Ofiste yeni kurallar – 2 – Delegasyon

Bu blogda kısa vadeli ve anlık konuları yazmıyorum, daha bütünsel daha orta vadeli bir içerik üretme yaklaşımım var. Ancak tabii bu haftayı not etmek gerekir, Türk lirasının değer kaybı tüm işletmelerimizi etkileyecek. Bu gibi durumlarda patronlar tabii ki şirketin devamlılığını düşünürler, daha tedbirli davranırlar, nakit akışını önemserler. Ancak unutulmamalıdır ki bu ani tedbirler sona erince şirketi yaşatacak ve büyütecek yine çalışanlardır. Çalışanların şirketlerine bağlılığını sağlamak ve bunu sürekli hale getirmek kısa süreli ani ekonomik değişimlerden bağımsız, sürekli şirket sahibinin aklında olması gereken bir konudur.

delegation

Themuse.com sitesinin kurucularının yazdığı kitaptan kısa bölümlerle devam etmek istiyorum. Delegasyon… Çok boyutlu bir kavram, bana şunları düşündürüyor:

  • İyi bir lider delegasyonu iyi beceren liderdir.
  • Delege etmek sadece işten kaçmak değil, delete edilene fırsat vermektir.
  • Delege etmek sadece verimlilik değil, sonuçta etkinlik de getirebilir.
  • Delege etmek belli bir konuda daha “odaklanmış” bir çalışma olmasını sağlar.
  • Kuralları net, karşılıklı beklentiler temiz ise delegasyon şirketlerde önemli performans ve verimlilik artışı sağlar.

Kitaptan “püf noktaları” ile delegasyona bakalım.

Sabırlı olun

Delege eden olarak bilin ki, ilk seferlerde delege ettiğiniz iş, o işi sizin yapmanızdan daha uzun süre alacaktır. Bunu bilmekte fayda var… Zaman içinde daha hızlı geri dönüşler alacaksınız.

Merve, ben müşteri görüşmesindeyken, senden satış kanallarımızla ilgili raporu hazırlamanı rica ediyorum. Biraz araştırman, ekiple görüşmen ve yeni yaratıcı fikirlerle gelmeni bekliyorum. Bu süreç normalden biraz fazla sürebilir, bu yüzden biraz daha erken başlıyoruz.

Yapmaktan nefret ettiğiniz işler için delegasyon yapmayın

Delegasyon sadece sizin “yapılacaklar” listenizden bazı işleri başkalarının listelerine yollamak değildir. Sizin yapmamanız gereken işleri başkalarına vermektir. Örneğin şirket içi iletişimi ekibinizden birine verip sadece şirket dışı iletişimi siz üstlenecekseniz, bu olabilir, fakat bunu sadece “iç iletişim”den nefret ettiğiniz için yapıyorsanız, kötü etkilerini görebilirsiniz.

Doğru kişileri seçin

Delege ettiğiniz kişinin işi becerebileceğinden emin olun. Dahası ekibinizdeki insanların yetenek ve becerilerine göre işleri kategorize ederek delege edin…

Murat, senin maliyetlerle ilgili bilgin ve duyarlığın olduğunu düşünüyorum. Bu bağlamda önümüzdeki çeyrek için hazırlayacağımız maliyet düşürme programının sorumluluğunu sana vermek istiyorum. Daha önce bu konudaki önerilerini hatırladığımda senin doğru kişi olduğunu düşündüm. Projenin üzerinden geçmek için bir toplantı yapalım mı?

Neden delege ettiğinizi açıklayın

İşi delege edeceğiniz kişiye bunu yaparken neden onu tercih ettiğinizi açıklayın. Bu delegasyonun çalışana getirebileceğini düşündüğünüz gelişme imkanını da belirtin. Çalışanlar her delegasyonda gelişme fırsatı görürlerse daha istekli ve bağlı çalışırlar.

Mine, yapmakta olduğun projeye ek olarak, bir sonraki projenin planlama sürecinde aktif rol almanı istiyorum. Bence planlamayı da öğrendiğinde proje müdürü olarak işine daha hakim olacaksın. Seninle konuştuğumuz kariyer yolunda bence bu ek iş sana büyük fayda sağlayacak. Katılıyor musun?

Kesin / ayrıntılı olun

İşle ilgili net olun, ne yapılacak, sonuçta ne bekleniyor, zaman planlaması nasıl… Siz netlikten uzaklaşırsanız çıkacak sonuç da daha riskli negatif sonuçlar verebilir.

