Liderlere Çalışan Bağlılığını arttıran 9 öneri

Çalışan bağlılığının en önemli parametrelerinden birinin liderlik becerileri gösterebilen bölüm / şirket yöneticileri olduğunu biliyoruz, yapılan çalışmalarda çalışanların %70’inin bağlılığında yöneticisi direkt etkili oluyor. Bu bilgiyi aklımda tutarak kendine bağlı bir ekibi olan yöneticilere ekibinin bağlılığını arttırma yolunda bazı önerilerim var..

1. İşe başlama sürecinin harika olmasını sağlayın

İşe başlama süreci aslında İK’nın sorumluluğunda gibi bilinse de öyle olmayabilir. Yeni bir çalışanın şirkete ve bölüme katılması o çalışanın zaten yukarıda olan bağlılığını uzun zamana yaymasına yardımcı olabilecek bir fırsat olarak da görülebilir. Yeni katılan çalışan ilk günden itibaren şirket ve bölüm kültürünüzle ilgili algı yaratmaya başlayacaktır, bunu nasıl daha olumlu hale getirebilirsiniz?

  • Rol ile ilgili net bilgiler
  • Şirket içi mentör atanması (buddy de deniyor)
  • İlişkide olacağı iş arkadaşları ile 1:1 toplantılar
  • Bir hoşgeldin paketi
  • Bir küçük hoşgeldin partisi
  • Yeni başlayanlar için bir grup oluşumu
  • Geç saatte başlama veya Cuma başlama imkanı
  • Müdürü olarak çalışanı belli insanlarla tanıştırma

2. Güçlü özellikler analizi yapın

Bir şirkette ve grupta başarı, o şirket veya gruptaki insanların her birinin en güçlü yanlarını ortaya koyabilme imkanları ile doğru orantılıdır. Bu bağlamda yeni katılan bir çalışana bir güçlü yanlar analizi yapmak çok değerli olabilir. Böylece çalışanın hangi özelliklerini daha çok kullanabileceğinizi, hangi hazır yetkinlikleri hemen devreye alınabileceğini, hangi tecrübelerin şirkete süratle katkı sağlayabileceğini, hangi müşteri ilişkilerinin yeni çalışanla birlikte gelişebileceğini tespit etme imkanınız olur. Bu analizle birlikte yeni çalışanın kendine koyduğu hedefleri, iletişim tercihleri, iş dışı dünyası ile ilgili de edinebileceğiniz bilgiler çok faydalı olur. Bu şekilde bir analizle karşılaşan çalışanın algısı da pozitif olarak güçlenir.

3. Motive eden bir koç olun – “idare eden” bir müdür değil

Çalışanlar sizden lider olarak sadece “talimat” istemiyorlar, kendi güçlü yanlarını ortaya koyabilecekleri, kendi özgür iş yapma biçimleri ile çalışabilecekleri bir ortamı istiyor, özlüyorlar. Bir müdür olarak çalışanınıza bir koç / mentör olarak yaklaşabiliyorsanız, çalışanınızın bağlılığını arttırıyorsunuz demektir. Bağlı olmayan çalışanların %85’i müdürlerinden yeteri kadar yönledirme, danışmanlık ve koçluk almadıklarını bildirmişler.

4. Çalışanlarınızın görüşlerini sorun

Her bir çalışanınız size yardımcı olabilir. Ekibinizin yardımını istemek bir müdür olarak sizi yüceltir. Güçlü oldukları konularda çalışanlarınızın desteğini almak ve bunu takdir etmek çalışanlar için çok değerlidir. Örneğin, üst yönetime yapacağınız sunumu bir çalışanınıza gönderip fikrini sorun. Geliştirdiğiniz yeni çalışan bağlılığı fikrini önce çalışanlarınıza sorup görüşlerini alın. Bir sonraki strateji toplantısı ile ilgili tavsiyelerini dinleyin. Çalışanlarınızın görüşlerini almak, görüşlerine saygı duymak ve kendi süreçlerinizde bu tavsiyeleri kullanmak çalışanlarınızın “beni dinliyor” duygusunu güçlendirir ve çalışan bağlılığını arttırır.

5. Çalışanlarınızın iş-özel hayat dengesi kurmasına destek verin

Türkiye’de genel olarak konuşmak gerekirse, çalışanların çok “işi” var, ofisten geç çıkmalar çok yaygın, yılın belli dönemlerinde aşırı yoğun çalışmak gerekiyor. Birçok şirkette maliyetleri kısma gereğinden dolayı bir çalışan kapasitesinin çok üzerinde çalışmak zorunda kalabiliyor. Ekibinizin iş yükü ile çalışanlarınızın çalışma saatleri ve maliyet dengesini bulmak müdür olarak sizin işinizdir. Çalışanlarınız belli bir iş-özel hayat dengesini sağlayabildiklerinde daha verimli çalışırlar, daha bağlı olurlar. Bu bağlamda her çalışanın ailesiyle veya hobisiyle geçirmesi gereken zamana saygılı olmak, bu konuyu “iş yükü dağılımı” açısından ele alıp çalışan planlamasını buna göre yapmak, çalışanlar arasında iş yükü dengesizliğini azaltmak, verimlilik araçları ile daha az zamanda daha etkin çalışılmasını teşvik etmek müdürün sorumluluğundadır. Bu sorumluluğu beceri ile yerine getirdiğinizde iş özel hayat dengesi daha sağlıklı kurulmuş çalışanlar ile daha iyi iş sonuçlarına ulaşabilirsiniz.

6. Lider olarak hatalarınızı avantaja dönüştürün

Liderler kötü karar aldıklarında veya hata yaptıklarında, aslında “güven”i arttırmak için önemli bir fırsat yakalamış olurlar. Özgün olmak ve kırılgan olmak en iyi yöntem olabilir. Hataları olmamış gibi halının altına süpürmek, daha kötüsü ekibinizi suçlamak güven ortamını yaralar. Yöneticinin kırılganlığını ortaya koymasının çok sayıda faydasından bahsetmiştim. Kaybedilen bir proje, kötü bitirilen bir kampanya ardından açık ve dürüstçe yapacağınız bir analiz hem güveni arttırmak hem de insani yönünüzü gösterip çalışanlarınızla bağ kurmak açısından faydalı olur.

