Ofiste yeni kurallar – 4 – Toplantılar

Toplantıların nasıl daha etkili ve verimli yapılabileceği ile ilgili birçok makale okumuşsunuzdur, ben de okudum. Burada bahsedeceğim bazı önerileri eminim daha önce duymuşsunuzdur. Bir toplantının nasıl yapıldığı da aslında şirket kültürü ile ilgili bize birçok bilgi veriyor. Toplantı düzenleme ile ilgili temel bilgiler yerleştikçe, şirket kültüründe de olumlu etkileri görülecektir.

9 günlük tatilde şu kitabı “dinledim”.. Çok beğendim, tekrar dinlemeyi, bu defa not alarak, veya satın almayı düşünüyorum. Temel yöneticilik süreçlerinin derli toplu ele alındığı, temiz ve net bir kitap olmuş.

can you hear me now

Denny diyor ki, 4 temel hedefe hizmet etmeyecekse, o işi yapmayın. Ben de bu dört özelliği toplantı organize ederken düşünmeyi öneriyorum. İlk püf noktası bu..

  1. Geliri arttırmak
  2. Yeni müşteri kazanmak
  3. Var olan müşterileri korumak
  4. Maliyeti azaltmak.

Toplantılarla ilgili püf noktaları

  1. Eğer toplantı yukarıdaki 4 ana temel hedefe hizmet etmeyecekse, toplantıyı düzenlemeyin.
  2. Her toplantının bir amacı olmalıdır, bir karara varmak veya bir eylemi veya planlamayı birlikte yapmak gibi… Örneğin bir e-posta ile bildirilebilecek bir “durum güncellemesi” için toplantı düzenlemeye gerek yok.
  3. Genelde yerleşik algının aksine toplantılar etkili düzenlenirse daha kısa zamanda bitirilebilir. Bu da toplantıyı düzenleyenin planlamasına bağlıdır. Bu iç disiplinin yerleşmesi için örneğin bir saat yerine 45 dakikalık toplantılar planlanabilir. Böylece daha çabuk konuya girilen, amacı belli olan, zamana saygı gösterilen toplantılar yapılabilir, böylece saatlerce çalışma zamanı çalışanlara geri verilebilir.
  4. Tam zamanında başlayalım. Sonradan gelenler göze batsınlar. Birkaç defa böyle yapıldıktan sonra “zamanında başlama” geleneği oturmuş olur. Geç kalanlar ortadaki kumbaraya 20 TL atsın gibi hoşluklar da zamanında başlamayı teşvik eder.
  5. Zamanında bitirelim. Tabii bunun çok parametresi var, iyi planlama ile ilgili, toplantı sırasında konunun başka yerlere uçmasını engellemekle ilgili, farklı öneriler veya değerli görüşler geldiğinde bunları kenara not edip toplantının amacına dönmek de çok önemli olabilir. Ancak tüm bu araçları kullanarak toplantının sahibi toplantıyı bıçakla keser gibi bitirirse, yavaş yavaş bu konuda da bir davranış alışkanlığı yerleşmeye başlayabilir. Yine, zamanında bitirilen toplantılar çalışanlara değerli zamanlarını geri verir.
  6. Toplantıda olmaması gereken birini çağırmayın. Bu e-posta’da “cc” yapmaktan daha zarar verici bir davranıştır. Gereksiz yere toplantıda oturan biri birinci maddedeki dört ana temelden uzaklaşmış, örneğin müşterilerini arayabilecekken ilgisiz bir toplantıda oturarak şirket kaynaklarını da boşa harcamış olacaktır.
  7. Toplantının mutlaka bir sahibi olmalı. Zaman yönetimi, katılacakların belirlenmesi, toplantının amacının belirlenmesi gibi işlevler mutlaka biri tarafından üstlenilmeli.
  8. Her toplantıda olabileceği gibi baştaki birkaç dakikayı sohbetle geçirebiliriz, bu gevezelik çoğu zaman olumlu sonuçlar da doğurur. Ama bunu örneğin 5 dakikadan daha uzun sürdürmemek iyi olur.
  9. Eğer katılımcıların belli dokümanları veya sunumları okuyup gelmesini istiyorsanız, en az 3 saat öncesinden göndermeniz yerinde olur. Biliyorum, bizde birçok şey son anda hazırlanıyor, o gösterilecek sunum da toplantıdan ancak 5 dakika önce son halini alıyor. Ancak şunu unutmayın ki, bu ön hazırlığı yap(a)madığınız zaman hem toplantının verimi düşüyor, hem katılımcılar ilk 15 dakika bu dokümanı inceledikleri için toplantı ile ilgilenemiyorlar hem de zaman planlamasında sıkıntı çıkma ihtimali artıyor.