Mustafa, ürünümüzü kullanan müşteri görüşlerini almak üzerine planladığımız projede yürütücü sorumluluğu sana vermek istiyorum. Bu çalışma sonunda en az kullanıcılarımızın %20’sinin kapsamlı görüşlerine ulaşmak istiyoruz. Hedef süremiz bir ay ve süreç içinde zamanlamayı tartışabiliriz. Buradan gelecek müşteri görüşleriyle en az 3 tane iyileştirme projesinin çıkmasını hedef olarak düşünüyorum.

Bilgilendirme / eğitim verin

Delegasyon sadece bir işi birine atamak değil, çalışanın o işi tam yapabilmesi için ona öğrenme imkanları sağlamayı da içerir. Basit şekilde, “siz yapın o izlesin”, “birlikte yapın”, “şimdi çalışan yapsın”.

Ara toplantılar yapın

Proje veya iş süresince mutlaka aralarda toplantılar ayarlayarak gidişatı tartışın, hen siz beklentilerinizi paylaşın, hem de çalışanın karşısına çıkan problemleri gözden geçirin.

Melis, sana verdiğim fiyatlandırma işinde, sürenin tam yarısı geçti. Bu toplantıda neler yaptın, nerelerde sıkıntı görüyorsun, yardım ihtiyacın var mı, şu ana kadar elde ettiğin ve benimle paylaşmak istediğin sonuçlar var mı, konuşalım…

Mikro yönetim yapmayın

Delege edip, beklentilerinizi net ifade ettikten ve eğitim verdikten sonra geri çekilin. Zor olabilir ama “bırakın”… Çalışanınız işi sizin yapacağınızdan farklı şekilde de yapabilir, bu da olabilir. Çalışana belli bir bağımsızlık verin.

Geri besleme verin

İşin sonunda geri besleme verin. Bu hem çalışanın performansını anlamasını ve ilerletmesini sağlar hem de diğer çalışanlar için örnek olur.

Mert, satış ekibinin eğitimi ile ilgili projede şu ana kadarki çalışmandan memnunum. Özellikle dünkü toplantıdaki sunumun çok etkiliydi. Bence satış ekibinin ihtiyacı olan eğitimi belirlemek için bazı kişilik envanter çalışmalarını araştırmak isteyebilirsin. Böylece birlikte koyduğumuz hedefe ulaşabilir ve sonuçlarımızı ölçebiliriz. Bir sonraki toplantıda bunu tartışalım mı?

Teşekkür edin

Değer yarattığı için çalışanınıza teşekkür etmeyi unutmayın. Bilin ki, çalışanlar gönülden bir teşekkür ile değer verildiklerini sezebilirler.

 

 

 

 

 

Delege ediyoruz ama acaba delege edilen bunun farkında mı?

Geçen haftaki yazımda yöneticiler için bir delegasyon rehberi yayınlamıştım, doğru delege edebilmek için bazı ipuçlarını paylaşmıştım. Bu hafta sürecin “alan” tarafıyla ilgili “empati” yapmak istiyorum, acaba çalışanlar hangi koşullar gerçekleştiğinde istekle görevi alırlar, güçlendirilirler, yetkilendirilirler ve canla başla çalışırlar?

Delegasyon

Gretchen Spreitzer ve Aneil Mishra’nın yaptığı araştırmaya göre insanların “güçlendirilmiş”, “yetkilendirilmiş” (empowered) hissetmeleri için 5 şart varmış,

Yapabilirlik duygusu – “Yapabilirim”

Yöneticiler delege ettikleri görevle ilgili doğru çalışanı seçerken sanırım en fazla bu kritere dikkat ediyorlar, işin düşük kaliteyle yapılmaması, sürekli yöneticinin müdahalesine maruz kalmaması ve sonuç alınması için ekipte o işi yapabilecek olan çalışanı görevlendirmek isterler. Bazen bu “becerikli” çalışan için ek iş yüküne sebep olabilir, bu konuda bazen “her işin verildiği” çalışan fazla yük altında kalıp mutsuz olabilir. Burada aslında önemli olan bir “yardımlaşma ağı” kurabilmektir. İşin sorumluluğunu verdiğimiz çalışanın yol üzerinde sıkıldığı noktada yardım isteyebileceği bir takım arkadaşı var mı? Yöneticiye her an danışmadan ekip kendi içinde sorunu çözebiliyor mu? Böyle bir yardım ağı, senin işin benim de işim yaklaşımı başarıyı arttırır, krediyi paylaştırır.