7. Ayrılan çalışanlar için hoşçakal partisi düzenleyin

Değerli bir çalışanınız başka bir fırsat dolayısı ile ayrılıyorsa, neden bu olayı bir hoş anıya dönüştürmeyesiniz ki? Bir parti organize edin, çalışanlarınız ayrılan arkadaşları ile ilgili konuşsunlar, bir veda düzenlesinler. Ayrılan çalışanınızın katkılarından bahsedip teşekkür edin. Bu yaklaşım şirketteki diğer çalışanlarınızın da emeklerinin takdiri konusunda olumlu düşüncelere gelmesine yardımcı olacaktır. Takdir edilmek çalışan bağlılığının en önemli parametresidir, bu bağlamda bir hoşçakal partisi harika olur!

8. Geri bildirimin doğal olduğu bir kültür yaratın

Çalışanlar geri bildirim verdiklerinde onların “başına kötü bir şey gelmeyeceğini” bildikleri ortamlarda daha bağlı ve istekli çalışırlar. Bu “geri bildirimin” doğal olduğu, çalışanların doğru geri bildirim yöntemlerini bildiği ve uyguladığı ve güven duygusunun hakim olduğu şirket kültürü içinde olabilir. Geri bildirim insanlarla ilgili değil, olay ve davranışlarla ilgili olursa, amacı bir insanın algısına zarar vermek değil şirketin başarısını arttırmak amacında olursa bu güven ortamı sağlanabilir. Her çalışanın geri bildirim verme konusunda farklı “rahatlık” düzeyi olabilir, bunu da bilip ona göre bir ortam yaratmak önemlidir. Uygun geri bildirimlere saygılı olmak ve sonrasında bazı eylem planları ile geri bildirimi değerli kılmak kültürü geliştirir. Müdür olarak çalışanlarınızın geri bildirim verme ve alma davranışını bilmek ve buna göre iletişimde olmak liderlik becerilerinizi arttırır.

9. Çalışanlarınızın takdir görme eğilimini bulun

Takdir çalışan bağlılığı için kritik önem taşıyor, fakat her çalışanın bu konudaki eğilimi de farklı olabilir. Her çalışanınızın nasıl takdir edilmek istediği ile ilgili bilgi edinmek için zamanınızı ayırın. Bazı çalışanlar herkesin önünde, herkesin görebileceği biçimde takdir görmek isterler. Bazıları düzenli olarak görüşmeler ve bu sırada iyi yaptıklarını sizden duymak isteyebilirler. Bazıları yazılı küçük bir nottan mutlu olabilir. Her bir çalışanınızın takdir edilme isteğini / yöntemini bilmek size önemli bir beceri kazandırabilir.

Bu liste çok daha uzayabilir ama bu 9 maddeye bakmaya ne dersiniz?

Reklamlar

Geri Bildirim sürecinden korkuyu kaldırmak

Bu blogda bağlı çalışanların artacağı bir kültür yaratırken geri bildirim vermenin öneminden, daha doğru geri bildirim verme püf noktalarından ve geri bildirim verirken kaçınmamız gereken noktalardan söz etmiştim. Bugün yapıcı geri bildirimlerin rahatça verilebildiği şirket kültürüne ulaşma yolundaki en büyük engel olan geri bildirime bağlı korkudan ve bundan nasıl kurtulunabileceğinden bahsetmek istiyorum.

 

feedback fear

Geri bildirim kendi içinde korkutucu bir etkiye sahip, veren için de alan için de… Üst düzey yöneticiler dahil geri bildirim genelde “olumsuz” ifadelerle eşleştiriliyor ve mecburiyet olmadıkça kaçınılıyor. Şirketler bazı araçlar geliştirseler de çalışan ve lider arasındaki bu geri bildirim döngüsü genelde bu sebeplerden çalışmıyor. Yapılsa da suya sabuna dokunulmadan “yapıldı” imzası alınarak geçiştiriliyor. Bu konuda takım yöneticilerinin eğitiminin de yeterli olmadığını gözlemliyoruz. Aslında böyle olması gerekmeyebilir. Olumlu ve korku barındırmayan geri bildirim kültürünün yaygınlaşması takım performansı ve çalışan bağlılığını artırır.

Geri Bildirimi sorunları anlama ve çözme için bir araç yapın

Şirketinizdeki geri besleme sürecini ve sorunlarını anlamak için öncelikle bir teşhis yapmak yerinde olur. Şirketinizdeki çalışan ve takım liderleri için şu sorulara nasıl cevap veriyorsunuz ?

  • Her iki yönde geri bildirim ne sıklıkta paylaşılıyor?
  • Düzenli geri bildirim çalışanlar, ekip liderleri ve üst yönetim tarafından teşvik ediliyor mu?
  • Çalışanlar geri bildirim verirken rahatlar mı?
  • Çalışanlar geri bildirim alırken rahatlar mı? Ekip liderleri ve üst yönetim bu konuda ne durumda?

Bu sorulara alınacak cevaplara bağlı olarak şu devam soruları ile sorunun temeline inebilirsiniz..

  • Eğer çalışanlar ger bildirim verirken rahat değilse, neden?
  • Ekip liderleri gelişim üzerine olan diyalogları takip ediyorlar mı?
  • Bağlılığa etki eden problemlerle ilgili eyleme süratle geçiliyor mu?
  • Tüm sürecin sıkıntılı olmasına dair duyduğunuz hikayeler var mı?

Bir lider veya insan kaynakları yöneticisi olarak bu soruların yanıtlarını bilmek çok önemlidir. Böylece hem sürecin nerede takıldığını görebilir, çalışan bağlılığına etkisini ortaya çıkarabilir, hem de organizasyonla ilgili değerli geliştirilecek konuları ortaya çıkarabilirsiniz.