  10. Katılımcı iseniz toplantının salonunda 10 dakika önce bulunun. Toplantı başlayana kadar bir iki e posta okur, ilk gelenlerle sohbet edersiniz. Toplantı saati başladıktan sonra koridorlarda toplantı odası aramak sizin için de toplantı yöneticisi için de iyi olmaz.
  11. Toplantıyı siz yönetiyorsanız ajandayı önceden davetiyenizde veya toplantı başlarken katılımcılara dağıtın. Herkes ne konuşulacağını, ne amaçlandığını bilsin.
  12. Toplantı başında insanlara bakıp okuyacakları bir doküman dağıtmayın. Bunu yaparsanız sizi dinlemeyeceklerdir. Böyle bir durum varsa, o dokümanı önceden göndermek veya toplantı başında sunum sayfası olarak ekrana yansıtmak uygun olacaktır.
  13. Toplantıda e postanızı kontrol etmeyin, cep telefonunuzla ilgilenmeyin. Zor gibi gelse de bu kritik bir kural. Bunu siz yapmaya başladığınızda diğer katılımcılar da yapacaktır. Cep telefonu titremesi toplantılara büyük zarar verebilir.
  14. Toplantıda kısa notlar alın ve güzel sorular sorun. Sorularınızın kalitesi sizin ilgi düzeyinizi ortaya koyacaktır. Toplantıya hazırlıklı gelip, hedefe dönük iyi sorular sorarsanız toplantı yöneticisi ve müdürünüz tarafından da takdir edilebilirsiniz.
  15. Toplantı süresinde ortaya çıkacak “yapılacaklar” listesini not alın… Toplantı sonrası gönderilecek e postada bu notlara ihtiyacınız olacak.
  16. Yapılacaklar (action item) yanına bir kişi adı ve en son bitirilmesi gereken zaman (deadline) yazılmadıkça çoğu kez anlamsızlaşır. Mutlaka kim ve ne zamana kadar sorularının cevaplarını vererek eylem listesini hazırlayın.
  17. Eğer biri çok fazla konuşuyorsa, nazikçe kesin. Mesela “Bu çok doğru bir nokta, fakat önümüzdeki 15 dakikada projenin bundan sonraki adımlarına karar vermeliyiz, bu bağlamda sözü Murat’a vermek istiyorum” diyebilirsiniz.
  18. Eğer toplantıya katılmış, sizce katkı verebilecek ama hiç konuşmamış çalışanlar varsa, onlara da direk söz vererek veya soru sorarak toplantıya katabilirsiniz.
  19. Bir saatten uzun toplantılarda bir “ara” vermek ve e-posta / tuvalet ihtiyaçlarını halletmek uygun olabilir. Örneğin 45 dakika sonra ara verileceğini bilen bir çalışan toplantı sırasında e-postalarına daha az bakma isteği duyabilir.
  20. Katılımcıların vücut dillerine dikkat edin. Kimlerin sıkıldığını, kimlerin orada olmaması gerektiğini düşündüğünü, kimlerin ilgili dinlediğini hemen fark edebilirsiniz. Buna bağlı olarak ara verme veya konuşmayanları / sıkılanları toplantıya “kazandırma” için bazı yollar deneyebilirsiniz.
  21. Son olarak diyelim ki bir toplantı organize ettiniz ve bir sunum yapıyor veya bir konuyu aktarıyorsunuz. Katılımcılardan ikisi aralarında konuşmaya başladılar. Zaman içinde bu durum toplantıyı etkileyecek hale gelebilir. Bu durumda şu sırayla bazı yollar deneyebilirsiniz. Önemli bir nokta, yetişkin insanlar saygıyı hak ederler, hiçbir şekilde kimseye ortaokul öğrencisi gibi davranmamak gerekir:
    1. Yok sayın ve susmalarını bekleyin.
    2. Göz teması kurup susmalarını bekleyin.
    3. Onlara doğru yürüyüp, göz teması kurup susmalarını bekleyin.
    4. Anlattığınız konuyu bir an için durdurup, sessizlik yaratıp herkesin dikkatini toplamasını bekleyin
    5. Bu konuşan ikiliye “siz bu konu hakkında ne düşünüyorsunuz” diye sorun.
    6. Konuşanlardan birinin adını anarak “Meltem sanırım biraz dikkatiniz dağıldı” diyerek geri gelmelerini sağlayın.
    7. Bu durum daha da devam ederse, ara verin ve arada bu kişilerle özel olarak konuşun. Diğer katılımcıların önünde kimseyi küçük düşürmemek önemlidir.

