Ofiste yeni kurallar – 4 – Toplantılar

Toplantıların nasıl daha etkili ve verimli yapılabileceği ile ilgili birçok makale okumuşsunuzdur, ben de okudum. Burada bahsedeceğim bazı önerileri eminim daha önce duymuşsunuzdur. Bir toplantının nasıl yapıldığı da aslında şirket kültürü ile ilgili bize birçok bilgi veriyor. Toplantı düzenleme ile ilgili temel bilgiler yerleştikçe, şirket kültüründe de olumlu etkileri görülecektir.

9 günlük tatilde şu kitabı “dinledim”.. Çok beğendim, tekrar dinlemeyi, bu defa not alarak, veya satın almayı düşünüyorum. Temel yöneticilik süreçlerinin derli toplu ele alındığı, temiz ve net bir kitap olmuş.

can you hear me now

Denny diyor ki, 4 temel hedefe hizmet etmeyecekse, o işi yapmayın. Ben de bu dört özelliği toplantı organize ederken düşünmeyi öneriyorum. İlk püf noktası bu..

  1. Geliri arttırmak
  2. Yeni müşteri kazanmak
  3. Var olan müşterileri korumak
  4. Maliyeti azaltmak.

Toplantılarla ilgili püf noktaları

  1. Eğer toplantı yukarıdaki 4 ana temel hedefe hizmet etmeyecekse, toplantıyı düzenlemeyin.
  2. Her toplantının bir amacı olmalıdır, bir karara varmak veya bir eylemi veya planlamayı birlikte yapmak gibi… Örneğin bir e-posta ile bildirilebilecek bir “durum güncellemesi” için toplantı düzenlemeye gerek yok.
  3. Genelde yerleşik algının aksine toplantılar etkili düzenlenirse daha kısa zamanda bitirilebilir. Bu da toplantıyı düzenleyenin planlamasına bağlıdır. Bu iç disiplinin yerleşmesi için örneğin bir saat yerine 45 dakikalık toplantılar planlanabilir. Böylece daha çabuk konuya girilen, amacı belli olan, zamana saygı gösterilen toplantılar yapılabilir, böylece saatlerce çalışma zamanı çalışanlara geri verilebilir.
  4. Tam zamanında başlayalım. Sonradan gelenler göze batsınlar. Birkaç defa böyle yapıldıktan sonra “zamanında başlama” geleneği oturmuş olur. Geç kalanlar ortadaki kumbaraya 20 TL atsın gibi hoşluklar da zamanında başlamayı teşvik eder.
  5. Zamanında bitirelim. Tabii bunun çok parametresi var, iyi planlama ile ilgili, toplantı sırasında konunun başka yerlere uçmasını engellemekle ilgili, farklı öneriler veya değerli görüşler geldiğinde bunları kenara not edip toplantının amacına dönmek de çok önemli olabilir. Ancak tüm bu araçları kullanarak toplantının sahibi toplantıyı bıçakla keser gibi bitirirse, yavaş yavaş bu konuda da bir davranış alışkanlığı yerleşmeye başlayabilir. Yine, zamanında bitirilen toplantılar çalışanlara değerli zamanlarını geri verir.
  6. Toplantıda olmaması gereken birini çağırmayın. Bu e-posta’da “cc” yapmaktan daha zarar verici bir davranıştır. Gereksiz yere toplantıda oturan biri birinci maddedeki dört ana temelden uzaklaşmış, örneğin müşterilerini arayabilecekken ilgisiz bir toplantıda oturarak şirket kaynaklarını da boşa harcamış olacaktır.
  7. Toplantının mutlaka bir sahibi olmalı. Zaman yönetimi, katılacakların belirlenmesi, toplantının amacının belirlenmesi gibi işlevler mutlaka biri tarafından üstlenilmeli.
  8. Her toplantıda olabileceği gibi baştaki birkaç dakikayı sohbetle geçirebiliriz, bu gevezelik çoğu zaman olumlu sonuçlar da doğurur. Ama bunu örneğin 5 dakikadan daha uzun sürdürmemek iyi olur.
  9. Eğer katılımcıların belli dokümanları veya sunumları okuyup gelmesini istiyorsanız, en az 3 saat öncesinden göndermeniz yerinde olur. Biliyorum, bizde birçok şey son anda hazırlanıyor, o gösterilecek sunum da toplantıdan ancak 5 dakika önce son halini alıyor. Ancak şunu unutmayın ki, bu ön hazırlığı yap(a)madığınız zaman hem toplantının verimi düşüyor, hem katılımcılar ilk 15 dakika bu dokümanı inceledikleri için toplantı ile ilgilenemiyorlar hem de zaman planlamasında sıkıntı çıkma ihtimali artıyor.
  10. Katılımcı iseniz toplantının salonunda 10 dakika önce bulunun. Toplantı başlayana kadar bir iki e posta okur, ilk gelenlerle sohbet edersiniz. Toplantı saati başladıktan sonra koridorlarda toplantı odası aramak sizin için de toplantı yöneticisi için de iyi olmaz.
  11. Toplantıyı siz yönetiyorsanız ajandayı önceden davetiyenizde veya toplantı başlarken katılımcılara dağıtın. Herkes ne konuşulacağını, ne amaçlandığını bilsin.
  12. Toplantı başında insanlara bakıp okuyacakları bir doküman dağıtmayın. Bunu yaparsanız sizi dinlemeyeceklerdir. Böyle bir durum varsa, o dokümanı önceden göndermek veya toplantı başında sunum sayfası olarak ekrana yansıtmak uygun olacaktır.
  13. Toplantıda e postanızı kontrol etmeyin, cep telefonunuzla ilgilenmeyin. Zor gibi gelse de bu kritik bir kural. Bunu siz yapmaya başladığınızda diğer katılımcılar da yapacaktır. Cep telefonu titremesi toplantılara büyük zarar verebilir.
  14. Toplantıda kısa notlar alın ve güzel sorular sorun. Sorularınızın kalitesi sizin ilgi düzeyinizi ortaya koyacaktır. Toplantıya hazırlıklı gelip, hedefe dönük iyi sorular sorarsanız toplantı yöneticisi ve müdürünüz tarafından da takdir edilebilirsiniz.
  15. Toplantı süresinde ortaya çıkacak “yapılacaklar” listesini not alın… Toplantı sonrası gönderilecek e postada bu notlara ihtiyacınız olacak.
  16. Yapılacaklar (action item) yanına bir kişi adı ve en son bitirilmesi gereken zaman (deadline) yazılmadıkça çoğu kez anlamsızlaşır. Mutlaka kim ve ne zamana kadar sorularının cevaplarını vererek eylem listesini hazırlayın.
  17. Eğer biri çok fazla konuşuyorsa, nazikçe kesin. Mesela “Bu çok doğru bir nokta, fakat önümüzdeki 15 dakikada projenin bundan sonraki adımlarına karar vermeliyiz, bu bağlamda sözü Murat’a vermek istiyorum” diyebilirsiniz.
  18. Eğer toplantıya katılmış, sizce katkı verebilecek ama hiç konuşmamış çalışanlar varsa, onlara da direk söz vererek veya soru sorarak toplantıya katabilirsiniz.
  19. Bir saatten uzun toplantılarda bir “ara” vermek ve e-posta / tuvalet ihtiyaçlarını halletmek uygun olabilir. Örneğin 45 dakika sonra ara verileceğini bilen bir çalışan toplantı sırasında e-postalarına daha az bakma isteği duyabilir.
  20. Katılımcıların vücut dillerine dikkat edin. Kimlerin sıkıldığını, kimlerin orada olmaması gerektiğini düşündüğünü, kimlerin ilgili dinlediğini hemen fark edebilirsiniz. Buna bağlı olarak ara verme veya konuşmayanları / sıkılanları toplantıya “kazandırma” için bazı yollar deneyebilirsiniz.
  21. Son olarak diyelim ki bir toplantı organize ettiniz ve bir sunum yapıyor veya bir konuyu aktarıyorsunuz. Katılımcılardan ikisi aralarında konuşmaya başladılar. Zaman içinde bu durum toplantıyı etkileyecek hale gelebilir. Bu durumda şu sırayla bazı yollar deneyebilirsiniz. Önemli bir nokta, yetişkin insanlar saygıyı hak ederler, hiçbir şekilde kimseye ortaokul öğrencisi gibi davranmamak gerekir:
    1. Yok sayın ve susmalarını bekleyin.
    2. Göz teması kurup susmalarını bekleyin.
    3. Onlara doğru yürüyüp, göz teması kurup susmalarını bekleyin.
    4. Anlattığınız konuyu bir an için durdurup, sessizlik yaratıp herkesin dikkatini toplamasını bekleyin
    5. Bu konuşan ikiliye “siz bu konu hakkında ne düşünüyorsunuz” diye sorun.
    6. Konuşanlardan birinin adını anarak “Meltem sanırım biraz dikkatiniz dağıldı” diyerek geri gelmelerini sağlayın.
    7. Bu durum daha da devam ederse, ara verin ve arada bu kişilerle özel olarak konuşun. Diğer katılımcıların önünde kimseyi küçük düşürmemek önemlidir.