Sürekli ve yapıcı geri bildirim için bir ortam yaratın

Etkin geri bildirim ve bu bildirimin uygun şekilde alınması arkasında bir plan ve strateji varsa daha anlamlı olur. Ortaya konan her geri bildirim mekanizması insan kaynakları ve liderlik ekibi tarafından anlaşılmalı ve geri bildirimi verecek ve alacak çalışanlara önceden bildirilmelidir.

Çalışan bağlılığı anketleri ve performans değerlendirme süreçlerinin benzer amacı çalışanların bağlılığını ve mutluluğunu arttıracak süreçler yaratmaktır. Çalışan bağlılığı anketleri çevresel ve ekiplere dair çalışanların sıkıntılarını ortaya çıkarabilirken performans değerlendirme süreçleri çalışanlara gelişmeleri ve işlerini daha iyi yapabilmeleri için olanaklar sunmalıdır. Bu süreçlerin anlamının çalışanlara anlatılması sürecin yargılama, aşağılama, suçlama gibi hissedilmesini azaltıp bir gelişim aracı olarak görülmesini kolaylaştırabilir.

Ekip liderlerine iki yönlü geri bildirim verme ve alma ile ilgili bilgi ve bir yönlendirici bilgi verilmesi çok değerlidir. Sorulacak ve takip edilecek konuları kısa bir liste ile ekip liderlerine vermek etkili olabilir. Bu diyaloglar yargı ve suçlama dışında ve verilere dayalı ve dürüst bir iletişimi teşvik etmelidir.

Olumlu Geri Bildirim Hikayelerini paylaşın ve takdir edin

Bilindiği gibi, ödül verilen ve takdir edilen davranışlar tekrarlanır. Bu bağlamda geri bildirimlerle ilgili gördüğünüz olumlu örnekleri paylaşıp çalışanlara ve ekip liderlerine ödül vermeyi düşünebilirsiniz. Ekip liderleri geri bildirim aldıklarında nasıl olumlu geri dönüş sağlayacaklarını bilmeliler ve bunu yaptıkça da üst yönetimin ödüllendirmesi olumlu etki yaratacaktır.

Mümkün olduğunda, rutin paylaşımlar sırasında üst yönetici olumlu bir geri bildirim ve gelişme hikayesi anlatırsa “hayatın içinden” gelen bu hikaye çok büyük etki yaratabilir. Biliyoruz ki gerçek hayattan davranış örnekleri çalışanların en çok olumlu tepki verdikleri davranışlardan biridir.

Geri bildirim verirken “sebebini” unutmayın

İyi niyetli olsa bile çalışanlar için geri bildirim vermek zorlayıcı ve korkutucu olabilir. Eğer çalışanların birbirine net, davranışa dayalı, yargılamayan ve geri bildirim verildiğinde bir olumsuz sonucun oluşmayacağı bir ortam yaratılırsa, kültür dönüşmeye başlar. Bunun yollarından biri de, geri bildirimin sebebinin netleştirilmesidir. Geri bildirim ekiplerin ve çalışanların gelişmesi için verilmelidir, kişiliğe değil davranışa odaklanmalıdır. Doğru yapıldığında çalışanlar ve liderler için en güzel hediyedir.

 

 

 

 

 

 

Kaynak : https://www.forbes.com/sites/jimbarnett/2018/12/21/taking-the-fear-out-of-feedback/

Geri beslemeyi alabilmek

Bu blogda birkaç defa “geri besleme” üzerine yazılar yazdım, odaklandığım konu genelde geri besleme vermek, iyi bir geri beslemenin özellikleri, geri beslemenin etkinliği üzerineydi. Hatırlamak gerekirse,

https://calisanbagliligi.wordpress.com/2018/07/29/iyi-geri-beslemenin-6-ozelligi/

https://calisanbagliligi.wordpress.com/2018/06/17/3-basit-adimda-geri-besleme/

https://calisanbagliligi.wordpress.com/2018/01/14/geri-besleme-verirken-bunlari-yapmayin-10-yaygin-tuzak/

Sürecin olumlu olarak tamamlanabilmesi ve geri beslemenin etkinliğinin gerçekleşmesi için tamamlanması gereken bölüm, geri beslemenin alıcısının davranışıdır. Çok farklı şekillerde geri besleme alan insanlar gördüm, gözlemledim. Kendine güven, yaptığı işe inanç, kişiliğine saldırı algısı gibi birçok parametreye göre değişmekle birlikte, sürecin olumlu ilerlememesinin önemli sebeplerinden biri de geri beslemeyi alan çalışanın ne yapacağını bilememesi, geri beslemeyi verenin niyetini okuyup farklı sonuçlara varması, kişiliğine saldırı gibi algılaması, geri beslemeye katılmayıp tamamen yok sayması olabilir.

Bu yazıda da kısaca geri beslemeyi alan çalışanlara bazı önerilerde bulunmak istiyorum.

Egonuzu bir kenara bırakın

Önce siz doğru yorumu yapın, gelen geri besleme sizin kişiliğinizle ilgili değil, sizin işiniz veya davranışınızla ilgiliydi. Kişisel almayın. Rencide olmayın. Eğer hayatınız boyunca size gelen eleştirileri kişisel alıp kendinize hakaret olarak değerlendirirseniz ölene kadar rencide olursunuz.

Pozitif davranış gösterin

Geri bildirimi kendi gelişiminizde bir ara basamak olarak görmeye çalışın. Eğer içeriği anlamlı buluyorsanız, geri besleme veren kişinin bunu samimi olarak sizin ilerlemeniz için yaptığını da düşünüyorsanız, o zaman içeriğe yoğunlaşın. Birkaç ilerleme noktası veya eleştiri varsa, birine odaklanın. Bir dahaki fırsatta eleştiri üzerine davranışınızı değiştirebileceğinizi gösterin. Tekrar etmekte fayda var, ancak ve ancak bu geri beslemeye inanıyorsanız, gerçekten sizi ilerleteceğini düşünüyorsanız ve siz de aslında bu konuda fikirlere sahipseniz bir tek konuya odaklanarak davranış değişikliğine gidebilirsiniz.