Bu listeye eklenebilecek başka maddeler de olabilir ancak emin olduğum şey, toplantılarımızı daha etkili yaptığımızda toplamdaki verimliliğimiz artacak, bu da daha iyi iş sonuçlarına zemin hazırlayacaktır.

 

 

 

 

 

 

 

Reklamlar

Ofiste yeni kurallar – 3 – e-posta püf noktaları

Ofis ortamındaki yazılı veya sözlü iletişimin kalitesi direk şirket kültürünü etkiliyor ve bu da çalışanların bağlılığını arttırıp azaltabiliyor. Bu bağlamda daha iyi iletişim alışkanlıklarının olduğu şirketlerin çalışanlarının daha bağlı çalışanlar olabileceğini söyleyebiliriz. Çalışan bağlılığının faydalarını da daha önce yazmıştım, bağlı çalışanlar daha iyi sonuçlara ulaşmamızı sağlıyor. Bu bağlamda ofis içi iletişim ile ilgili bazı püf noktaları gözden geçirip uygulanabilecek bazı önerilerde bulunmak istiyorum.

Hangi durumda hangi iletişim metodu kullanılmalı?

Yüzyüze

  1. Beyin fırtınası gerektiğinde
  2. Kişisel veya duyarlı konular konuşulması gerektiğinde
  3. Çalışanın performansı ile ilgili konularda
  4. Gizli diyaloglarda
  5. Kişisel ilişki geliştirmek istediğinizde

e-posta

  1. Tek küçük / hızlı cevap gerektiren sorulara cevap almak için. (artık Whatsapp burayı işgal ediyor)
  2. Bir dokümanı ekleyerek göndermek istediğinizde
  3. Karşı tarafa düşünmek için belli bir süre verebileceğiniz durumlarda
  4. Diyaloğunuzu dokümante etmek istediğinizde. (Bir toplantı sonrası özet göndermek)
  5. Liderden bir mesaj, bir duyuru için

Telefon

  1. Acil durumlarda
  2. İçten ve açık geri besleme almak istediğinizde
  3. Çabuk bir cevaba ihtiyaç duyduğunuzda
  4. Bir konuyu daha ayrıntılı açıklama ihtiyacı hissettiğinizde.

