarma haberleri duyuyoruz. Yöneticinin görevlerinden biri, delegasyonu “güvenlik” duygusuyla birlikte vermesidir. Her sabah “işten çıkarıldım mı acaba” diye işe giden bir çalışan işini de güvenle yapamaz, söylentilerin peşine düşer, kendini garantiye almak için normalde yapmayacağı işlerin peşine düşebilir.

Bu şartlara uyan delegasyon süreçlerinin başarı şansının daha yüksek olacağını düşünüyorum.

Esinlenme : https://www.leadershipandchangemagazine.com/involving-and-empowering-others/