Anda ve kendinizde kalın

“Mindfulness” yükselen bir trend, çok takipçisi var. Temelde anda kalmayı, kendinize odaklanmayı, pişmanlık ve kaygıdan uzaklaşmak için alıştırmalar yapmayı, zihninizin dizginlerini ele geçirme yollarını öneriyor. Böyle bir geri besleme durumunda da anda kalmayı denemek faydalı olabilir. Sadece söylelene odaklanmak, sadece kendinize ve ortamınıza dikkat kesilmek, sadece gelen geri beslemeyi ve onun işaret ettiği davranışa odaklanmak iyi olabilir. Bu aynı zamanda gereksiz teoriler üretmenize, gereksiz ek anlamlar çıkarmanıza da engel olabilir. Biliyorum zor ama denemeye değer.

Alışılmamış bir davranış geliştirin

Geri beslemeyle ilgili düşünün, acaba daha önce denenmemiş, farklı ve yenilikçi nasıl bir davranış geliştirebilirsiniz. Geri besleme verene ek sorular sorun, daha ayrıntıya girin. Daha dipten bilgiler & görüşler aldıkça şu soruyu sorun: “Bu geri besleme anlamlı mı, geçerli mi ki?” Buna vereceğiniz olumlu yanıt sizi yeni davranış geliştirmeye doğru götürecektir.

 Geri çekilip büyük resme bakın

Aldığınız geri beslemeyi daha büyük bir resim içinde de değerlendirin. Bu sadece o toplantıyla ilgili değil, sizin şirketteki konumunuz ile de ilgili olabilir. Kendi tepkinizi değerlendirin. Eğer kırıldım, kızgınım, haksızlığa uğruyorum cümleleri kafanıza üşüşüyorsa, tüm seçeneklerinizi tekrar değerlendirin ve bu konuya örneğin bir gün sonra yeniden dönün. Kızgınken, kendinizi kurban gibi görmekteyken ani tepkiler vermeyin, bu çoğunlukla uzun vadede zararınıza olur.

Geri beslemeyi tamamen yok sayın

Böyle durumlar da olabilir. Eğer geri beslemeyi sizi geliştirmek değil küçük düşürmek, kişiliğinize saldırıp sizin kendinize güveninizi azaltmaya dönük bir eylem şeklinde değerlendiriyorsanız, ve bunda eminseniz, tamamen yok saymayı deneyin. Bir dahaki sefere bu tür bir yaklaşıma karşı da hazırlığınızı yapın.

Oradan uzaklaşın

Eleştiriyi alın, cebinize koyun ve oradan uzaklaşın, hemen tepki vermeyin. Sakince düşünüp eleştiren ile eleştiriyi birbirinden ayırın. Böyle yaptığınızda davranışınızla ilgili eleştiriyi daha net bir şekilde değerlendirebilirsiniz. Ani duygusal tepkilerinizi bir yürüyüş ile bir kenara bırakabilirsiniz. Mantığınızla içeriği tekrar düşünüp ona göre tekrar konuşmaya dönebilirsiniz.

Unutmayın, diğer insanların sizin hakkındaki yorumlarını ve söyleyeceklerini kontrol edemezsiniz, fakat kendi cevabınızı tasarlayabilirsiniz. Kritik nokta “tepki” göstermek yerine “tasarlanmış davranış” geliştirmektir.

Kaynak & ilham : https://happyproject.in/handle-criticism/

 

İyi geri beslemenin 6 özelliği

Çalışan bağlılığı ile ilgili araştırdıkça görüyorum ki, ofis içindeki iletişim birçok sorunun kaynağı ve şirket kültürünün belirleyici özelliği… Liderin ekibiyle, müdürlerin aralarında ve ekipleriyle iletişimi “iklimi” belirliyor ve “işin yapılma” biçimini belirliyor. Bu yüzden seviyeden bağımsız bir biçimde çalışanların birbirlerine geri besmele vermelerini önemsiyorum ve bu konuda yazılar yazdım. Bu konuya devam etmek istiyorum zira, çalışanlar birbirlerine doğru biçimde geri besleme verdiklerinde ortamın iyileşeceğini, hedeflere doğru eylemlerin keskinleşeceğini, çalışanların birbirlerine destek oldukları pozitif bir ortamın oluşacağını düşünüyorum. Bu iş dışı gönüllü veya kazanç amaçlı olmayan aktivitelerimizde de geçerli bence.

feedback 2

İyi & etkili geri beslemenin 6 özelliğinin üzerinden geçelim… Kendi ofisinizde, çevrenizde, İK müdürü iseniz çalıştığınız bölümde bu özelliklerden kaçı hayata geçiriliyor?

1. Spesifik olmalı

Genel ifadeler bizi “politik olarak doğru” noktada tutabilir fakat ne kadar net, ne kadar spesifik olursak geri beslemeyi alan kişi o kadar faydalanabilir. Örneğin, “Toplantılarda seni sessiz görüyorum” ifadesi yerine

“Önümüzdeki hafta yapılacak toplantıda gelişmemizle ilgili bir kısa özet yapar mısın? Böylece toplantıya katılımın da artmış olur”

diyebilirsiniz. Bu ikinci cümleyi duyan çalışan hem toplantıyı dikkatli dinleyecek, hem kısa bir özet hazırlayacak hem de kendi toplantıya katılımı ile ilgili isteyerek bir geliştirme eylemine girişebilecek. Ayrıca spesifik olmak gereksiz yanlış anlamaları da önler, bu kültürümüzde olan bir şey, yanlış ve olumsuz anlama eğilimliyiz. Müdür olarak ne kadar net olursanız çalışanınız endişe etmeyi bırakarak geliştirebileceği alana odaklanabilecektir.