e-posta püf noktaları

  1. Açılıştan sonra “size sorulan bir soruya yanıt vermek” veya “tek bir soru sormak” için e-postanızı tasarlayın.
  2. e-postanın sonunda net bir “son tarih” (deadline) olmalı.
  3. e-postanın “konu” kısmı çok değerlidir.
    • Kısa ve konuyu net ifade etmesi beklenir
    • Proje adı vs gibi referanslar çok yararlı olur
    • Okuyanı direk eyleme yönlendirmesi iyi olur
    • Okuyana e-postanın ne ile ilgili olduğunu anlatması okunmasını kolaylaştırır
    • Başına [Öneri], [Cevap bekleniyor], [Bilgi], [Acil] gibi notların düşülmesi faydalı olabilir.
    • Mesaj tek cümle ise konu kısmına yazılabilir.
  4. e-postayı mümkün olduğu kadar kısa tutun. (Bir A4 sayfası e-posta yazmanız konuya hakim olduğunuzu göstermez)
  5. Yeni e-postalarda referans vermek iyi olur. (Dün akşam görüştüğümüz gibi….)
  6. İstediğiniz eylemi e-postanın başına ve net olarak yerleştirin.
  7. Bir “deadline” varsa belirtin, sadece bilgi vermek için gönderiyorsanız belirtin.
  8. Soruları olabildiğince kesin / net hale getirin.
    • Örneğin “Teklifimiz hakkında ne düşünüyorsun?” demek yerine “Tedarikçiye verdiğimiz 10,000 TL’lik teklif sence de uygun mu?” diye sorun.
  9. Mümkünse madde madde yazın. Powerpoint için değil ama e-posta için madde madde yazmak okumayı kolaylaştırır.
  10. Bazı ifadeler gerçekten önemliyse kalın yazdırabilirsiniz ama abartmayın.
  11. Size bir talep geldiğinde, bir sebepten bunu hemen yapamayacaksanız, kısa bir “e-postanı aldım, cuma akşamüstü sana dönüş yapabilirim” gibi bir not yollayın. Böylece sizden iş isteyen arkadaşınız durumu daha net görebilir ve gerekirse başka çözümler üretebilir.
  12. Mümkünse her zaman en az sayıda kişiye “cc” yapın. cc’deki insan sayısı arttıkça sorumluluk hissi azalır.
  13. Eğer zorunluluk yoksa “reply all” (herkese gönder) yapmayın.
  14. cc’de çok kişi varsa ve bir işi birinden istiyorsanız, direk onun adını vererek net hale getirin.
    • Bununla birlikte Murat raporu güncelleyip cc’deki ekibe yarın sabaha kadar iletebilir misin?
  15. Gereksiz üst üste eklemeler yapmayın.
    • Evet bence de bu fotoğraf çok güzel. (cc’de 26 kişi var)
  16. Bir cevap bekliyorsanız ve sizin için mantıklı bir süreyi aşmışsa sadece tek defalık “hatırlatma” e-postası gönderin. (reminder) Buna da cevap gelmediğinde telefon edin.. Birbiri ardına birden fazla hatırlatma e-postası göndermeyin.
  17. Bir tartışmayı çalıp başka yerlere götürmeyin. Konu kısmındaki tartışmadan uzaklaşıyorsanız yeni bir e-posta başlatın ve göndereceğiniz kişileri yeniden düşünün.
  18. Eğer sizi kızdıran, size saldırı niteliği taşıyan ve çok kişinin de okuyabileceği bir e-posta aldıysanız hemen yanıt vermeyin. Hatta hiç yanıt vermeyin. Bunu yazan kişi ile konuşun. Yanıt verecekseniz de en az 48 saat sonra, düşüncelerinizi yapıcı hale getirdikten sonra yanıt verin.
  19. Unutmayın “gönder” tuşuna bastıktan sonra e-posta artık sizin değildir. Hiç tahmin etmeyeceğiniz yerlere iletilebilir.
  20. Outlook’ta e-postanızın “gönder” tuşuna bastıktan iki dakika sonra gönderilmesini sağlayabilirsiniz. Böylece gönderdikten hemen sonra aklınıza gelecek değişiklikleri veya pişmanlıkları e-posta iletilmeden düzeltebilirsiniz.
  21. Outlook’ta sizin “cc”de olduğunuz e-postaları ayrı bir klasörde görebilirsiniz. İşinizin niteliğine göre size uygun olup olmadığını deneyebilirsiniz.