Kişisel tercih hakkı – “Seçebilirim”

Burada seçen yönetici gibi görünse de aslında ek görev almak isteyen çalışan, veya projede daha fazla söz sahibi olmak istediğini belli eden & ifade eden çalışan “seçim” hakkını da kullanıyor demektir. Aslında yönetici çalışana birden fazla seçenek sunarak seçim hakkını çalışana bırakabilir, bu çalışanın daha güçlü hissetmesine yol açar. Bence bu “hak” pek uygulanmıyor delegasyon sürecinde… daha çok ek görev almak isteyen, bunu belli eden, kendi başarıları ve kariyer gelişimi ile ilgili kendini rahatça ifade eden çalışanlar yöneticinin “görüş alanında” daha sık bulunuyorlar ve ek görevleri daha sık alabiliyorlar. Aslında verilecek görevin içeriğine göre yönetici farklı çalışanları da görüş alanında tutup onların yeteneklerine göre de görev tekliflerinde bulunabilir. Bu onların kendini daha güçlü ve bağlı hissetmesini sağlayacaktır.

Bir etki yaratmak – “Yaptığım iş tüm firma için değerli”

Çalışanlar şirketin toplam hedefine katkılarını bilirlerse ve onunla uyum içinde çalışıyorlarsa şirketlerine bağlılıkları ve iş performansları artar. Bu kar amacı gütmeyen sivil toplum örgütlerinde de sadece karlılık peşinde koşan kurumlarda da böyledir. Özellikle şirketin büyük misyonuna katkıyı çalışana ifade eden yönetici onun istekli katılımını sağlayabilir. Bir çalışan için dünyaya faydalı olunacak büyük bir misyonun parçası olmak büyük bir bağlılık ve motivasyon kaynağıdır. Örneğin Tesla’da çalışan bir mühendis Mars’taki insan yerleşiminin veya elektrikli araç dönüşümünün bir parçası olduğunu düşünerek bir etki yarattığını hissedebilir.

İşi sevmek – “Yaptığım işe bayılıyorum”

İnsan sevdiği işi daha isteyerek yapar, ortaya çıkan sonuçtan da zevk alır. Gönüllü işlerin çoğunluğu böyledir veya böyle olması beklenir. Yapılan istatistiklerde sevdiği işte çalışanların oranının çok düşük olduğundan, hem sevdiği işi yapıp hem de para kazanmanın ne kadar ayrıcalıklı olduğundan bahsedilir. Bence burada büyük genel bir yargıya varmak yerine görevleri küçük parçalar halinde değerlendirebiliriz, örneğin şirketteki ana işinizi yapıyorsunuz, biraz da rutine binmiş olabilir, yeni bir görev eğer bir gelişme imkanı ile birlikte geliyorsa işinizi sevme oranınız da artar.

Güvenlik – “Güvendeyim”

Çalışanların en çok değer verdiği konuların başında iş güvenliği geliyor. Sık sık işten çıkarma haberleri duyuyoruz. Yöneticinin görevlerinden biri, delegasyonu “güvenlik” duygusuyla birlikte vermesidir. Her sabah “işten çıkarıldım mı acaba” diye işe giden bir çalışan işini de güvenle yapamaz, söylentilerin peşine düşer, kendini garantiye almak için normalde yapmayacağı işlerin peşine düşebilir.

Bu şartlara uyan delegasyon süreçlerinin başarı şansının daha yüksek olacağını düşünüyorum.

Esinlenme : https://www.leadershipandchangemagazine.com/involving-and-empowering-others/

Yöneticiler için delegasyon rehberi

Bütün yöneticiler delege etme (görevlendirme) konusunda kendilerini geliştirmelidir. Kendilerine rapor eden ekiplere hangi oranda ve hangi işleri delege edeceklerini bilmek ve bu konuda akıllı kararlar almak yöneticinin yeteneklerini, güvenini ve iş performansını geliştirir.

Delege etmenin önemi

Etkili bir yönetici delege etmeyi iyi bilir. Bilir ki böylece

  • Kendi zamanını daha etkili kullanabilecek,
  • Böylece daha çok iş yapabilecek,
  • Ekibinin yeteneklerini arttırabilecek,
  • Ekibini daha farklı görevleri yapabilecek esnek bir yapıya kavuşturacak,
  • Ekibine güvendiğini gösterecek,
  • Ekibin yeteneklerine saygı gösterdiğini belirtecek.

Kötü delegasyona bir örnek görelim… (Her sabah bir Dilbert iyi gelir)

Doğru delege etmek ekip çalışanlarının bağlılıklarını arttıracağı gibi, onlara değer verildiği duygusunu da fazlalaştırır.