2. Taze olmalı

Vereceğiniz geri besleme söz konusu olayın hemen ardında olursa bu iki taraf için de iyi olur… Hafızamız bizi sürekli yanıltır, zaman geçtikçe de detaylar flulaşır. Örneğin bir müşteri ziyaretinin hemen arkasından iş arkadaşınıza yapacağınız

“Benim gördüğüm kadarıyla müşterinin sözünü üç defa kestin ve bu onu sinirlendirdi. Önerim bu konuda bir dahaki sefere daha farklı bir yol denemen”

gibi bir geri besleme, olaydan çok sonra “Ahmet de sürekli müşterinin sözünü kesiyor” gibi genel ifadelerden çok daha iyi olacaktır. Belli bir zaman geçtikten sonra geri beslemenin değeri düşüyor, etkinliğini de yitiriyor. Birçok firma “sürekli” geri besleme için çeşitli araçlar geliştirdi, aslında istendiğinde her türlü aktiviteden sonra geri besleme verilebilir.

Burada bir öneri : Bir toplantıdan sonra başka toplantıya girdiniz ama bir arkadaşınıza değerli bir geri beslemeniz mi var, takviminizdeki ilk 15 dakikayı buna ayırın, hemen not alın ve çok zaman geçirmeden kendisiyle konuşun.

3. Hedeflere bağlanmış olmalı

Verilen geri beslemeler karşımızdakinin davranış ve karakter gelişimine olumlu katkı yapabilir ama iş hedeflerine bağlanması çok daha iyi olur. Örneğin haftalık raporunu sıklıkla geciktiren bir çalışanımıza

“Görüyorum ki haftalık raporunu üçüncü defa geciktirmişsin. Biliyorsun ki bu rapor direk satışlarımızı etkiliyor, bu da farklı bölümlerdeki arkadaşlarımızın da gecikmesine yol açıyor.. Gecikmene yol açan sebepleri tartışıp çözmek ister misin?”

diyebilirsiniz. Bu örneğin “Hep raporlar geç geliyor” gibi genel ve havaya söylenmiş bir cümleye göre daha etkili bir sonuç verecekir.

4. Eyleme dönük olmalı

Hedeflere dönük olması kadar geri beslemenin eyleme yol açması da önemlidir. Geri beslemeyi alan çalışan hemen kafasında bir planı düşünmeye başlamalıdır ve bir süre içinde geri beslemenin etkisini herkes görebilsin. Örneğin

“Toplantıda yaptığın sunumda benim gözlemlediğim düşük fiyat grubundaki pazar analizimizin yeterli olmayışıydı, bence veri toplama konusunda iyileştirilecek noktalarımız olabilir. Bu konuda düşünüp bir planla bana geri döner misin, nasıl daha fazla veri toplarız, satış kanalımızı nasıl yönlendirebiliriz, birlikte tartışalım.”

diyebilirsiniz.

5. Doğru dil kullanılmalı

Doğru dil kullanımı sadece geri beslemede değil, tüm iletişimde kritik önem taşıyor. Yine kültürümüzün bir parçası, biz tek bir kelimeye takılıp mesajı kaçırabiliyoruz veya demek istediğimizi çok yüksek dozda, panik halinde ifade etme eğiliminde olabiliyoruz. Unutmamalı ki, dilimiz davranışları ve kültürü direk etkiliyor.

Pixar şirketinde geri besleme sırasında “what if”, “ya böyle olsaydı” kalıbını getirmiş.. “Bu sahnede tüm karakterlerin pozisyonu yanlış.” demek yerine “Bu sahnede ya karakterler şöyle dursaydı” diyorlarmış. Bunu kendi ortamımıza uyarlayabiliriz, negatif bir tek cümle yerine olmasını istediğimizi anlatarak daha etkili geri beslemeler verebiliriz.

6. Kaçınılmamalı

Bazen geri besleme vermek, hele ki karşı taraftan bir negatif reaksiyon bekliyorsanız, zor olabilir ve “aman boşver, banane” demenize yol açabilir. Burada bu tuzağa düşmemek, bu deneyimle size ve geri besleme verdiğiniz kişiye olumlu etki yaratacağınızı düşünerek işe girişmek faydalı olacaktır. Bu aynı zamanda negatif geri beslemeyi “alma”yı öğrenmekle daha da mümkündür. Herkesin herkese uygun geri besleme verebildiği, korkmadan, rahatça fikirlerini belirtebildiği iş ortamlarında büyük olumlu sonuçlara rastlıyoruz.

Burada ironik olan, dürüstçe ve uygun şekilde vereceğiniz bir geri besleme o kişiye ve organizasyona büyük faydalar sağlayabilir, bundan kaçındığımızda aslında hepimiz kaybederiz. Şimdi dönüp kariyerinize bakın, gelişmenize sebep olan ve dürüstçe aldığınız bir geri besleme var mı? Bunu yorum olarak yazabilirsiniz….

Kaynak : https://lifehacker.com/the-six-qualities-of-good-feedback-1776302054

3 Basit Adımda Geri-Besleme

Bu konuya geri dönüşümün sebebi, bir süredir kulak kabartıp dinlememe rağmen, uygun geri besleme sayısı çok düşük, işyerinde duygusallığa kayma potansiyelimiz olduğu için, genelde diyaloglar olması gerektiği şekilde ilerleyemiyor. Fakat basit ve temel üç kuralı adım adım uyguladığımızda ekibimize, yatay iş arkadaşlarımıza ve müdürümüze amaca dönük fayda sağlayacak geri besleme verebiliriz.

Bu üç temel özellik / adım :

  • Spesifik – olgulara dayalı olması
  • Olgun / yetkin olması ve çalışanın gelişmesine odaklanması
  • Sürekli bir süreç olması, tek seferlik bir iletişim olmaması

Geri Besleme Nedir?