 

 

Ofiste yeni kurallar – 2 – Delegasyon

Bu blogda kısa vadeli ve anlık konuları yazmıyorum, daha bütünsel daha orta vadeli bir içerik üretme yaklaşımım var. Ancak tabii bu haftayı not etmek gerekir, Türk lirasının değer kaybı tüm işletmelerimizi etkileyecek. Bu gibi durumlarda patronlar tabii ki şirketin devamlılığını düşünürler, daha tedbirli davranırlar, nakit akışını önemserler. Ancak unutulmamalıdır ki bu ani tedbirler sona erince şirketi yaşatacak ve büyütecek yine çalışanlardır. Çalışanların şirketlerine bağlılığını sağlamak ve bunu sürekli hale getirmek kısa süreli ani ekonomik değişimlerden bağımsız, sürekli şirket sahibinin aklında olması gereken bir konudur.

delegation

Themuse.com sitesinin kurucularının yazdığı kitaptan kısa bölümlerle devam etmek istiyorum. Delegasyon… Çok boyutlu bir kavram, bana şunları düşündürüyor:

  • İyi bir lider delegasyonu iyi beceren liderdir.
  • Delege etmek sadece işten kaçmak değil, delete edilene fırsat vermektir.
  • Delege etmek sadece verimlilik değil, sonuçta etkinlik de getirebilir.
  • Delege etmek belli bir konuda daha “odaklanmış” bir çalışma olmasını sağlar.
  • Kuralları net, karşılıklı beklentiler temiz ise delegasyon şirketlerde önemli performans ve verimlilik artışı sağlar.

Kitaptan “püf noktaları” ile delegasyona bakalım.

Sabırlı olun

Delege eden olarak bilin ki, ilk seferlerde delege ettiğiniz iş, o işi sizin yapmanızdan daha uzun süre alacaktır. Bunu bilmekte fayda var… Zaman içinde daha hızlı geri dönüşler alacaksınız.

Merve, ben müşteri görüşmesindeyken, senden satış kanallarımızla ilgili raporu hazırlamanı rica ediyorum. Biraz araştırman, ekiple görüşmen ve yeni yaratıcı fikirlerle gelmeni bekliyorum. Bu süreç normalden biraz fazla sürebilir, bu yüzden biraz daha erken başlıyoruz.

Yapmaktan nefret ettiğiniz işler için delegasyon yapmayın

Delegasyon sadece sizin “yapılacaklar” listenizden bazı işleri başkalarının listelerine yollamak değildir. Sizin yapmamanız gereken işleri başkalarına vermektir. Örneğin şirket içi iletişimi ekibinizden birine verip sadece şirket dışı iletişimi siz üstlenecekseniz, bu olabilir, fakat bunu sadece “iç iletişim”den nefret ettiğiniz için yapıyorsanız, kötü etkilerini görebilirsiniz.

Doğru kişileri seçin

Delege ettiğiniz kişinin işi becerebileceğinden emin olun. Dahası ekibinizdeki insanların yetenek ve becerilerine göre işleri kategorize ederek delege edin…

Murat, senin maliyetlerle ilgili bilgin ve duyarlığın olduğunu düşünüyorum. Bu bağlamda önümüzdeki çeyrek için hazırlayacağımız maliyet düşürme programının sorumluluğunu sana vermek istiyorum. Daha önce bu konudaki önerilerini hatırladığımda senin doğru kişi olduğunu düşündüm. Projenin üzerinden geçmek için bir toplantı yapalım mı?