Bu listeye eklenebilecek başka maddeler de olabilir ancak emin olduğum şey, toplantılarımızı daha etkili yaptığımızda toplamdaki verimliliğimiz artacak, bu da daha iyi iş sonuçlarına zemin hazırlayacaktır.

 

 

 

 

 

 

 

Ofiste yeni kurallar – 4 – Toplantılar” için bir yanıt

  1. necilbeykont 27 Ağustos 2018 / 10:20

    21.madde için sevgili Emre Kongar hocamın uyguladığı yöntem aklıma geldi:
    Sunumu hemen durdurup aralarında konuşanlara dönerek;
    “-Pardon duyamadım? üzerinize konuşmuş gibi oldum galiba, lütfen tekrarlar mısınız ?”
    diye sormak.
    Hocayı seviyorum!.

    Beğen

Bir Cevap Yazın

Aşağıya bilgilerinizi girin veya oturum açmak için bir simgeye tıklayın:

WordPress.com Logosu

WordPress.com hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Google fotoğrafı

Google hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Twitter resmi

Twitter hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Facebook fotoğrafı

Facebook hesabınızı kullanarak yorum yapıyorsunuz. Çıkış  Yap /  Değiştir )

Connecting to %s

This site uses Akismet to reduce spam. Learn how your comment data is processed.