Geri besleme aslında gün boyunca, sürekli diyaloglarımızın içine gizlenmiş bir olgudur. Dikkatle dinlersek kendimizi ve etrafımızdaki çalışanları bu diyaloğun içinde bulabiliriz. Bu bazen resmi bir toplantıda da olabilir, kahve alırken küçük gevezeliklerle de karşımıza çıkabilir. Geri besleme pozitif veya negatif olabilir ve bence önemli olan geri besleme verilen kişinin amacına ve gelişimine ne kadar yardımcı olduğudur. Bazen kendimle ilgili geliştirici olmadığını düşündüğüm geri besleme alırım, ancak kenara koyabilirim. Bana hedefime ulaşma yolunda bir açılım, bir düşünme fırsatı, bir yeni davranış teklifi getiriyorsa, o geri beslemeyi daha da istekle ele alırım, uygulamaya çalışırım.

“Yeni Liderler için Kılavuz” kitabının yazarı William Gentry de bu konuda “Geri besleme almak bazen acaip ve acı verici dahi olabilir” diyor. Kendi ekibinize geri besleme vermek onların kendi performanslarını görmeleri açısından tek yol olabilir. Bunu yapmazsanız durumlarını bilemezler ve gelişme yollarını bulamazlar.”

Bu aynı zamanda çalışanların sorumluluklarını netleştirme yolunda müdürler için de eşsiz bir araçtır. Yardımcı geri beslemeler çalışanlara rehberlik eder, müdür ile çalışanın kimyasını olumlu etkiler ve müdürün yönetim başarısını da arttırır.

Bu kitapta önerilen yönteme göre;

Feedback

Spesifik

1. Durum tespiti – Davranışlara odaklanarak bir durumu tespit et… Mesela “Bugün 11’deki toplantıda…” Genellemelerden kaçın, örneğin “Geçen hafta bir sabah… ” çok faydalı olmayabilir.

2. Davranış – Gerçekleşmiş, gözlemlediğin bir davranışı tasvir et, bunu yaparken yargılama, fikir söyleme ve tavsiye vermekten kaçın… Örneğin “Bugün çok kaba davrandın” demek yerine “Bugünkü toplantıda bütçeyi sunmak üzereyken sözümü kestin” diyebilirsin.

3. Etki – Bu davranışın etkisini tanımla. Eğer etki olumlu ise, “Gurur duydum” veya “Beni mutlu etti..” gibi cümleler kullanabilirsin. Örneğin, “Toplantıda sana henüz sorulmadan ihale ile ilgili planını anlatman beni memnun etti.”

Eğer etki negatif ise, “endişe ettim” veya “beni düşündürdü” gibi nispeten yumuşak ifadeler kullanabilirsin. Örneğin, “Bugün toplantıda ben tam bütçeyi sunmak üzereyken sözümü kesmen beni kötü hissettirdi, tüm hikayeyi anlatamayacağım diye endişe ettim.”

Burada önemli olan kendi duygularınızı ve bunun sonuçlarını söylemenizdir, tekrarlamak gerekirse, yargı cümleleri, aşağılama, kötüleme, genelleme faydalı olmaz. Bu şekilde uygun yapılan geri besleme, çalışanın daha dikkatli olmasına veya süreklilik gösteren olumsuz bir davranışını fark ederek düzeltme yoluna gitmesine destek olur.

Olgun

Olgun geri besleme, çalışanı geliştirmeye odaklanmış geri beslemedir. Kitabında Gentry şöyle bir cümlenin yardımcı olabileceğinden bahsediyor : “Sana müdürün olarak bu yorumu iletiyorum, zira seninle ilgili olumlu ve yüksek beklentilerim var.” Bu tür bir cümle çalışanın kendine güveni açısından da olumlu etki yapabilir.

Geri besleme çalışanların “düzeltilmesi” ve “hatalarının ortaya çıkarılması” için değil, “gelişmelerine destek olunması” için yapılırsa faydalı olur.

Sürekli

Yılda bir kez performans görüşmelerinde verilecek geri besleme yerine yıl içinde süreklilik içinde yapılacak karşılıklı iletişim daha etkili olacaktır. İki görüşme arası kısa olursa ve çalışan belli bir davranışa odaklanırsa gelişim göstermesi de daha kolay izlenebilir, çalışan daha istekli ve motive şekilde davranış değişikliğini sergilemek ister. Buna bir istisna, müdürün ve çalışanın farklı görüşlerinden dolayı duygusal bir durumda olmaları olabilir, bu durumda bir süre beklemek, sakinleşmek daha iyi olabilir.

Gentry’nin kitabına buradan ulaşabilirsiniz.

Kaynakhttps://www.ccl.org/articles/leading-effectively-articles/hr-pipeline-a-quick-win-to-improve-your-talent-development-process/

Geri besleme verirken bunları yapmayın… 10 yaygın tuzak…

Şu sıralar birçok firmada “Yıl değerlendirmesi” yapılıyor, bu da müdürle çalışanın yüzyüze bir değerlendirme toplantısı… Bu konuda bir trend müdür ile çalışanın geri besleme iletişiminin yıl sonu yapılacak tek bir görüşmeden çıkarak daha sık bir iletişime dönmesi, bu konuda tarafların birbirleri ile “sürekli” bir iletişimde olmaları…

Yapılan araştırmalarda geri besleme vermenin yöneticiler için en sıkıntılı süreçler olduğu ortaya çıkarılmış. Aslında bu süreç yöneticinin çalışanın performansını ilerletmek ve ondan isteneni ortaya çıkarmak için elindeki en büyük koz, bunu iyi kullanması halinde dikkate değer bir farkındalık ve olumlu değişim sağlama gücünü elinde tutuyor. Fakat günümüzde bu süreç çoğunlukla istenen sonuçları vermiyor, birçok geri besleme / yıl sonu değerlendirme toplantıları etkisiz ve başarısız geçebiliyor.

Halbuki yapıcı geri beslemenin şöyle faydaları var :

  • Hem yöneticinin hem de çalışanın hayatını kolaylaştırır.
  • Karşılıklı anlayışı geliştirir.
  • Çalışanın iş kalitesini arttırır
  • Sorunların daha erken dile getirilmesini ve önlenmesini sağlar.
  • Performans ile ilgili yanlış anlamaları, yanlış algıları giderir.