Neden delege ettiğinizi açıklayın

İşi delege edeceğiniz kişiye bunu yaparken neden onu tercih ettiğinizi açıklayın. Bu delegasyonun çalışana getirebileceğini düşündüğünüz gelişme imkanını da belirtin. Çalışanlar her delegasyonda gelişme fırsatı görürlerse daha istekli ve bağlı çalışırlar.

Mine, yapmakta olduğun projeye ek olarak, bir sonraki projenin planlama sürecinde aktif rol almanı istiyorum. Bence planlamayı da öğrendiğinde proje müdürü olarak işine daha hakim olacaksın. Seninle konuştuğumuz kariyer yolunda bence bu ek iş sana büyük fayda sağlayacak. Katılıyor musun?

Kesin / ayrıntılı olun

İşle ilgili net olun, ne yapılacak, sonuçta ne bekleniyor, zaman planlaması nasıl… Siz netlikten uzaklaşırsanız çıkacak sonuç da daha riskli negatif sonuçlar verebilir.

Mustafa, ürünümüzü kullanan müşteri görüşlerini almak üzerine planladığımız projede yürütücü sorumluluğu sana vermek istiyorum. Bu çalışma sonunda en az kullanıcılarımızın %20’sinin kapsamlı görüşlerine ulaşmak istiyoruz. Hedef süremiz bir ay ve süreç içinde zamanlamayı tartışabiliriz. Buradan gelecek müşteri görüşleriyle en az 3 tane iyileştirme projesinin çıkmasını hedef olarak düşünüyorum.

Bilgilendirme / eğitim verin

Delegasyon sadece bir işi birine atamak değil, çalışanın o işi tam yapabilmesi için ona öğrenme imkanları sağlamayı da içerir. Basit şekilde, “siz yapın o izlesin”, “birlikte yapın”, “şimdi çalışan yapsın”.

Ara toplantılar yapın

Proje veya iş süresince mutlaka aralarda toplantılar ayarlayarak gidişatı tartışın, hen siz beklentilerinizi paylaşın, hem de çalışanın karşısına çıkan problemleri gözden geçirin.

Melis, sana verdiğim fiyatlandırma işinde, sürenin tam yarısı geçti. Bu toplantıda neler yaptın, nerelerde sıkıntı görüyorsun, yardım ihtiyacın var mı, şu ana kadar elde ettiğin ve benimle paylaşmak istediğin sonuçlar var mı, konuşalım…

Mikro yönetim yapmayın

Delege edip, beklentilerinizi net ifade ettikten ve eğitim verdikten sonra geri çekilin. Zor olabilir ama “bırakın”… Çalışanınız işi sizin yapacağınızdan farklı şekilde de yapabilir, bu da olabilir. Çalışana belli bir bağımsızlık verin.

Geri besleme verin

İşin sonunda geri besleme verin. Bu hem çalışanın performansını anlamasını ve ilerletmesini sağlar hem de diğer çalışanlar için örnek olur.

Mert, satış ekibinin eğitimi ile ilgili projede şu ana kadarki çalışmandan memnunum. Özellikle dünkü toplantıdaki sunumun çok etkiliydi. Bence satış ekibinin ihtiyacı olan eğitimi belirlemek için bazı kişilik envanter çalışmalarını araştırmak isteyebilirsin. Böylece birlikte koyduğumuz hedefe ulaşabilir ve sonuçlarımızı ölçebiliriz. Bir sonraki toplantıda bunu tartışalım mı?

Teşekkür edin

Değer yarattığı için çalışanınıza teşekkür etmeyi unutmayın. Bilin ki, çalışanlar gönülden bir teşekkür ile değer verildiklerini sezebilirler.

 

 

 

 

 

Ofiste yeni kurallar – 1 – Hatanızı sahiplenmek

Uzun süredir themuse.com sitesini takip ediyorum, sadece kariyer önerileri değil, iş yerindeki her türlü durumla ilgili öneriler, örnekler veren güzel makaleler yayınlıyorlar. İki genç girişimcinin kurduğu bir şirket themuse.com ve ABD’de kariyer tavsiyesi veren çözümler ekosisteminde kendilerine bir yer edindiler.