Delege edememenin olası sebepleri

  • Delege edilen iş başarı ile biterse “başarı” kredisi başkasına gider diye düşünür,
  • Delege etmek ister ama ekibin daha fazla sorumluluk alabileceğine güvenemez,
  • Ekibin zaten ağır bir iş yükü ile çalıştığını düşünerek ek iş vermek istemez,
  • İşi kendisinin yapmasının daha hızlı ve basit olacağını düşünür,
  • Sevdiği bir işi başkasına vermekten hoşlanmaz,
  • Eğer işi başkasına delege ederse kendi müdürünün onu işini tam yapmamakla eleştirebilir diye düşünür…

Adım adım etkili delege etme yolları

  1. Ne zaman delege edeceğinizi bilin.

Bu konuda şu video güzel bir rehber niteliği taşıyor. 7 delege etme seviyesi açıklanmış.

Delegasyon bir skala üzerinde gerçekleşiyor, en düşük seviye birine bir iş verip ne yapması gerektiğini sıkıca anlatıyorsunuz. En yüksek seviye de, işin planlaması, sonucu ve sorumluluğunu birine veya bir ekibe veriyorsunuz. Yöneticilik yeteneklerinden biri kime ne seviyede delege edeceğinizi bilmekten geçiyor.

Delegasyon ile ilgili karar vereceğiniz zaman şu soruları sorun,

  • Bu işi illa ben mi yapmalıyım, başkası yapabilir mi?
  • Bu işin başarıya ulaşması için benim yakın takibim gerekli mi?
  • Bu işi başkasına verdiğimde bu o çalışanın bazı yetkinliklerini arttıracak mı?
  • Bu işi bir başkasına öğretmek için vaktim var mı?
  • Buna benzer işler yakın gelecekte tekrar ortaya çıkacak mı?

2. Kime delege edeceğinize iyi karar verin

Delege etme sürecinin başarıya ulaşması için doğru kişiyi görevlendirmeniz gerekir. Aslında amacınız işin başarıyla yapılması kadar çalışanın olumlu bir deneyim yaşamasını da sağlamaktır. Ekibinizdeki çalışanları düşünün, yetenekleri ve ilgi alanları ile uyumlu ve  yeni şeyler öğrenme isteği yüksek olan çalışanlarınızı değerlendirip bir karara varın. Eğer işi yapabilir, ilgili ve koçluk verilebilir durumda iseler, işi sonuna kadar başarıyla götürme ihtimalleri artacaktır. İmkan olduğunda çalışanlarınızın en güçlü yanlarını sergilemelerine imkan vermek çok iyi olur.

3. Delegasyonu anons edin

İş için mükemmel adayı bulduktan sonra bunu ona uygun şekilde anlatmanız ve çalışanın da gönüllü katılımını almanız gerekir. Ona bu işi neden ona verdiğinizi net biçimde açıklayın. Çalışanların gelişimine katkı yapacağınızı gösterdiğiniz bu gibi anlar güven ortamını üst düzeye çıkarır. Bu tür delege edilen görevleri bir fırsat olarak gören çalışanlar çıkacak sonuçla da kendi performanslarını bağlayacakları için daha sıkı sarılarak iş yaparlar.

4. Görev ile ilgili açık ve net olun

Çalışanlara onlardan beklenen işin ne olduğunu açık ve net biçimde anlatmak, ne zamana kadar ne beklendiğini belirtmek kritik önem taşır. Eğer net olarak ne beklendiğini bilirlerse daha iyi iş çıkarabilirler.

Görevi net tanımladıktan sonra duruma göre ekibin gideceği yolun tasarlanmasına katkı verebilirsiniz. Mikro yöneticilik yapmadan, proje sürecindeki önemli kilometre taşlarında gelişimi izlemek üzerine bir planlama olabilir. Eğer projenin bir aşamasında bir sıkıntı ortaya çıkarsa yine de onu düzeltmek için zaman olacaktır.

5. Çalışanlarınızı destekleyin

Çalışanlar üzerilerine aldıkları görevle ilgili sizin onlara destek verdiğinizi bilirlerse, gerektiğinde kırmızı bayrağı daha erken kaldırarak yardım isteme esnekliğini yaşarlar, bu projenin başarısı için çok önemlidir. Benim bazı global kurumsal kültürlerde olumlu olarak gözlemlediğim bir konu da budur, insanlar üzerlerine aldıkları işi kendi özgürlükleri içinde yaparlar, fakat beklenen sonucun çıkmaması ihtimaline karşı yeteri kadar önceden yöneticilere danışabilmek önemli bir sezgiyi gerektirir. Bu yapıldıkça ekip ile yönetici arasındaki iletişim ve güven de artar.

Şimdi denemeye ne dersiniz… Aslında küçük işlerde delege ederek başlayabilirsiniz… Yaşayarak, iyi sonuçlar alarak delegasyon yeteneklerinizi arttırabilirsiniz.

Kaynak : https://www.lifehack.org/688325/how-to-delegate-work-the-definitive-guide-for-successful-leaders?ck_subscriber_id=168872673