Gerçekten de eğer yöneticim beni nasıl gördüğünü net biçimde ifade edebilirse ve bununla ilgili benimle açıkça konuşur ve tartışırsa, sonraki adımlarımı ve yapmam gerekenleri daha net görebilirim. Duygusal algı farklılıklarını da ne kadar uzak tutabilirsek o kadar iyi olur.

Geri besleme toplantılarında işler iyi gitmez, yönetici uygun şekilde geri besleme veremez ise, şu sorunlar bizi bekler veya var olan bu sorunlar daha da büyüme eğilimine girer,

  • Çalışan anlaşılmadığını ve adil değerlendirilmediğini düşünerek kızgınlık, mutsuzluk ve nefrete kapılabilir.
  • Çalışan yaptığı olumlu çalışmaların görülmediği duygusuna kapılabilir,
  • Çalışanın yöneticisine saygısı azalır,
  • Çalışanın yaptığı hatalar ve daha iyi yapabileceği işlevler net ifade edilmediği için bu hatalar sürer,
  • Çalışan toplantıdan demotive olmuş şekilde, morali bozuk ve daha fazla çalışması gerektiğinde buna isteksiz olarak ayrılabilir.

Birçok kaynakta geri beslemenin nasıl verilmesine dair yazılar var, ben bu defa tersten başlamak istedim, gelin “yapılmaması” gerekenler üzerinden gidelim. Bazen neyi yapmayacağınızı bilmek, sizi doğruya yaklaştırır.