Sitenin kurucuları Alexandra Cavoulacos ve Kathryn Minshew geçen senenin sonunda bir kitap yayınladılar, adı “The New Rules of Work”.. Bu kitap bir profesyonele sadece kariyer yolculuğuna dair önerilerde bulunmakla kalmıyor, aynı zamanda iş yerindeki “yeni” davranış biçimlerine dair de tespitler var. Şirketlerin iç kültürünün çalışanların bağlılığına ve performansına ne kadar katkı sağladığını biliyoruz, bu bağlamda bu kitaptan bazı bölümleri paylaşmak istiyorum. Buna da “işyerindeki çelişkileri yönetmek” bölümündeki “Hatanıza sahip çıkın” bölümünden başlamak istedim.

The new rules of work

 

Hatalar, gecikmeler hep olur.. Bazen bizi utandırma ve kötü duruma düşürme potansiyeli taşır, bu da ek stres ve kaygı yaratabilir. Bazen “kimse fark etmez” diye düşünme yoluna gidebiliriz ama aslında iş yerindeki saygınlığınızı arttıracak daha iyi yollar olabilir.

Hemen hatanızın sorumluluğunu alın. O anda kendinizi kötü hissedebilirsiniz fakat yapacağınız en iyi hareket bunu doğru kişilere zaman yitirmeden iletmenizdir. Bunu yapmazsanız daha sonra daha da kötü bir durumla karşılaşabilirsiniz.

Hatanızdan etkilenebilecek kişileri belirleyin ve onlara ulaşarak net bir biçimde hatanızı, bunun nasıl ve neden oluştuğunu ve düzeltmek için hangi adımları atmakta olduğunuzu belirtin. Eğer hatanız müşterinin üst düzey yöneticilerini dahi etkileyebilecek bir hataysa örneğin o zaman müdürünüzden yardım istemeniz yerinde olur.

Bir diğer önemli konu da hatanızın örneğin şirketi batıracak kadar büyük olmadığının bilincinde olmanız, sakin ve net biçimde tüm resmi düşünerek iletişiminizi yönettiğinizde daha olumlu sonuçlar alabilirsiniz.

Diyelim bir pazarlama aktivitesi için firmayla yeteri kadar erken görüşmediniz ve bu yüzden güzel bir etkinlik mekanını kullanma imkanınız kalmadı..

Abartmayın

Herşeyi berbat ettim! Şimdi aktiviteyi mümkün değil yapamayız! Herşey benim yüzümden oldu! Çok özür dilerim, herhalde benden nefret ediyorsunuzdur şimdi!

Suçu başka taraflara yönlendirmeyin

Herşey legal bölümle ilgili aslında… Bana zamanında onayı iletmediler, ben de o yüzden zamanında anlaşmayı imzalayamadım.

Özür olmayan özür dilemeyin

Orası zaten bizim aktivitemiz için en uygun yer değildi …

Pasif – agresif olmayın

Legal bölümün bu kadar peşlerinde koşup istediğimi almak için onları yüz kere aramam gerektiğini bilmiyordum.

Gerçekleri objektif olarak belirtin ve çözüm adımlarından bahsedin.

Kontratı zamanında imzalamak için gerekli takibi yapmadım. Bu aktivite salonunu benim hatam dolayısıyla kaybettiğimiz için üzgünüm. Alternatif salonlara bakmaya başladım ve sizlerle paylaşmak için elimde birkaç alternatif var.

Bu yaklaşım durumun farkında olduğunuzun, üzgün olduğunuzun ve çözüm için çabaladığınızın anlaşılmasını sağlar.

Son bir öneri : Özür dilemeniz gereken bir durum olduğunda bunu yüzyüze yapmaya gayret edin, bu hem aranızdaki iletişim açısından hem de mesajınızın doğru iletilmesi açısından önemlidir.