  1. Karşıdakini üzmekten çekinip mesajınızı yumuşatmak : Türkiye’de bu sık sık yapılır, zira biz karşımızdakini üzmekten, incitmekten çekiniriz. Bir mesajı verirken “Aslında çok da önemli değil ama, son raporundaki çalışman biraz daha özenli olabilirdi” derseniz, çalışan bu mesajı tam anlayamayacak, ne kadar ciddi olduğunuzu bilemeyecektir ve çoğunlukla olduğu gibi kendi algılamasına uygun bir sonuç çıkaracak, belki de sizin söylemek istediğiniz eleştiriyi hiç ciddiye bile almayacaktır.
  2.  Çalışan sinirleniyor diye geri çekilme veya kaçma :Bazı durumlarda siz geliştirilmesi gereken bir alanla ilgili çalışana bazı şeyler anlatmaya başladığınızda çalışan çok sinirlenebilir, “Olur mu öyle, bana haksızlık yapıyorsunuz!” veya “Bu söylediğiniz doğru değil, yalan söylüyorsunuz” gibi itirazlarda bulunarak diyaloğu gitmemesi gereken yerlere doğru götürebilir. Burada çalışan çok sinirlendi diye söylemek istediğinizi geri çeker veya konuyu kapatırsanız ya da geri besleme fikrini tamamen çöpe atarsanız biliniz ki hem kendinize hem de çalışana kötülük etmiş olursunuz. Yapılacak iş sakince sizin söylemek istediğinizi söylemeniz, sonra da olayı çalışanın gözünden dinlemeyi teklif etmenizdir.
  3. Konuşmayı aşırı kontrolde tutmak : Bazı yöneticiler çalışanların söylenenlere itiraz etmesini veya kendi açılarından anlatmasını engellemek için aşırı kontrollü bir diyalog planlayabilirler. Bunu yaparsanız çalışan “konuşamadığından” savunmacı bir duyguya kapılabilir. Bu yaşanan da diyalog değil monolog olur. Bunu yapan yöneticiler kendilerinden ve uygulamalarından emin olmayan düşük profilli yöneticiler olabilir. Halbuki her durumda çalışanı dinlerseniz daha olumlu bir yöne ilerleyebilirsiniz. İlk baştaki stratejiniz değişse bile çalışanı dinlemek ve ona konuşma hakkı vermek çok önemli ve değerlidir.
  4. Mutsuzluğu ifade etmek fakat çözüm sunmamak : Yöneticiler da bazen “şikayet modu”na geçebilir, ancak bu çoğunlukla iyi sonuç vermez. Çalışanın eksikliklerini veya yanlışlarını net olarak ifade etmek önemlidir ancak bir sonraki aşamada neler yapılması gerektiği de söylenmelidir. Örneğin, “Son projedeki davranışlarından pek de memnun değilim, ayrıca senin hakkında negatif görüşler bana kadar ulaştı, senden pek de memnun değilim” deyip lafı orada bırakırsanız, çalışan hem mutsuz olur hem de ne yapması gerektiği net olmadığı için daha da kötü bir duygu durumuna gelebilir.
  5. Sorunun ne olduğunda anlaşmadan hemen yapılacaklar üzerinde durmak : Sorunun çözümünde yapılacakları konuşmadan önce, çalışan ile “sorun” üzerinde uzlaşmalısınız. Eğer çalışan sizin sorun gördüğünüz konuda aynı fikirde değilse, farklı bir bakış açısına sahipse o zaman “yapılacaklar”la ilgili konuşmak anlamsızlaşır. Çalışan yöneticinin sorun analizine katılmıyorsa, sorun görmediği bir konuda ek çalışma yapmak da istemeyecektir. Bu bence son derece yaygın bir durum.. Aslında yönetici çalışanın performansı ile ilgili uzun süre beklememeli, görüşlerini paylaşmalı… Ve bu görüşler bir yerde uzlaşmaya dönmeli, dönmediği sürece geri besleme toplantıları faydasız olur, boşuna konuşulmuş olur. Beklentiler netleştirilmeli, çalışan yöneticinin bakış açısını net anlamalı ve gerekirse kendi görüşlerini ifade ettikten sonra orta noktada buluşmalı.. Tabii yöneticinin bildiği ve gördüğü farklı boyutlar olabilir, bunlar da uygun şekilde paylaşıldığında çalışan da uyum gösterecektir. Temel konularda uzlaşma olmazsa verimli bir çalışma olmaz.
  6. Belirsiz genel ifadeler kullanmak : Örneğin şu cümleler, bir olaya ait net referanslar olmadıkça faydadan çok zarar getirebilir.. “Daha fazla takım oyuncusu olmalısın”, “Daha müşteri odaklı olman gerekiyor”, “Daha fazla inisiyatif göstermen gerekiyor..”, “Senden daha profesyonel olmanı bekliyorum”… Sanırım anlaşıldı, bu tür ifadelerin bir anlam ifade etmesi, anlaşılması, uzlaşılması ve eylem planı ile daha iyiye götürülmesi için daha spesifik, kesin, örneklerle ifade edilmesi gerekiyor. Bu referanslar ve örnekler elinizde yoksa o zaman bu cümleleri kullanmayın. Şu cümle daha iyi değil mi… “Müşteri ile yaptığımız son sunum toplantısında duruşun, konuşmaların ve sunumun çok başarılıydı ancak özellikle kıyafetin ve ürünümüzle ve rakiplerimizle ilgili bazı ifadelerin daha profesyonel olabilirdi.”
  7. Dobra, suçlayıcı, utandırıcı bir dil kullanmak : “O köprünün altından çok sular aktı, sen nerelerdesin?”, “Artık oraları geçtik, sen geride kaldın.”, “Bu konuda kendinden utanmalısın, müşteriye rezil olduk sayende”, “Tüm takım arkadaşların bu konuda seni suçluyor”… türü ifadeler çalışanı savunmacı bir konuma sokar, iletişim kalitesini düşürür. Her çalışana saygıyla yaklaşma gerekliliğinin ötesinde çalışan performansında da bir olumlu gelişmeye yol açmaz, çalışanların kızmasına, içlerine dönmesine, takım arkadaşlarına ve yöneticilerine güvenlerinin azalmasına ve işlerin daha da kötü hale gelmesine yol açar. Suçlamadan, aşağılamadan, yargılamadan olaylar ve davranışlar üzerine konuşmak, çalışanın eleştirileri savunmacı olmadan anlamasını sağlamak başarılı bir geri besleme örneğidir.
  8. Sadece iyileştirici geri besleme vermek ve olumlu geri besleme vermemek : Gallup’un raporuna göre çalışanların %65’i geçen yıl içinde hiç olumlu geri besleme ve takdir almadıklarını ifade etmişler. Bunun dışında da sadece eleştirilmek kimsenin hoşuna gitmez.. Bazı yöneticiler “Çalışanları neden takdir edeyim ki, bu zaten onların yapması gereken iş..” fikrinde olabilirler… Fakat yapılan araştırmalar, insan psikolojisi, samimiyetle yapılan takdirin çalışanın isteğini ve şirkete bağlılığını arttırdığını ortaya koyuyor. Aynı zamanda eşitler arasındaki takdir de çok etkili sonuçlar veriyor. Geri besleme toplantısında çalışanın takdir ettiğiniz yönleri aşırı övgü tonuna boğmadan ve samimi bir şekilde ifade edin, göreceksiniz ki bu diyaloğu daha olumlu yöne götürecek, çalışan eleştirilere daha açık olacak ve iyi hissederek işbirliğine daha hazır olacaktır.
  9. Olumsuz geri beslemeden önce çok uzun bir övgü tiradı yapmak : Eğer olumsuz bir geri besleme vereceğinizi belli edip öncesinde uzun bir övgü konuşmasına girişirseniz hem çalışan olumsuz ne gelecek diye gerilir hem de doğallıktan uzaklaştığınız için bu övgü konuşmanız da gerekli değeri görmez.. Hayatın diğer alanlarında olduğu gibi, burada da yönetici olarak doğal olmanız en doğrusudur, net pozitif görüşler, fazla uzatmadan yine net ve referanslı olarak negatif gözlemler, tartışma, yol haritası… Uzun bir övgü konuşması durumu gerçekçi olmaktan kopararak gereksiz bir suniliğe götürebilir.
  10. Geri besleme vermek için yıl sonunu beklemek : Yönetici olarak çalışan ile sık sık görüşmeniz, belli bir geri besleme, eylem kararı verme, takip etme döngüsü yaratmanız çok iyi olur. Uzun süre konuşmayıp veya sadece işle ilgili günlük konuşmalar yapıp, aylar sonra ağır bir “eleştiri” tiradı çok uygun olmaz, çalışan performansı ile ilgili bilinmez bir dünyada hissetmemelidir kendini, yöneticisinin ve takım arkadaşlarının onunla ilgili görüşlerini bilmeli, bu konuda bir yol haritası olmalıdır. Yılda bir veya iki yapılacak bu tür görüşmelerde görüş ayrılıkları olması doğaldır. Ayrıca normal zamanda çalışanına hiçbirşey söylemeyip sadece yıl sonu görüşmelerinde “eteğindeki taşları döken” yöneticiler iyi bir iş yapmamış oluyorlar. Günümüzde çeşitli online imkanların da yardımıyla çalışana neredeyse sürekli geri besleme vermek mümkündür, uzun 1,5 saatlik toplantı olması gerekmez, yaşanan olayların hemen arkasından görüşlerin uygun şekilde paylaşılması ikili ilişkinin sağlığı için de uygun olur.

Ya Sonrası?

Peki bu geri besleme toplantısından sonra neler yapmalısınız?

  • Bir ek kontrol yapın, acaba söyledikleriniz gerçeği yansıtıyor mu, çalışandan nasıl bir tepki aldınız,
  • Çalışanlarınıza nasıl davrandığınızın sizin için çok önemli olduğunu belirtin,
  • Çalışanlarınızdan size gelen geri beslemeleri son derece önemsediğinizi ve ciddiye alarak uygulamaya koyduğunuzu gösterin. Sadece söylemeyin, gösterin.
  • Herşeyi bilen biri olmadığınızı, sizin de daha iyi bir takım yöneticisi olmanız için gelecek geri bildirimlere ihtiyacınız olduğunu gösterin, teşekkür edin.
  • Toplantıda karşılıklı anlaşılan yol haritasına sadık kalarak ilerleyin!

Esinlenme : https://www.tlnt.com/21-of-the-worst-ways-to-give-constructive-feedback/